La signature électronique c’est quoi ?
Depuis une série de lois et de décrets d’applications, la signature électronique de documents numériques vaut juridiquement la signature d’un document papier.
Cette nouvelle pratique s’étend de plus en plus de par son coût de revient assez faible et de sa simplicité d’utilisation.
De plus, son extension dans de nombreux usages rend populaire cette pratique.
La solution Damaris RM intègre un certain nombre de fonctions disponibles pour la signature électronique de vos documents.
La signature électronique avec un cachet entreprise
Cette première fonction vous permet de signer les documents PDF au moment de leur archivage dans votre coffre-fort numérique Damaris RM.
Ainsi, l’origine des documents devient certaine, liée à votre organisation.
Pour cela, il vous suffit d’installer votre certificat de type « ChamberSign Négocio » et de l’utiliser dans la tâche d’archivage numérique.
La signature électronique par un utilisateur interne
Cette fonction permet aux utilisateurs détenteurs d’un certificat personnel de signer des documents au moment de leur archivage.
Ainsi, à chaque fois, le système peut demander à l’utilisateur ou à l’utilisatrice si le document devra être signé. Chaque personne peut disposer d’un ou de plusieurs certificats.
Damaris RM demande alors de valider l’opération en entrant le code PIN lié au certificat.
La validation d’un document interne
Il existe également une fonction de signature électronique d’un document PDF déjà archivé. Ainsi, chaque personne disposant d’un certificat lié à un Tampon électronique peut aposer sa signature en validant le document.
Si nécessaire, vous pouvez autoriser la signature par plusieurs personnes, les signatures pouvant apparaître sur une page de signatures, en première ou en dernière page au choix.
La signature par un tiers
Archivez un document PDF à faire signer par une personne n’apartenant pas à votre organisation.
Ensuite, entrez son adresse email et son numéro de mobile et invitez-la à prendre connaissance et à signer le document.
La personne reçoit un lien URL pour accéder et lire le document.
Parallèlement, elle reçoit un SMS contenant un code PIN. Ainsi, le système effectue une double vérifications de l’identité de la personne.
De plus, la personne peut insérer une signature graphique qui vient s’ajouter au cachet certificat et apparaît sur le document PDF signé.
Tous les documents signés sont archivés dans le coffre-fort Damaris RM. Ils peuvent automatiquement être renvoyés à la personne destinataire et à des personnes dans votre Organisation.
NB : Il est possible d’intégrer cette fonction de signature électronique en utilisant les Web Services Damaris RM.