Qu’est-ce que la dématérialisation des factures clients ?

C’est le principe d’envoi des factures à vos clients sous la forme numérique au lieu de factures papier.

 

Qui est concerné ?

L’objectif d’envoyer la facture à votre client c’est d’être payé de vos produits ou services livrés le plus simplement et le plus rapidement possible.

Les Lois Européenne et Française vous offrent la possibilité d’envoyer la facture client sous format numérique depuis 2003.

Jusqu’à fin 2016, les sociétés devaient s’accorder pour la livraison numérique sous la forme d’une « Convention de dématérialisation », un genre de conditions générales.

A partir du premier janvier 2017 la règle s’inverse pour les Grands comptes. Sans la convention, ils sont censés avoir accepté la norme qu’est la facture dématérialisée.

Cette inversion de la règle va s’appliquer pour les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI) à partir de janvier 2018, pour les PME / PMI à partir de janvier 2019 et pour toutes les Entreprises en janvier 2020.

 

A quoi ça sert ?

Les envois numériques vous évitent l’impression la mise sous pli et le timbrage. Ces opérations en moins, l’expéditeur gagne à la fois du temps et de la fourniture.

De plus, l’envoi de la facture dématérialisée étant instantané, vous gagnez entre 24 et 72 heures.

Pour finir, en mettant en place un mécanisme de vérification de réception, vous êtes certain que votre client a bien reçu votre facture numérique.

 

Quelles précautions adopter ?

Selon les textes de lois et les décrets d’applications, il convient de s’entourer de plusieurs systèmes pour garantir la non-modification des fichiers expédiés.

De plus, il est important de pouvoir tracer l’origine des documents avec certitude.

 

Les inconvénients de la dématérialisation des factures clients

Le frein principal reste la gestion mixte de la facturation dématérialisée en même temps que des envois papier selon les souhaits des clients.

A un instant T, il est difficile d’imaginer de tout dématérialiser et vous craignez cette période de transition qui consiste à gérer les impressions uniquement pour les clients ayant refusé la facture numérique.

 

Les questions fréquemment posées

 

Nous n’avons pas assez de recul vis à vis des Lois

Comme rappelé précédemment, les Lois et les décrets d’application ont apparu depuis 1996 pour les duplicata et en 2003 pour les originaux des factures clients.

Cette période de plus de dix ans a démontré la fiabilité de la filière et les limites techniques et opérationnelles qu’il était important de prendre en compte.

 

Que se passe-t-il en cas de contrôle fiscal ?

La dématérialisation des factures clients a été mise en place depuis de nombreuses années et plusieurs sociétés ayant eu recours à cette pratique ont été contrôlé. Ces contrôles ont permis de bien comprendre les besoins de l’administration fiscale et d’ajuster toutes les bonnes pratiques pour que les factures dématérialisées soient acceptées par les différents contrôleurs.

 

La réponse de Damaris

Damaris a démarré la dématérialisation des factures clients depuis 1991, à l’époque uniquement pour les duplicata des factures. Non seulement le progiciel Damaris RM, mais surtout son expérience que la société Damaris souhaite mettre au service de ses clients.

De plus, la solution Damaris RM intègre en standard les fonctionnalités suivantes :

  • La signature électronique et automatisée des factures dématérialisées
  • La gestion de la Convention de dématérialisation
  • La gestion de l’acceptation de la convention
  • La gestion de la réversibilité de la convention, une obligation légale
  • La mise en place d’un coffre fort numérique
  • La gestion de l’impression des factures clients pour ceux qui souhaitent la version papier

Contactez-nous pour une maquette personnalisée.

 

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