Know Your Employees, une bonne pratique ?
En quoi consiste le processus de KYE ? Pourquoi cela prend de l’importance maintenant ?
Dans le processus de recrutement et de suivi des dossiers salariés, vous êtes souvent confrontés à des situations d’éloignement physique vous obligeant à collecter des informations et des documents à distance.
Pour autant, vous êtes toujours soumis aux réglementations en vigueur quant aux diverses validations, comme par exemple la complétude d’un dossier, la vérification de l’identité, le justificatif du domicile ou les coordonnées bancaires.
D’un autre côté, vous devez également prendre en compte les aspects RGPD vous limitant dans la collecte et le traitement des informations personnelles.
Le KYE s’inscrit dans la constitution et la mise à jour des dossiers du personnel.
La gestion administrative des salariés est un processus qui devient de plus en plus lourde de part les obligations légales et des contraintes internes.
Comment optimiser l’instruction des dossiers du personnel ?
Vos futurs employé(e)s ou ceux déjà en poste doivent vous transmettre un certain nombre de justificatifs pour que vous puissiez instruire leur dossier et leur permettre de démarrer dans les meilleurs conditions possibles.
Les documents justificatifs sont de plus en plus en format dématérialisé, comme par exemple les justificatifs de domicile, les factures d’électricité ou autres.
Leur transmission numérique peut grandement vous faciliter la tâche en réduisant les temps d’acquisition, sous réserve de pouvoir en sécuriser les échanges.
En effet, un justificatif de domicile comporte des données personnelles et leur échange via des moyens non sécurisés comme les emails peut être considéré comme une faille de sécurité.
Il devient donc indispensable de proposer des moyens simples et sécurisés pour leur collecte, mais aussi leur archivage.
Le coffre-fort numérique Damaris RM
La solution Damaris RM offre un ensemble cohérent et intégré de fonctions pour à la fois récupérer et archiver les documents sensibles constitutifs des dossiers du personnel.
Comment récupérer les documents ?
Dans l’idéal cela consiste à offrir plusieurs outils permettant aux personnes devant vous transmettre des documents de le faire avec aisance.
La solution Damaris RM propose en standard les outils suivants :
- Le portail salarié, avec la possibilité de téléverser des documents de manière sécurisée
- L’application Damaris Mobile pouvant prendre en photo des documents et de les transmettre directement dans le coffre-fort
- La réception des documents par email. Même si ce mode de transmission doit être évité, il est totalement possible de recevoir des documents en pièce jointe d’emails et de les archiver
- Damaris Printer : Déposez des documents depuis toute application Microsoft Windows directement en les imprimant virtuellement dans le coffre-fort Damaris RM
- Un vaste écosystème est disponible permettant l’intégration du coffre-fort Damaris RM dans vos outils existants
Le contrôle qualité et la gestion des écarts
Etablissez des règles de gestion pour déterminer la complétude de chaque dossier.
Cela consiste à lister tous les documents obligatoires ou facultatifs, ainsi qu’éventuellement la vérification de leur date de validité.
Ensuite, la solution Damaris RM notifie les personnes en charge de la gestion des dossiers du personnel de récupérer de nouveaux documents pour finaliser les processus.
L’Onboarding des nouveaux arrivants
L’enjeu reste bien entendu le meilleur accueil que nous devons tous réserver aux nouveaux entrants.
De ce fait, une application facilitant les démarches administratives permet de concentrer vos efforts sur l’essentiel de la prise de place du future membre de votre organisation.
Un espace privé peut être mis en place sous la forme d’un coffre-fort personnel, chacun pouvant déposer et retrouver ses documents.
La transition depuis les dossiers papier
En plus de la mise en place d’outils innovants, sachez qu’il est impératif de bien prendre en compte la migration des dossiers du personnel, souvent au format papier vers le numérique.
La société Damaris propose une prestation de reprise d’historique totalement cadrée permettant une mise à jour de votre coffre-fort numérique.