La gestion électronique de courriers qu’est-ce que c’est ?
La Gestion électronique de courriers est un processus qui vous permet d’unifier les flux entrants et sortants de votre organisation et ainsi d’obtenir les gains suivants :
- Une gestion normalisée pour permettre d’annoncer des délais de réponse tenables à vos interlocuteurs
- Un pilotage permanent de vos processus garantissant vos engagements
- Une remontée d’alertes en cas d’écarts constatés permettant aux personnes habilitées de rétablir le service ou d’informer vos tiers
- Un archivage pérenne pour reconstituer les cas et ainsi de répondre en cas de sollicitations
Pourquoi utiliser Damaris RM comme une Gestion électronique de courriers ?
L’application Damaris RM est une implémentation de la norme ISO 15489 Records Management qui offre toutes les bonnes pratiques pour gérer de manière simple et efficace les flux d’informations entrants et sortant.
De plus, l’application Damaris RM intègre en standard toutes les fonctions pour que vous puissiez être en conformité avec le RGPD.
Comme Damaris RM vous ouvre la possibilité de gérer tout le reste de vos processus, le courrier étant un moyen de communication avec vos tiers, utiliser Damaris RM comme votre GEC, vous gagnez un temps considérable dans les traitements de vos flux entrants et sortants.
Les fonctions de la GEC dans Damaris RM
Voici les différentes fonctions disponibles dans Damaris RM pour la Gestion électronique de vos courriers (GEC) :
Capture des flux entrants
La capture des flux entrants, courriers papier, formulaires, e-mails, notifications, SMS, etc.
Traitements
Traitements : Reconnaissance, extraction des métadonnées, routage vers les personnes en charge des traitements, gestion des dates d'échéance, etc.
Distribution des flux sortants
Distribution des documents sortants vers vos tiers, selon le mode de livraison le plus adapté. Traçabilité des actions avec les flux entrants.
L’archivage des documents dans un coffre-fort numérique
L’application Damaris RM intègre en standard un coffre-fort numérique. De ce fait, tous les documents entrants et sortants sont archivés dans le coffre.
Le système gère le cycle de vie des documents et vous indique les documents à éliminer chaque année.
Ainsi, vous maintenez un système pérenne et en totale conformité avec le RGPD.
L’intégration des flux entrants et sortants dans vos autres processus
Vos courriers entrants et sortants sont des documents qui s’insèrent et alimentent vos autres Workflows.
L’énorme avantage d’implémenter votre GEC dans Damaris RM va vous permettre d’utiliser les courriers au sein même des autres processus métier.
Par exemple, vous recevez des candidatures de futurs salariés. Utilisez ces flux comme point d’entrée de votre Workflow d’embauche.