Procédez à la digitalisation de vos documents
Vous pensez à optimiser les processus administratifs de votre organisation.
Il est essentiel de regarder également la digitalisation de vos documents.
Vous trouverez dans cette page toutes les informations vous aidant à y voir plus clair et enfin de démarrer.
La maturité du document numérique est maintenant reconnue tant au niveau technique que légal.
La digitalisation de vos documents est une bonne pratique pour une meilleure gestion et diffusion de l’information de manière sélective et sécurisée.
Digitaliser ses documents qu’est-ce que c’est ?
De quoi parle-t-on lorsque nous évoquons la digitalisation des documents ?
Il existe plusieurs cas :
- Le document papier que vous allez scanner
- Le document PDF que vous recevez
- Le document Word ou Excel que vous créez
- L’Email que vous envoyez ou recevez
- Etc.
A cela s’ajoute la signature éventuelle des documents.
Qu’appelle-t-on un document numérique « Original » ?
Que vaut un PDF dans mes échanges avec mes clients ou mes fournisseurs ?
Pourquoi digitaliser les documents ?
Finalement, est-ce bien nécessaire de digitaliser les documents ? Il est important de se poser la question.
Il ne faut pas céder à une mode du « Tout numérique ».
Après plusieurs centaines de projets, nous pouvons vous aider à y voir plus clair sur ce qui va vous convenir et ce qui sera inutile.
Il n’est certainement pas question de vous lancer dans des dépenses inutiles.
Voici quelques avantages de la digitalisation des documents :
- Cela facilite le télétravail en accédant aux documents numériques depuis votre demeure
- Vous pouvez partager les document beaucoup plus facilement
- Vous pouvez les délivrer à vos clients ou vos salariés de manière instantané
- Même si le bilan carbone de l’Internet n’est pas nul, l’on peut tout de même dire qu’il est nettement en dessous du papier issu des arbres coupés et transportés dans des camionnettes roulant au gasoil
- Le contrôle d’accès aux documents est plus facile que dans des armoires ou des documents sur des bureaux
- Le document numérique a exactement la même valeur juridique et fiscale que le papier
Voici les inconvénients du document numérique :
- Sans des moyens de sécurisation, le vol de données peut survenir
- Cela fait peur pour les personnes n’ayant pas de connaissances techniques
Par où commencer ?
Le plus important c’est de commencer par un projet facile et rapide à cadrer.
Vouloir digitaliser tous les documents revient à se lancer dans un projet sans fin.
Donc, choisissez une filière selon vos besoins les plus criants, comme par exemple les factures clients, les factures fournisseurs, les dossiers du personnel, les bulletins de paie, etc.
Une fois le premier projet mis en place et réussi, vous pourrez continuer à étendre vers d’autres sujets.
Digitalisez avec Damaris
La société Damaris et sa filiale Scan Concept proposent les outils de digitalisation ainsi que la prestation de numérisation dans vos locaux.
Ainsi, nous vous proposons à la fois le coffre-fort en ligne dans lequel vous allez pouvoir gérer vos documents et la numérisation des dossiers actuellement dans vos armoires.
La solution Damaris RM couvre toutes les fonctions de capture des documents et la gestion des droits d’accès aux documents.