Covid-19 révélateur de points d’améliorations
Nous sommes dans une séquence inédite dans le monde des affaires. Tous les rendez-vous physiques sont mis entre parenthèses. Pour autant, nous devons imaginer une continuité de service.
Comment acheminer les factures vers nos clients avec des centres de tri postaux fermés ou des facteurs en confinement ?
Les factures pour être payés
Nos organisations ont besoin de cash pour vivre. La cash provient des paiements de nos clients.
Dans les relations B2B, c’est-à-dire une relation entre sociétés, les clients nous paient lorsqu’ils ont reçu les factures.
Donc, l’enjeu de la dématérialisation des factures clients n’est pas seulement l’optimisation des coûts ou l’accélération de la diffusion. Cette bonne pratique devient de fait vitale pour pouvoir être payé.
J’expédie mes factures par email
C’est un premier pas qui vous permet de distribuer numériquement vos documents. Mais cette méthode a plusieurs inconvénients.
Tout d’abord, l’envoi par email n’est pas considéré comme de la dématérialisation fiscale. Elle ne garantit ni l’émetteur, ni l’horodatage et ni la non-altération des documents délivrés.
De plus, vous risquez de passer énormément de temps et augmenter le risque des erreurs d’acheminement. Qui n’a pas envoyé le bon document au mauvais destinataire ?
Je n’aurai jamais le temps de mettre en place une solution
La mise en place d’une dématérialisation fiscale des factures clients est relativement rapide et simple.
En quelques semaines, votre solution peut être mise en place et fonctionnelle.
Ici, nous évoquons bien évidemment une dématérialisation industrialisée permettant l’acheminement automatisée des documents, avec la mise dans un coffre-fort numérique.
La dématérialisation fiscale nécessite un certain nombre de prérequis que les professionnels du secteur ont intégré en standard dans leur solution.
Le cadre légal
Depuis janvier 2017 l’État français a lancé une réforme dite « Loi Macron 1 » qui vous autorise à dématérialiser vos factures émises en B2B, c’est-à-dire entre sociétés.
Le calendrier avait prévu l’ouverture à toute taille d’organisations pour janvier 2020, donc nous y sommes.
Concrètement, aucun de vos clients ne peut refuser la dématérialisation de vos factures.
Alors, allez-y !
Les avantages de la dématérialisation des factures clients
Hormis une distribution certaine des documents numériques, sans être liés à l’ouverture des Centres de tri postaux, nous pouvons évoquer les avantages suivants :
- L’optimisation du coût de distribution, puisque ce mode vous évite un timbrage de plus en plus cher
- La certitude de l’acheminement par le statut « Vu » dans le coffre-fort
- La non-modification des documents par l’utilisation de la signature électronique
- L’horodatage des actions
- L’amélioration de vos relations clients en leur offrant des outils adaptés
L’avenir de la dématérialisation des factures
Depuis quelques années, l’Union Européenne a adopté un nouveau format de PDF, la FACTUR-X.
Ce format hybride vous permet de transmettre vos factures qui seront exploitables soit par des comptables ou directement intégrables dans les progiciels de vos clients.
Tous les organismes publics acceptent le format FACTUR-X sur la plate-forme Chorus Pro.
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