Bienvenue sur le site de Damaris

Comment constituer et gérer votre Master Data ?

Master Data c’est quoi exactement ?

La Master Data Management (MDM) ou la Gestion des Données de Référence (GDR) est une bonne pratique informatique permettant de collecter, de mettre à jour et de diffuser des informations fiables et sécurisées.

Les données de référence sont souvent liées aux informations sur :

Les employés
Les clients
Les fournisseurs
Etc.

Pourquoi utiliser Damaris RM pour gérer vos Master Data ?

L’application Damaris RM vous apporte un ensemble de fonctions necessaires pour une gestion saine de vos données de référence. En voici quelques exemples :

L’importation massive de données disponibles
La capture égrenée d’informations à partir de documents numériques
La création de formulaires de saisie de données
Le moteur de contrôle qualité des données entrantes
Les outils de gestion des écarts
Le dédoublonnage des informations
Les notifications en cas d’écarts constatés
Etc.

Le lien avec les documents

Les documents ont plusieurs rôles dans la gestion des Master Data. En premier lieu, ce sont des preuves pouvant valider la justesse des informations en base.

Cela permet également de vérifier les dates de validité des données en votre possession.

Par exemple, certaines pièces justificatives ont une date limite, comme la date de validité d’un justificatif de domicile.

Une fois les données collectées, il est possible de mettre en place des contrôles croisés pour remonter des alertes dans les cas suivants :

Un document manquant dans un dossier (Exemple : Pas de justificatif d’identité dans un dossier salarié)
Un document obsolète (Exemple : Carte de séjour périmée)
Non concordance entre des données collectées et des documents (Exemple : Adrese postale différente)
Etc.

Par où commencer ?

La mise en place d’une base de type « Master Data » est plus concrète qu’il n’y paraît.

La première étape consiste à lister les informations obligatoires et optionnelles pour constituer votre plan de classement.

Ensuite, il convient de récupérer les fichiers contenant ces données pour les injecter dans le système, ensomme, la reprise de l’historique.

Enfin, il faudra vérifier la qualité des informations en mettant en place les contrôlés qualités.

Les bénéfices de la Master Data

Avec des données de qualité en base, vous pouvez poursuivre en configurant les Workflows pour communiquer avec vos tiers en toute sérénité.

Ces actions vont vous permettre de suivre l’état d’avancement de chaque dossier et de prévenir en amont en cas d’écarts potentiels.

Le bénéfice principal va consister en une optimisation des travaux administratifs pour votre équipe.

Le moteur de contrôle qualité couplé avec les notifications vont informer vos utilisateurs au bon moment, leur laissant plus de temps pour réagir et pour déboucler les écarts.

Des exemples de Master Data dans Damaris RM

Les informations des employés

Nos clients ont mis en place une Master Data contenant toutes les informations obligatoires et facultatives pour chaque employé.

Ainsi, il leur est possible de générer des documents comme des contrats de travail ou des avenants parfaitement alignés avec les informations disponibles.

L’ouverture des nouveaux comptes clients

Dans certains métiers, par exemple ceux liés à la finance, l’ouverture d’un nouveau compte client est cadré par des lois nationales ou même internationales.

L’application Damaris RM est utilisée pour vérifier la complétude des documents constitutifs de chaque nouveau dossier avant de démarrer une collaboration.

Le RGPD

Un des avantages de l’application Damaris RM consiste en sa conformité avec les directives RGPD.

Cela simplifie grandement le déploiement de nouvelles filières, sans être obligés d’ajouter de nouvelles dispoitifs pour venir renforcer vos outils.

Par exemple, il vous sera bien plus difficile d’utiliser des feuilles Excel contenant des données personnelles.

Le coffre-fort numérique

Damaris RM est un coffre-fort numérique et un SAE.

A ces titres, elle garantit une grande confidentialité et une traçabilité pour pouvoir manipuler des données et des documents privés.

Contactez-nous –>

Damaris RM version 11.5

Les nouveautés de Damaris RMx V11.5

Date de sortie de Damaris RMx v11.5 : 15/07/2024

La prise en compte native de MySQL version 8

Damaris RM v11.5 exploite le SGBDR MySQL v8 en mode natif.

Cette évolution majeure va permettre d’exploiter un SGBDR plus puissant, offrant des nouvelles fonctions comme par exemple l’utilisation des Expressions régulières dans les requêtes SQL.

Les bénéfices pour vous :

Une amélioration des performances de votre application Damaris RM
La possibilité d’exploiter encore plus vos données en base

Pour migrer vers MySQL v8, il est essentiel de mettre en place un serveur de recette et tester tout le système avant de basculer vers cette nouvelle solution.

La détection des QR Code et le découpage des PDF

Optimisez vos travaux de numérisation en utilisant cette nouvelle fonction de détection de ruptures entre deux documents multipages.

Voici le principe :

Constituez un ensemble de documents avec un intercalaire QR Code entre chaque document
Numérisez la totalité des pages sur votre scanner
Configurez Damaris RM pour détecter et pour découper les documents constitués des pages entre chaque QR Code
Archivez automatiquement les documents dans votre coffre-fort Damaris RM

La tâche manuelle de recomposition des PDF

Cette nouvelle fonction vous permet de composer de nouveaux documents PDF issus d’un seul PDF.

Pour cela, vous pouvez indiquer le découpage souhaité, par exemple un nouveau document sera composé des page 5 à 8.

Ainsi, un document initial mal découpé pourra l’être par la suite.

Il vous est également possible de changer l’ordre des pages.

Raccourci de création d’une nouvelle configuration de téléversement de documents

Créez une nouvelle configuration de téléversement de documents directement depuis le menu Administration / Groupe.

Cette nouvelle fonction simplifie la vie des administrateurs fonctionnels lors du paramétrage de nouvelles filières.

En effet, vous pouvez définir les différents Groupes d’utilisateurs et ensuite les configurer selon lerus besoins, y compris pour le téléversement de nouveaux documents.

Pour votre information, chaque conifugration de téléversement vous permet de ne montrer que les champs nécessaires pour chaque Groupe d’utilisateurs.

La revue des fonctions de réversibilité

Cette revue a permis d’ajoàuter toutes les nouvelles fonctions disponibles dans Damaris RM.

La réversibilité est une fonction essentielle qui protège vos investissements en vous permettant de migrer vos documents et vos données vers un autre coffre-fort numérique.

Choisissez toujours des solutions qui vous offrent la possibilité de migrer vos données et ne vous enferment pas dans des solutions figées.

Contactez-nous

Damaris RM version 11.4

Les nouveautés de Damaris RMx V11.4

Date de sortie de Damaris RMx v11.4 : 15/05/2024

Champ multivalué

Ce nouveau type d’index vous permet de décrire un document archivé en utilisant plusieurs valeurs pour un critère donné.

Créez par exemple un critère « mots clés » et ajoutez-y des informations multiples pour décrire le document en question. Vous pouvez insérer et ensuite retrouver plusieurs données pour un même document.

Un document concernant l’automobile peut avoir des mots clés : « Peugeot », « 206 », « Véhicule », « Automobile ».

Connecteur OVH Cloud pour envoi de SMS

Configurez votre compte OVH Cloud pour les envois de SMS et utilisez ce moyen de communication pour permettre la signature électronique des documents.

Cette approche identifie la personne signataire des documents grâce à un tiers de confiance qu’est l’opérateur téléphonique.

En effet, le numéro de téléphone à renseigner dans le système est renseigné en amont de l’opération de signature, ce qui empêche sa modification non souhaitée par des personnes externes à votre organisation.

Découpage des PDF sur changement de valeur d’index

Un fichier PDF en entrée peut comporter plusieurs documents et nécessitant un découpage.

Cette nouvelle option dans la tâche PDFSplitter va vous permettre de découper un document à chaque fois qu’un critère change. De ce fait, si le critère est vide, la page en question est rattachée au document en cours. C’est souvent le cas des documents dont la référence n’est pas systématiquement reportée dans les pages annexes.

C’est l’exemple d’une facture avec ses pages annexes.

Damaris RMx : Génération de QR Code jeton de connexion

A partir de votre fenêtre de gestion de profil de Damaris RMx, vous pouvez maintenant générer un QR Code pour synchroniser votre compte avec les modules Damaris Printer ou Damaris Mobile.

La détection des doublons

La détection des doublons permet de trouver des informations en double basées sur les valeurs d’index dans une typologie.

Par exemple, vous pouvez déterminer que deux factures sont identiques si elles ont le même émetteur, le même numéro de facture et la même date.

Dans ce cas, le système va toper comme « Doublon » la version que vous souhaitez, le document le plus récent ou le plus ancien.

L’enchainement des pages de formulaire de saisie

Toujours dans le principe de Low Code, No Code, vous pouvez maintenant créer un formulaire de saisie pour que vos utilisateurs puissent entrer des données sur un enchaînement d’écrans.

En choisissant judicieusement les critères par page, cela va permettre d’optimiser les saisies des informations.

Par exemple, regroupez les critères les plus importants dans la première page et les options dans une page suivante.

Nouveau connecteur Gesprojet

Un nouveau connecteur permet d’échanger des informations entantes et sortantes avec la solution Gesprojet.

Ainsi, vous avez la possibilité de récupérer des informations sur des projets en cours, d’alimenter vos Workflows et de mettre à jour l’ERP selon l’avancement des validations dans Damaris RM.

Extraction d’un index depuis le nuage de texte en base de données

Vous avez déjà archivé des documents PDF texte et avez alimenté votre base Damaris RM du nuage de textes récupéré depuis le fichier entrant.

Grâce à la tâche de mise à jour des index, vous pouvez maintenant récupérer des informations complémentaires et de venir mettre à jour vos critères.

Par exemple, vous avez archivé vos factures et des utilisateurs souhaitent ajouter un nouveau critère, la date d’échéance non prévue à l’origine.

Ajoutez le critère, puis créez une tâche de mise à jour automatique du champ depuis le texte de chaque document.

Contactez-nous

Damaris RM version 11.3

Les nouveautés de Damaris RMx V11.3

Date de sortie de Damaris RMx v11.3 : 15/03/2024

Optimisation des formulaires de saisie

Cette nouvelle fonction vous permet d’optimiser encore plus les formulaires de saisie de données.

Dans le principe « NO CODE« , configurez des pages Web de saisies d’informations pour receuillir les données de manière contrôlée et guidée.

Ajoutez des champs de type dictionnaire, date, email, etc.

Le moteur de contrôle qualité guide les utilisateurs lors de la saisie.

Les Listes liées

Le principe consiste à changer le contenu d’une liste liée suivant le choix fait dans la liste précédente.

Par exemple, vous avez une liste nommée « Pays » et une liste liée nommée « Ville ».

En choisissant « France », la liste des villes vous propose « Paris, Lyon, Marseille, etc. ».

Tâche de mise à jour des utilisateurs

La tâche d’importatoin de la liste des utilisateurs offre maintenant la possibilité de mettre à jour les comptes existants.

Ainsi, en proposant la liste de comptes des utilisateurs, ceux déjà créés seront mis à jour pour les informations suivantes :

Le lien vers le service
Le profil utilisateur
Le Groupe d’utilisateurs
Les identifiants pour les contrôles d’accès
L’adresse Email
Prénom et nom
Numéro de téléphone mobile

La détection des doublons

La détection des doublons permet de trouver des informations en double basées sur les valeurs d’index dans une typologie.

Par exemple, vous pouvez déterminer que deux factures sont identiques si elles ont le même émetteur, le même numéro de facture et la même date.

Dans ce cas, le système va toper comme « Doublon » la version que vous souhaitez, le document le plus récent ou le plus ancien.

Message d’alerte paramétrable pour les contrôles qualité

Ce nouveau dispsitif vous permet de rédiger un message destiné aux utilisateurs et utilisatrices pour leur indiquer clairement les écarts constatés.

Par exemple, si la personne doit saisir un numéro de téléphone et si la valeur saisie ne correspond pas au format attendu, vous pouvez rédiger un message indiquant les formats acceptés.

De plus, vous pouvez ajouter dans le message un lien vers une page d’aide à la saisie personnalisée par type d’écart.

Ainsi, vous continuez à améliorer l’expérience utilisateur, y compris pour l’optimisation de la saisie des informations.

Cette fonction ne nécessite aucune programmation (No code).

Nouvelle tâche de récupération de fichiers à partir d’un autre serveur

Vous devez traiter des documents disponibles sur un autre serveur.

Cette tâche va vous permettre d’aller récupérer ces fichiers et de les rappatrier dans Damaris RM.

Elle vient ajouter un mode supplémentaire d’acquisition de documents stockés sur d’autres serveurs.

Critères en lecture seule

Dans certains cas, vous ne souhaitez pas permettre de modifications de certaines valeurs d’index par les utilisateurs.

Avec cette nouvelle fonction, vous pouvez laisser les modifications ouvertes pour les autres informations et de verrouiller les informations clés.

Cette bonne pratique augmente la scurisation de vos données les plusimportantes non exposées aux erreurs éventuelles de saisie des utilisateurs et des utilisatrices.

La modification de la planification en cours de route

Avec cette nouvelle version de Damaris RM (v11.3), vous pouvez apporter des mises à jour dans la planification d’une tâche ou de son arrêt de planification qui sera prise en compte dès la validation des modifications.

Contactez-nous

Dématérialisation des factures, OD, PDP, PPF ?

En quoi consiste la dématérialisation des factures ?

L’Etat Français a lancé un nouveau chantier qui consiste à échanger les factures entre organisations soumises à la TVA.

A chaque émission d’une nouvelle facture, la société émettrice devra impérativement déposer le document sur une plate-forme qui va se charger à effectuer deux actions :

Extraire les données de TVA à transmettre à l’Etat
Envoyer le document vers la société destinataire

Ainsi, la Direction générale des impôts (DGFIP) va pouvoir récupérer les montants des TVA.

Qui fait quoi dans ce processus ?

Pour un fonctionnement fluide du système, plusieurs acteurs entrent en jeu. La société émettrice, l’intermédiaire de transmisison du document, le prestataire de réception et de traitement des documents et la société destinataire.

PPF : Portail Public de Facturation

Le PPF est fourni et maintenu par le DGFIP et AIFE. Il permet aux opérateurs de transmettre les informations nécessaires à la collecte de la TVA.

Ce même portail va permettre également d’obtenir des informations indispensables pour le routage des documents numériques.

C’est en fait une version du portail Chorus Pro pour les entreprises privées.

PDP : Plate-forme de Dématérialisation Partenaire

Un certain nombre de professionnels de la dématérialisation des documents vont offrir une prestation de service en ligne pour simplifier le travail des entreprises en émission ou en réception des factures.

Les PDP seront donc un maillon entre les sociétés et le PPF.

La circulation des informations se passe dans un schéma en « Y » entre les trois parties :

L’émetteur, (Via son PDP)
L’Etat (PPF)
Le destinataire (Depuis son PDP)

OD : Opérateur de Dématerialisation

Les opérateurs de dématérialisation fournissent des outils informatique pour un traitement optimisé des documents reçus ou émis.

Ici, l’idée consiste à ne pas seulement se conformer aux exigences du Gouvernement, mais en profiter pour récupérer des données clés depuis les documents et fluidifier la gestion de votre organisation.

Par exemple, les OD vont permettre d’extraire les informations des compteurs électriques et ainsi vous aider à détecter des anomalies en terme de consommation.

Toutes les factures de votre fournisseur d’énergie regorgent des données pertinantes à analyser.

Le schéma de principe

Le positionnement de Damaris

La société Damaris est un acteur reconnu dans la dématérialisation depuis plus de 35 ans.

Elle mène des projets de dématérialisation des factures depuis les années 1990.

La société Damaris intègre déjà dans Damaris RM le connecteur Chorus Pro pour le dépôt automatique des factures à destination des organismes publics.

Elle ajoute deux nouvellees offres :

Opérateur de dématérialisation : Extrayez les données clés de vos documents et optimisez le traitement de vos factures entrantes et sortantes
- La mise en conformité des données pour un dépôt sur PDP / PPF
- Le « Bon à payer » électronique
- La génération des écritures comptables
- La mise en place de notifications en cas d’anomalies détectées dans les documents (Exemple d’écarts de montants, etc.)
Plate-forme de Dématérialisation Partenaire :
- Confiez à Damaris RM le dépôt et la réception automatisés de vos factures
- Laissez les automates gérer les anomalies connues et vous remonter les cas où vous aurez à arbitrer

Les avantages de l’application Damaris RM

Pour les factures sortantes, archivez-les dans le coffre-fort numérique Damaris RM et laissez le système déposer au bons endroits les documents pour les organismes publics, pour les sociétés privées ou les entités n’étant pas assujettis à la TVA.

Pour les factures entrantes, laissez l’Intelligence Artificielle détecter les anomalies et vous aider à optimiser vos traitements administratifs.

La solution Damaris RM propose en standard la piste d’audit fiable en rapprochant les bons de commande, les bons de livraison, les factures et les règlements.

Concentrez-vous sur votre métier et laissez l’application Damaris RM traiter en automatique ce qui peut l’être.

Il y a peu de valeur ajoutée pour vous et pour vos équipes à traiter ces dépôts manuellement.

Damaris RM version 11.2

Les nouveautés de Damaris RMx V11.2

Date de sortie de Damaris RMx v11.2 : 15/01/2024

L’exportation des fichiers CSV archivés

Si vous avez archivé des fichiers CSV en tant que tel dans le coffre-fort numérique, vous pouvez maintenant les retrouver et les visualiser comme un fichier texte.

De plus, vous pouvez les télécharger sous leur format d’origine vous permettant de les ouvrir avec Microsoft Excel par exemple.

Accès au contenu d’un lot de fichiers transférés

Cette nouvelle fonction liste le contenu d’un lot de fichiers transférés à partir du portail de téléversement des fichiers. Ainsi, vous pouvez vérifier si les documents téléversés dans Damaris RM sont bien ceux souhaités.

L’invitation à la signature électronique pour de nouveaux contacts

Vous souhaitez inviter une personne externe à votre organisation à signer un document.

Vous pouvez maintenant choisir une personne ayant déjà un compte dans Damaris RM ou de créer un nouveau compte à la volée.

Dans ce deuxième cas, Damaris RM vous permet de fournir les éléments indispensables pour cette opération et ainsi d’envoyer les liens pour permettre à votre interlocueteur de signer les documents.

Pour permettre l’activation de cette option, vous devrez paramétrer des options dans la configuration de la signature électronique.

Améliorations de Data Cloner dans Damaris RMx

Les fonctions Damaris RMx Data Cloner vous permettent d’exporter et d’importer toute ou partie des documents et des données archivées.

Les cas d’usage de ces fonctions sont :

La migration d’un serveur Damaris RMx vers un autre, avec ou sans changement de moteur de base de données (SGBDR). Par exemple, vous exploitez Damaris RMx sous Oracle et vous souhaitez basculer vers Microsoft SQL Server
La réversibilité : Cette action vous offre la possibilité de récupérer vos documents et les métadonnées qui y sont rattachées pour les utiliser sur d’autres plates-formes. La réversibilité nous semble être une bonne pratique archivistique prolongeant la durée de vie des systèmes
La création de modèles de paramétrages pouvant être réutilisés sur divers serveurs Damaris RMx

Accéder à Damaris RM comme un lecteur réseau

C’est la grande nouveauté de Damaris RM version 11.2.

Cette nouvelle fonction vous permet d’ouvrir un accès aux documents comme un partage réseau.

Chaque typologie est présent comme un répertoire principal du lecteur.

Les critères d’indexation sont représentés comme des sous-répertoires.

Ensuite, vous pouvez accéder aux documents, les visualier ou les télécharger.

Vous pouvez également déposer de nouveaux fichiers qui vont s’archiver dans le coffre-fort numérique.

Cette nouvelle fonction va faciliter l’archivage ou les recherches des utilisateurs sans passer par une interface Web.

Les contrôles d’accès sont bien entendu préservés offrant des accès qu’aux périmètres disponibles pour chaque utilisateur.

Attention : Cette nouvelle fonction est présentée comme un Beta test et va s’enrichier au fur et à mesure des futures versions.

Les restrictions d’accès aux documents électroniques

Certains documents confidentiels exigent une validation préalable avant de donner l’accès aux utilisateurs ayant fait la demande.

Le principe consiste à paramétrer des atégories de documents soumis à cette validation préalable.

Les utilisateurs accèdent ensuite aux métadonnées décrivant les documents et peuvent effectuer une demande pour obtenir le document lui-même.

Un superviseur habilité va recevoir les demandes des utilisateurs pour accéder aux documents et décidera de leur ouvrir l’accès ou pas.

Ensuite, chacun sera informé de la décision et accédera aux informations.

La journalisation permet de suivre les actions et les accès.

Cette fonction vient compléter les outils de gestion SAE (Système d’Archivage Eléctronique).

KYE ? Qu’est-ce que c’est ?

Know Your Employees, une bonne pratique ?

En quoi consiste le processus de KYE ? Pourquoi cela prend de l’importance maintenant ?

Dans le processus de recrutement et de suivi des dossiers salariés, vous êtes souvent confrontés à des situations d’éloignement physique vous obligeant à collecter des informations et des documents à distance.

Pour autant, vous êtes toujours soumis aux réglementations en vigueur quant aux diverses validations, comme par exemple la complétude d’un dossier, la vérification de l’identité, le justificatif du domicile ou les coordonnées bancaires.

D’un autre côté, vous devez également prendre en compte les aspects RGPD vous limitant dans la collecte et le traitement des informations personnelles.

Le KYE s’inscrit dans la constitution et la mise à jour des dossiers du personnel.

La gestion administrative des salariés est un processus qui devient de plus en plus lourde de part les obligations légales et des contraintes internes.

Comment optimiser l’instruction des dossiers du personnel ?

Vos futurs employé(e)s ou ceux déjà en poste doivent vous transmettre un certain nombre de justificatifs pour que vous puissiez instruire leur dossier et leur permettre de démarrer dans les meilleurs conditions possibles.

Les documents justificatifs sont de plus en plus en format dématérialisé, comme par exemple les justificatifs de domicile, les factures d’électricité ou autres.

Leur transmission numérique peut grandement vous faciliter la tâche en réduisant les temps d’acquisition, sous réserve de pouvoir en sécuriser les échanges.

En effet, un justificatif de domicile comporte des données personnelles et leur échange via des moyens non sécurisés comme les emails peut être considéré comme une faille de sécurité.

Il devient donc indispensable de proposer des moyens simples et sécurisés pour leur collecte, mais aussi leur archivage.

Le coffre-fort numérique Damaris RM

La solution Damaris RM offre un ensemble cohérent et intégré de fonctions pour à la fois récupérer et archiver les documents sensibles constitutifs des dossiers du personnel.

Comment récupérer les documents ?

Dans l’idéal cela consiste à offrir plusieurs outils permettant aux personnes devant vous transmettre des documents de le faire avec aisance.

La solution Damaris RM propose en standard les outils suivants :

Le portail salarié, avec la possibilité de téléverser des documents de manière sécurisée
L’application Damaris Mobile pouvant prendre en photo des documents et de les transmettre directement dans le coffre-fort
La réception des documents par email. Même si ce mode de transmission doit être évité, il est totalement possible de recevoir des documents en pièce jointe d’emails et de les archiver
Damaris Printer : Déposez des documents depuis toute application Microsoft Windows directement en les imprimant virtuellement dans le coffre-fort Damaris RM
Un vaste écosystème est disponible permettant l’intégration du coffre-fort Damaris RM dans vos outils existants

Le contrôle qualité et la gestion des écarts

Etablissez des règles de gestion pour déterminer la complétude de chaque dossier.

Cela consiste à lister tous les documents obligatoires ou facultatifs, ainsi qu’éventuellement la vérification de leur date de validité.

Ensuite, la solution Damaris RM notifie les personnes en charge de la gestion des dossiers du personnel de récupérer de nouveaux documents pour finaliser les processus.

L’Onboarding des nouveaux arrivants

L’enjeu reste bien entendu le meilleur accueil que nous devons tous réserver aux nouveaux entrants.

De ce fait, une application facilitant les démarches administratives permet de concentrer vos efforts sur l’essentiel de la prise de place du future membre de votre organisation.

Un espace privé peut être mis en place sous la forme d’un coffre-fort personnel, chacun pouvant déposer et retrouver ses documents.

La transition depuis les dossiers papier

En plus de la mise en place d’outils innovants, sachez qu’il est impératif de bien prendre en compte la migration des dossiers du personnel, souvent au format papier vers le numérique.

La société Damaris propose une prestation de reprise d’historique totalement cadrée permettant une mise à jour de votre coffre-fort numérique.

Contactez-nous pour une démonstration gratuite >

La signature électronique dans Damaris RM

Le cachet entreprise

La signature personnelle

La validation d'un document interne

La signature par un tiers

La signature électronique c’est quoi ?

Depuis une série de lois et de décrets d’applications, la signature électronique de documents numériques vaut juridiquement la signature d’un document papier.

Cette nouvelle pratique s’étend de plus en plus de par son coût de revient assez faible et de sa simplicité d’utilisation.

De plus, son extension dans de nombreux usages rend populaire cette pratique.

La solution Damaris RM intègre un certain nombre de fonctions disponibles pour la signature électronique de vos documents.

La signature électronique avec un cachet entreprise

Cette première fonction vous permet de signer les documents PDF au moment de leur archivage dans votre coffre-fort numérique Damaris RM.

Ainsi, l’origine des documents devient certaine, liée à votre organisation.

Pour cela, il vous suffit d’installer votre certificat de type « ChamberSign Négocio » et de l’utiliser dans la tâche d’archivage numérique.

La signature électronique par un utilisateur interne

Cette fonction permet aux utilisateurs détenteurs d’un certificat personnel de signer des documents au moment de leur archivage.

Ainsi, à chaque fois, le système peut demander à l’utilisateur ou à l’utilisatrice si le document devra être signé. Chaque personne peut disposer d’un ou de plusieurs certificats.

Damaris RM demande alors de valider l’opération en entrant le code PIN lié au certificat.

La validation d’un document interne

Il existe également une fonction de signature électronique d’un document PDF déjà archivé. Ainsi, chaque personne disposant d’un certificat lié à un Tampon électronique peut aposer sa signature en validant le document.

Si nécessaire, vous pouvez autoriser la signature par plusieurs personnes, les signatures pouvant apparaître sur une page de signatures, en première ou en dernière page au choix.

La signature par un tiers

Archivez un document PDF à faire signer par une personne n’apartenant pas à votre organisation.

Ensuite, entrez son adresse email et son numéro de mobile et invitez-la à prendre connaissance et à signer le document.

La personne reçoit un lien URL pour accéder et lire le document.

Parallèlement, elle reçoit un SMS contenant un code PIN. Ainsi, le système effectue une double vérifications de l’identité de la personne.

De plus, la personne peut insérer une signature graphique qui vient s’ajouter au cachet certificat et apparaît sur le document PDF signé.

Tous les documents signés sont archivés dans le coffre-fort Damaris RM. Ils peuvent automatiquement être renvoyés à la personne destinataire et à des personnes dans votre Organisation.

NB : Il est possible d’intégrer cette fonction de signature électronique en utilisant les Web Services Damaris RM.

Dématérialisation et écologie

Conjuguer dématérialisation et écologie

Depuis plus de 34 ans, la société Damaris propose des solutions pour optimiser la circulation et l’archivage de l’information de gestion.

La question écologique peut se poser sur les impacts envirenomentaux avant et après la dématérialisation et la numérisation des documents.

Les impacts écologiques de l’usage du papier

Partons d’un exemple concret de la facture clients émise par nos organisations. Dans les années 1990, ce document est majoritairement imprimé, puis envoyé par la poste.

Les éléments consommés sont les suivants :

Le papier servant de support au document
Le toner de l’imprimante
L’électricité pour la fabrication du papier et pour son impression
Le bois coupé constituant le pulpe du papier
L’eau pour la fabrication du papier
Le carburant pour faire délivrer le pli postal
Le temps passé des personnes pour l’impression, la livraison et le traitement du document

En étudiant la fabrication des feuilles de papier, nous nous sommes rendus compte que la consommation de l’eau et de l’électricité étaient bien plus impactantes en comparaison aux arbres coupés.

Les impacts envrinementaux de l’usage du numérique

Il est maintenant clair que le numérique n’est certainement pas neutre sur l’environnement.

Néanmoins, il convient d’en comparer les effets vis à vis du papier.

Pour cela, il convient de distinguer deux périodes, la dématérialisation du duplicata des factures consistant à supprimer les impressions inutiles des documents et continuant à délivrer l’original par la poste. Cette première phase s’est mise en place dans les années 1990. En 2023, nous abordons la deuxième phase en dématérialisant fiscalement les factures envoyées électroniquement aux destinataires.

Pour cela, l’Etat nous impose un archivage pérenne de 10 ans de chaque document.

Il faudra donc comptabiliser l’usage de l’informatique pour la préservation de ces documents pendant cette période.

Le bilan écologique de la dématrialisation

Il est encore difficile d’établir un bilan précis, mais voici un tableau qui va permettre de lister les ingrédients intervenant dans le calcul.

	Papier	Numérique
Eau	–	+
Eléctricité	–	–
Pétrole (livraison physique)	–	+
Chimie	–	–
Temps humain	–	+
Archivage long terme	+	–
Occupation des surfaces	–	+

SAE Système d’Archivage électronique

Introduction

Cet acronyme désigne des solutions permettant d’archiver des documents numériques ou plus largement des fichiers de manière pérenne.

Le principe consiste à offrir un ensemble de fonctions de versement et de mise à disposition des documents.

Pour y parvenir un SAE doit permettre la mise en place d’un plan de classement et la structuration des utilisateurs et des utilisatrices devant interagir avec le système.

Le SAE va ensuite gérer le cycle de vie des documents, selon les besoins internes et règlementaires liés à chaque typologie des documents, ainsi qu’aux événements survenus autour des documents.

Un SAE propose également un système de traçabilité des actions. Il est largement préférable qu’un SAE mette en œuvre la norme ISO15489 sur le Records Management.

La solution Damaris RM offre les fonctions nécessaires pour couvrir vos besoins en termes d’un SAE :

La description de votre plan de classement
La gestion de vos utilisateurs structurés selon leur appartenance à un groupe ou à un service de votre organisation
Le contrôle des accès aux documents et la communicabilité des documents
La traçabilité de toutes les actions effectuées dans le système
La gestion du cycle de vie des documents selon la typologie et jusqu’aux éliminations normalisées

Bien entendu, nous apportons un grand soin au sujet du RGPD, certains documents pouvant contenir des données personnelles.

Plus d’informations >

Les modes de versements des documents

La solution Damaris RM propose en standard un grand nombre de fonctions pour que vous puissiez déposer vos documents de manière égrenée ou massive.

Voici une liste de ces fonctions :

Cliquer / déposer
Email entrant
Web Service
Portail de dépôt de documents
Lien avec Microsoft Office
Damaris Printer
Damaris Mobile
Etc.

Le contrôle d’accès aux documents

La sécurisation et la traçabilité des accès aux documents reste un élément essentiel d’un SAE.

Il est indispensable d’offrir un outil de diffusion des documents de manière simple et rapide aux seules personnes habilitées à les consulter.

Paramétrez de manière très fine et sécurisée l’accès aux documents archivés.

Seules les personnes habilitées pourront accéder aux documents.

Chaque accès est tracé et pourra être audité.

La gestion du cycle de vie des documents

Pour chaque typologie de documents, l’administrateur fonctionnel va paramétrer la durée légale de conservation. Cette durée va ensuite être utilisée en lien avec une date de référence pour calculer la date d’application de sort final, ou plus simplement, la date d’élimination.

Un Workflow vous permet de retrouver les documents

Les normes et les règlements concernés

La solution Damaris RM est une implémentation basée sur les normes suivantes :

ISO 15489 Records Management
ISO 27001 pour la partie Damaris Cloud
NFZ42-013 pour le SAE
NFZ42-020 pour le coffre-fort numérique
NFZ42-026 pour la numérisation des documents

Contactez-nous –>

« Précédent