Le Records Management pour l’optimisation des processus
Définition du Records Management
Le Records Management est une norme internationale ISO 15489. Il est apparu dans les anglo-saxons pour décrire la gestion des flux de documents depuis leur création jusqu’à leur destruction.
Les archivistes en France sont aujourd’hui les plus à mêmes de promouvoir cette norme.
Vous trouverez un document explicatif rédigé par l’ENSSIB.
Le périmètre du Records Management
Le Records Management gère de manière identique tout flux de documents ou d’informations quel que soit le support. En termes clairs, le Records Management ne fait pas de distinction entre les documents physiques, micrographiques ou numériques.
De ce fait, le Records Management élève le débat vers l’organisation et non le support et ses évolutions.
Là où la Gestion Electronique de Documents (GED ou GEIDE) propose la numérisation comme seule réponse à l’organisation et l’optimisation des flux, le Records Management propose un point de vue moins tranché et plus libre pour l’utilisation de documents matérialisés au même titre que les documents électroniques.
Les outils du Records Management
Comme toute solution organisationnelle, le Records Management se base sur un système d’information, des procédures et des outils. Voici une liste non-exhaustive des outils intégrés dans les filières de Records Management :
- Le Tableau de Gestion
- Les services propriétaires des documents
- Les moyens logistiques
- Les procédures de
- Capture
- Traitements
- Distribution
- Une base de données centralisée
- Des règles de gestion
- Etc.
Le Tableau de gestion
A nos yeux, le Tableau de Gestion constitue le noyau d’une solution de Records Management.
En effet, pour bien gérer vos processus métier, il convient d’effectuer un recensement des flux et des types de documents concernés.
Le Tableau de gestion peut se constituer au fur et à mesure des besoins de vos utilisateurs.
Pour chaque type de document (Une ligne dans le Tableau de gestion), vous indiquerez les caractéristiques qui lui sont attachées, la durée de conservation, les critères de recherches à utiliser, les moyens de capture, les liens avec d’autres types de documents, etc.
Voici un exemple de description de type de document :
- Facture client : Durée de conservation : 10 ans date de facture, Critères : Identifiant client, numéro de facture, date de facture, montant, etc.
Les services propriétaires des documents
Le Records Management crée une séparation volontaire entre le Tableau de gestion et les services car au cours de la vie de votre organisation, un type de document peut changer de service propriétaire.
Les moyens logistique
De même, l’indépendance des types de documents et des services vis à vis des moyens logistiques vous apporte une grande liberté d’action pour choisir les moyens les plus optimisés.
Ainsi, le Records Management vous permet d’optimiser vos chaînes de traitements sans mettre en cause vos décisions passées.
Un lien trop étroit entre un type de document et la logistique complique par exemple les travaux de dématérialisation ou d’externalisation des documents.
Une base de données centralisée
Pour éviter les confusions et les travaux redondants, le Records Management vous suggère la mise en place d’une base de données centralisée contenant à la fois la description de votre solution et le fonds d’archives.
Ainsi, un utilisateur habilité accède à un document précis et en cas de partage, tout le monde travaille bien sur le même document.
De plus, ce principe évite les doublons et informe immédiatement tout utilisateur lors de modifications apportées dans le système.
Les procédures et la conduite du changement
La mise en place du Records Management implique des modifications des processus métier. Du coup, il est conseillé de proposer des guides sous forme d’instruction de travail ou de procédure pour que les utilisateurs soient à l’aise dans leur nouvel environnement.
De plus, il est impératif de prévoir une phase d’assistance au démarrage et de conduite au changement pour conforter les utilisateurs face aux nouvelles procédures.
Conclusions
Le Records Management est un ensemble de bonnes pratiques ayant pour but l’amélioration des processus organisationnels autour des documents et des informations.
Le Records Management n’impose pas le changement de support ou la dématérialisation.
Le Records Management n’impose pas l’utilisation d’outils informatiques. Néanmoins, leur utilisation répond à un certain nombre de contraintes comme par exemple l’unicité de la base de données.
Le Groupe Damaris accompagne ses clients depuis 1999 dans les projets de Records Management. C’est la raison pour laquelle la solution principale proposée est Damaris RM comme Records Management.