Les avantages de la dématérialisation des factures clients

Envoi postal des factures

Covid-19 révélateur de points d’améliorations

Nous sommes dans une séquence inédite dans le monde des affaires. Tous les rendez-vous physiques sont mis entre parenthèses. Pour autant, nous devons imaginer une continuité de service.

Comment acheminer les factures vers nos clients avec des centres de tri postaux fermés ou des facteurs en confinement ?

 

 

 

dso days sales outstanding

Les factures pour être payés

Nos organisations ont besoin de cash pour vivre. La cash provient des paiements de nos clients.

Dans les relations B2B, c’est-à-dire une relation entre sociétés, les clients nous paient lorsqu’ils ont reçu les factures.

Donc, l’enjeu de la dématérialisation des factures clients n’est pas seulement l’optimisation des coûts ou l’accélération de la diffusion. Cette bonne pratique devient de fait vitale pour pouvoir être payé.

J’expédie mes factures par email

C’est un premier pas qui vous permet de distribuer numériquement vos documents. Mais cette méthode a plusieurs inconvénients.

Tout d’abord, l’envoi par email n’est pas considéré comme de la dématérialisation fiscale. Elle ne garantit ni l’émetteur, ni l’horodatage et ni la non-altération des documents délivrés.

De plus, vous risquez de passer énormément de temps et augmenter le risque des erreurs d’acheminement. Qui n’a pas envoyé le bon document au mauvais destinataire ?

Envoi email

Je n’aurai jamais le temps de mettre en place une solution

La mise en place d’une dématérialisation fiscale des factures clients est relativement rapide et simple.

En quelques semaines, votre solution peut être mise en place et fonctionnelle.

Ici, nous évoquons bien évidemment une dématérialisation industrialisée permettant l’acheminement automatisée des documents, avec la mise dans un coffre-fort numérique.

La dématérialisation fiscale nécessite un certain nombre de prérequis que les professionnels du secteur ont intégré en standard dans leur solution.

Le cadre légal

Depuis janvier 2017 l’État français a lancé une réforme dite « Loi Macron 1 » qui vous autorise à dématérialiser vos factures émises en B2B, c’est-à-dire entre sociétés.

Le calendrier avait prévu l’ouverture à toute taille d’organisations pour janvier 2020, donc nous y sommes.

Concrètement, aucun de vos clients ne peut refuser la dématérialisation de vos factures.

Alors, allez-y !

Les avantages de la dématérialisation des factures clients

Hormis une distribution certaine des documents numériques, sans être liés à l’ouverture des Centres de tri postaux, nous pouvons évoquer les avantages suivants :

  • L’optimisation du coût de distribution, puisque ce mode vous évite un timbrage de plus en plus cher
  • La certitude de l’acheminement par le statut « Vu » dans le coffre-fort
  • La non-modification des documents par l’utilisation de la signature électronique
  • L’horodatage des actions
  • L’amélioration de vos relations clients en leur offrant des outils adaptés

L’avenir de la dématérialisation des factures

Depuis quelques années, l’Union Européenne a adopté un nouveau format de PDF, la FACTUR-X.

Ce format hybride vous permet de transmettre vos factures qui seront exploitables soit par des comptables ou directement intégrables dans les progiciels de vos clients.

Tous les organismes publics acceptent le format FACTUR-X sur la plate-forme Chorus Pro.

Pour plus d’informations, Contactez-nous

La dématérialisation au secours du Télétravail

Télétravail et dématérialisation
Télétravail

Qu’est-ce que le Télétravail ?

Nous vivons actuellement une période délicate dans notre vie professionnelle nous imposant de travailler depuis notre domicile.

Ce genre de situation n’est pas seulement liée à un cas exceptionnelle comme le confinement pour cause de freinage d’un virus dangereux.

Les employé(e)s de nos organisations ont parfois d’autres contraintes leur imposant le télétravail.

Le code du travail prévoit le recours au télétravail, qu’il soit obligatoire ou volontaire.

Les contraintes du Télétravail

Pour pouvoir travailler de chez soi, il convient d’avoir la possibilité de le faire. Bien évidemment, ici l’on évoque le sujet de travaux ne nécessitant pas d’être à un endroit particulier pour exercer son métier.

Nous allons nous limiter aux métiers administratifs ou commerciaux pouvant être exécutés à distance.

Mais même dans ce cas, si nous n’avons pas organisé cette éventualité nous allons avoir du mal à y arriver.

Par exemple, une personne devant traiter des dossiers devra pouvoir y accéder. Mais si ces derniers sont dans les placards du bureau, cela va devenir problématique.

La dématérialisation des processus et la numérisation des documents sont des bonnes pratiques favorisant le télétravail.

Entrave à votre travail
Distribution documents

La distribution des documents

Votre organisation distribue régulièrement des documents à des tiers pour qu’ils puissent être informés ou qu’ils puissent exercer leur métier.

Nous pouvons citer les cas suivants :

  • Les bulletins de paie de vos salariés
  • Les factures clients
  • Les preuves de livraison
  • Les contrats
  • Les règlements de vos fournisseurs
  • Etc.

Pensez à ceux ou celles qui attendent ces documents pour pouvoir continuer leur travail. Mettez en place des solutions de distribution optimales et sécurisées.

L’accès à vos documents

Une fois en télétravail, vous avez mis en place tous les équipements indispensables pour poursuivre votre activité.

Mais voilà, vous avez besoin des informations disponibles uniquement dans les dossiers suspendus à votre bureau.

Comment faire ?

Il n’y a pas de solution miracle, il faut juste entrer dans un processus général de digitalisation des travaux administratifs vous permettant un accès permanent, sélectif et sécurisé à vos documents.

Le sujet n’est pas simple. Chez Damaris, nous avons la chance d’avoir participé à la mise en place de plus de 2000 projets en 30 ans.

La numérisation des documents

Ici, nous sommes dans le cas où le document papier existe et qu’il faudra créer une version numérique la plus fidèle possible à l’original.

Notre filiale Scan Concept propose ses prestations de services pour numériser vos documents précieux soit directement sur votre site ou en atelier.

Quelles solutions adopter ?

Il existe des technologies et des bonnes pratiques simples éprouvées et efficaces.

Chez Damaris, nous prônons la dématérialisation depuis plus de 30 ans.

Cela consiste à réfléchir en amont et mettre en place des solutions fiables et pérennes.

La dématérialisation des documents

Cette bonne pratique consiste à ne pas produire du papier et de diffuser les documents de manière numérique.

Cela peut également consister à favoriser la réception des documents externes comme les Factures fournisseurs.

De nouvelles normes (FACTUR-X) vous aideront dans cette démarche.

Pour plus d’informations, Contactez-nous

Damaris RM v7.1 est disponible

Les nouveautés de Damaris RM version 7.1

L’esprit de cette nouvelle version

Nous pensons qu’une solution de dématérialisation doit offrir une sécurité maximale tout en offrant de larges possibilités de partage des documents.

C’est dans cet esprit que Damaris RM v7.1 a été développé.

 

Le partage des documents

Partager avec Damaris RM

 

Partagez de manière sélective et sécurisée vos documents en utilisant les liens URL, l’envoi par email, le dépôt sur Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

 

La traçabilité

traçabilité archives physiques

Un des éléments essentiels du standard Records Management est la traçabilité.

Vous pouvez maintenant suivre le parcours des archives physiques pour savoir qui a consulté quels documents.

Ceci est déjà disponible pour les documents numériques.

 

La création de documents PDF à partir d’une base de données

La solution Damaris RM crée déjà des documents à partir de fichiers XML, CSV ou Texte.

Cette nouvelle version ajoute la possibilité de le faire à partir de données en base.

 

Pour plus d’informations, Contactez-nous

Connecteur Azure AD dans Damaris RM

Microsoft Azure AD

Simplifiez la connexion de vos utilisateurs à Damaris RM

Vous disposez d’un annuaire Microsoft Azure AD (Active Directory).

Vous pouvez maintenant utiliser le connecteur pour synchroniser la liste des utilisateurs et leur permettre une connexion sans saisie de leur code ou mot de passe.

La création automatique des utilisateurs

Une fois votre serveur Damaris RM configuré et en lien avec votre Microsoft Azure AD, les comptes utilisateurs sont créés pour chaque personne habilitée à se connecter.

De plus, selon le groupe AD, vous pourrez octroyer des droits différents à chaque utilisateur.

 

L’authentification automatique (Single Sign On)

De plus, le connecteur Azure AD vous permet de ne plus réclamer d’authentification pour les utilisateurs connus.

Ainsi, l’utilisateur ou l’utilisatrice accède directement à ses outils sans se soucier de gérer un code utilisateur ou un mot de passe.

 

La mise à jour de la liste des utilisateurs

Si une personne change d’attribution ou quitte l’annuaire, le système prend directement en compte ces modifications.

 

Comment accéder à ces fonctions ?

Pour exploiter ces nouvelles fonctions, il vous suffit de mettre à jour Damaris RM vers la version 6.5 disponible depuis le 15 juillet 2019.

Pour plus d’informations, contactez-nous.

 

Société Inbusol partenaire Damaris dans le Pacifique

Inbusol

Les sociétés Inbusol et Damaris signent un accord de partenariat pour la distribution des solutions Damaris RM dans le Pacifique.

La forte présence de Inbusol en Nouvelle-Calédonie et en Polynésie Française vient compléter la couverture territoriale de Damaris.

Damaris, présente sur le territoire depuis 2005 conforte sa position et peut ainsi proposer un service local.

L’offre Inbusol / Damaris RM

Inbusol propose d’ores et déjà une offre Damaris RM en mode SaaS sur un serveur dédié. Le serveur https://pacific.damaris.pro/DamarisRM est aux normes ISO27001 et en parfaite conformité avec le RGPD.

Les solutions proposées sont :

Damaris Inbusol Pacifique Tahiti

Archimag parle de Damaris

Archimag SERDA

Archimag, le magazine de référence dans les métiers d’archivistique, de Records Management et de dématérialisation a fait un « Panorama des tiers archiveurs ».

Nous remercions le travail professionnel approfondi effectué par l’équipe d’Archimag.

Ils citent la société Damaris dans le domaine d’archivage numérique externalisé.

Vous pouvez retrouver les informations ici : https://www.archimag.com/le-kiosque/mensuel-archimag/mag-319/technologies-vocales/pdf

Au-delà de la liste des acteurs, l’article d’Archimag sur le tiers archivage et l’externalisation des archives évoque une pratique de plus en plus répandue.

Avec la Loi Travail et la Loi dite « Macron 1 » vous êtes poussés à recourir aux professionnels du domaine.

La société Damaris propose des services de Coffre-fort en ligne depuis les années 2000.

 

Pourquoi archiver en ligne ?

La question mérite d’être posée pas uniquement sur les notions d’administration effectuée par des professionnels. Mais surtout il s’agit de l’ouverture la plus large possible pour que vos clients, fournisseurs ou salariés puissent échanger des documents avec vous.

Pour autant, il ne faut pas faire l’amalgame entre le stockage en ligne comme Google Drive ou Dropbox, mais plus un échange officiel de documents légaux.

 

Les avantages d’une solution Damaris RM

Lorsqu’il s’agit d’ouvrir des centaines ou des milliers de comptes utilisateurs et de distribuer le plus automatiquement possible vos documents, un simple stockage en ligne ne pourra faire l’affaire.

En effet, la solution Damaris RM connectée à votre ERP vous permet la création de comptes tiers en automatique et de diffuser vos documents dès leur création.

C’est cet aspect du besoin qu’est décrit dans l’article d’Archimag.

 

 

Créez vos documents numériques

Principe de création document numériques

Créez vos documents numériques de gestion

Grâce à la solution Damaris RM, créez des PDF ou PDF/A à partir de vos données.

L’objectif de ce module est de vous permettre de dématérialiser le plus possible vos documents de gestion avant de les distribuer à vos clients, vos fournisseurs ou à vos salariés.

 

Créez vos factures clients numériques

Vous disposez d’une solution de gestion commerciale ou d’un ERP qui génère les données de facturation.

Ces données ont besoin d’être mises en forme avant leur distribution.

Si votre système actuel ne permet pas une génération au format PDF, vous avez ici un outil idéal de mise en page.

Dans le cadre de la Loi dite « Macron 1 » vous avez la la possibilité d’émettre des factures au format PDF et de les délivrer à vos clients.

La solution Damaris RM est le bon outil pour générer massivement ces documents, de les signer et de les distribuer numériquement à vos clients.

 

Créez vos bons de livraisons

Dans votre activité, vous délivrez des biens.

Pour valider la bonne livraison, vous utilisez une preuve, comme les bons de livraison.

Pour faciliter l’exploitation des actions logistiques, vous pouvez ajouter un code-à-barres sur vos BL.

Ainsi, lors du retour des documents, vous pouvez valider le bon traitement des documents en lisant simplement le code-à-barres.

L’outil « Modèle FDI » intégré en standard dans Damaris RM vous permet d’imprimer des informations au format code-à-barres.

 

Créez vos récépissés émargés

L’enjeu de la refonte du récépissé émargé nous semble très importante.

En effet, ce document est un pivot entre l’expéditeur qui souhaite être informé le plus vite possible de la bonne livraison pour déclencher sa facture.

Pour le destinataire, c’est la garantie de la bonne réception des marchandises attendues.

Et pour le transporteur, c’est la validation de son service dans le respect du cahier des charges.

Pour cela, ce document doit être à la fois simple à déchiffrer et doit contenir toutes les informations indispensables.

La société Damaris accompagne ses clients logisticiens ou expéditeurs pour concevoir ce type de document.

Ici également, le code-à-barres ou le QR Code sont de grand secours.

 

Créez vos bulletins de paie

Vos employés attendent leur bulletin de paie chaque fin de mois.

Pensez à créer des documents le plus lisibles possible pour faciliter le déchiffrage pour vos salariés.

Les modifications permanentes de ce type de document pourront totalement être gérées par le module FDI.

Tous les mois, plusieurs dizaines de milliers de bulletins sont générés par Damaris RM.

 

Les avantages de la solution Damaris RM

La solution Damaris RM vous offre la possibilité de mettre en forme vos données brutes.

Les données peuvent être aux formats texte, CSV ou XML.

De plus, vous pouvez ajouter des logos, changer de police de caractères et de positionner les informations sur la page.

Changez le format ou le logo selon les valeurs d’un champ.

Par exemple, si vous avez plusieurs établissements, créez vos documents avec le bon logo pour chacune de vos sociétés.

 

La création et la maintenance des fonds de pages

Le principe du module FDI c’est de générer des documents au format PDF au fil de l’eau.

Si le mois prochain le fond de page de votre type de document varie, mettez à jour le format et le générateur FDI va créer les nouveaux documents avec le nouveau modèle.

Le générateur FDI est très simple, efficace et rapide.

De plus, Damaris RM et FDI sont en conformité totale avec les dispositions fiscales et juridiques.

 

La signature électronique

A la fin du processus de création des documents, appliquez un certificat de signature électronique avant la diffusion des documents.

 

 

Dématérialisation : Les tâches manuelles

Tâches manuelles

Les tâches manuelles c’est quoi ?

Vous êtes dans un processus de dématérialisation de vos flux. Force est de constater que malgré vos efforts, des tâches difficilement automatisables subsistent.

Par exemple, vous recevez des documents par courrier qu’il convient de décacheter avant leur traitement.

Une fois les documents numérisés, vous devez les conditionner dans une boite d’archives.

Pour le moment, ces tâches sont compliquées à tracer et à mesurer en termes de charge.

 

Améliorer la gestion des tâches manuelles

En prenant en compte les principes du Records Management et du Business Process Management, nous venons d’ajouter quelques outils dans l’écosystème Damaris RM.

 

Les tâches manuelles dans Damaris RM

Cette nouvelle fonction vous permet de configurer des tâches manuelles effectuées au sein de votre organisation et de les distribuer aux opérateurs et opératrices habilités.

Chaque personne va pouvoir indiquer le démarrage d’une session.

Elle peut soit suspendre une tâche en cours et la reprendre.

A la fin de son opération, elle indique qu’elle a terminé sa tâche et la quantité d’unités d’œuvre réalisée.

Ces informations viennent mettre à jour une base de données centralisée.

 

Les tâches manuelles dans Damaris Mobile

De même, les personnes habilitées peuvent accéder aux fonctions de démarrage et d’arrêt à partir de leur application Damaris Mobile.

Damaris Mobile tâche manuelle

 

Les « Déclencheurs » dans Damaris RM

Les déclencheurs vous permettent de définir l’enchaînement des actions entre des tâches manuelles et des tâches automatisées ou inversement.

Une fois la tâche primaire terminée, la tâche suivante se lance automatiquement.

Si la tâche suivante est manuelle, le ou les utilisateurs en charge sont notifiés.

C’est le principe du Business Process Management.

 

Les statistiques des tâches manuelles

A tout moment, vous pouvez obtenir des statistiques sur les tâches manuelles exécutées par vos opérateurs et vos opératrices.

 

Statistiques Tâches manuelles

 

Matinale RSM : Dématérialisation des factures clients

Matinale RSM Damaris Dématérialisation factures clients

Très belle matinée passée avec plus d’une vingtaine de participants.

Depuis 2012, l’Etat est dans l’obligation de recevoir toutes les factures de ses fournisseurs par voie électronique.

Les émetteurs de factures dématérialisées à destination de l’État, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs, doivent suivre un calendrier progressif obligatoire pour émettre leurs factures via le portail Chorus Pro. A compter du 01/01/2019 toutes les entreprises de plus de 10 salariés seront dans l’obligation de transmettre leurs factures à destination des collectivités publiques en dématérialisé.

Pourquoi ne pas en profiter pour passer à un mode de facturation moderne, sécurisé et efficace pour l’ensemble de vos clients ?

Nous vous proposons une matinale animée par RSM et la société DAMARIS pendant laquelle nous aborderons, entre autres, les points suivants :

  • Quelle législation en matière de dématérialisation de factures
  • Quelle sécurité ?
  • Quels process adopter ?
  • Quel est le retour sur investissement ?
  • Doit-on mettre en place une facturation dématérialisée quelque soit la taille de l’entreprise ?

La session s’est déroulée le Mardi 18 décembre, de 8H15 à 9H30 chez RSM Rhône-Alpes.

Damaris RM version 6 disponible

Damaris RM version 6

Damaris RM version 6 livré le 15 septembre 2018

Nous avons le plaisir de vous annoncer la disponibilité de Damaris RM version 6.

C’est la cinquième année consécutive que la société Damaris délivre le 15 septembre de chaque année la version majeure de Damaris RM.

Le Road Map Damaris a été mis en place en 2013 et depuis ce temps, les livraisons s’enchaînent tous les deux mois.

 

Les nouveautés de Damaris RM version 6

Voici quelques fonctionnalités marquantes intégrées dans la solution de dématérialisation Damaris RM :

 

Contrôle signature électroniqueConnecteur Chorus ProConnecteur CPAStatistiques graphiques

 

 

  • Le contrôle des signatures électroniques des PDF
  • Les statistiques graphiques
  • La gestion des tâches manuelles
  • Le connecteur Chorus Pro
  • Le connecteur Compte personnel d’Activité (CPA)
  • Etc.

 

Accéder à la mise à jour de Damaris RM version 6

Vous êtes client Damaris, quel que soit le produit acheté, nous vous proposons une offre de migration vers Damaris RM version 6.

Si vous avez déjà installé la solution Damaris RM, vous pouvez télécharger directement le progiciel sur https://extranet.damaris.pro

Si vous utilisez un progiciel autre que Damaris pour la gestion de vos documents numériques ou physiques, nous proposons également une migration de vos documents précieux vers Damaris RM version 6.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.

 

Appelez Damaris