Financez la dématérialisation de vos documents

Damaris 30 ans
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Comment financer la digitalisation de vos documents ?

Vous réfléchissez comment optimiser l’accès aux documents pour vos équipes, vos clients ou vos fournisseurs.

La question du financement du projet vient sur le tapis.

Plusieurs établissements bancaires proposent des prêts spécifiques pour que vous puissiez démarrer dans de bonnes conditions.

Pourquoi faire financer sa solution de dématérialisation ?

Dans ces moments d’incertitude du futur, il est légitime de se poser la question du financement de ses projets informatiques.

Vous êtes éventuellement tenté de reporter ce type de projet, après tout, vous vivez bien avec les outils actuels.

Cependant, nous pensons que tout projet informatique reporté est préjudiciable pour votre Entreprise. En effet, au même moment, vous prenez du retard vis à vis de vos concurrents et continuez à disperser votre énergie et votre argent dans des méthodes de travail désuètes.

Pour rappel, la dématérialisation des documents vous permet de réduire de manière significative la consommation de papier, d’encre ou de timbrage.

De plus, la mise à disposition des documents numériques de manière sélective et sécurisée vers vos clients leur évite de vous contacter par téléphone pour accéder à leurs documents.

En résumé, plus vous fluidifiez vos processus, plus vous gagnez du temps et fidélisez vos clients.

banque

Qui finance la dématérialisation des documents ?

En fait, nous sommes sortis de l’époque pionnière de la dématérialisation des documents vers une pratique facile et efficace.

C’est pour cette raison que le Gouvernement Français utilise massivement ces technologies pour sa propre optimisation.

L’État Français met à votre disposition des outils en ligne pour que vous puissiez trouver des solutions.

Le portail de la transformation numérique des Entreprises est à votre disposition à cet effet.

Mais vous pouvez également contacter vos propres Banques qui proposent des produits en ce sens.

Voici quelques exemples :

CIC : Le Prêt Transition numérique

Banque Populaire : Le prêt SOCAMA

BNP Paribas : Le Pack Numérique

Attention : Ces exemples ne garantissent aucunement le fait que vous puissiez obtenir ces aides ou mêmes qu’ils soient adaptés à votre cas particulier.

L’idée ici c’est de vous sensibiliser qu’il est essentiel pour votre Société d’avancer dans les projets de dématérialisation des documents et le fait de trouver des moyens de leur financement prouve l’intérêt grandissant des opérateurs.

Et l’auto-financement ?

Selon le niveau de votre trésorerie et le montant du projet vous pouvez également avoir recours à l’auto-financement.

Cet article a pour objectif de vous sensibiliser sur le sujet de la dématérialisation et le retour sur investissement très rapide.

Qui dit retour sur investissement dit grand intérêt à démarrer le plus tôt possible et de profiter justement du ROI.

auto financement

Fin de vie Apache Tomcat 7 annoncée

Apache Tomcat 7

Cette version est sortie en 2010 et a apporté un grand nombre de nouveautés à son époque.

Après une belle carrière de plus de 10 ans, elle va tirer sa révérence le 21 mars 2021.

Il est à noter que Apache Tomcat v7 s’accompagne d’une mise à jour de la machine virtuelle Java également.

 

Les conséquences de cet arrêt

Apache Tomcat 7 est encore utilisé par les clients de Damaris pour faire fonctionner les outils Damaris LDS, Damaris LDSWeb2 et Damaris Archives v2.

Les clients utilisant ces solutions ont majoritairement migré vers Damaris RM et tout l’écosystème qui va avec, dans le cadre de l’offre de migration très avantageuse proposée par la société Damaris.

En effet, nous avons décidé de faciliter l’accès à la nouvelle solution Damaris RM qui fonctionne sous Apache Tomcat 9 en proposant la gratuité de la licence Damaris RM pour tous les clients sous contrat de maintenance.

La date du 21 mars 2021 va s’approcher à grands pas. Nous pensons qu’il est temps d’étudier ensemble l’opportunité de basculer vers les nouveaux outils et de pérenniser pour de longues années vos investissements.

Retroplanning

Le rétroplanning

Maintenant que la date de fin de vie d’Apache Tomcat 7 est connue, il convient d’établir un rétroplanning pour évaluer les dates jalon pour une migration sans heurts.

 

Voici les grandes étapes d’une migration vers Damaris RM :

  • L’atelier d’audit et la conception de la migration
  • La rédaction et la validation du cahier de conception
  • Les tests sur un jeu étalon
  • Les modifications éventuelles du cahier de conception
  • La validation et le passage en production

 

Chez Damaris, nous avons la chance d’avoir effectué plusieurs dizaines de migrations de ce type et avons acquis une grande expérience.

 

Par où commencer ?

Vous possédez une licence Damaris. Vous êtes candidat(e) pour obtenir une licence serveur Damaris RM.

De ce fait, nous vous proposons d’évaluer gratuitement la solution Damaris RM grâce à une maquette sans engagement.

Ainsi, vous pourrez juger « Sur pièce » les possibilités de la nouvelle solution.

Il convient de mettre en avant certaines caractéristiques de cette solution :

  • Full Web
  • La disponibilité de l’application Damaris Mobile (Android et iOS)
  • Le pilote d’impression Damaris Printer
  • Le coffre-fort numérique
  • Le Workflow
  • La dématérialisation fiscale
  • La disponibilité des connecteurs vers Chorus Pro, France Connect, Google Drive, Microsoft SharePoint, FACTUR-X, HL7, etc.
Damaris 30 ans

Les impacts pour Damaris RM

La solution Damaris RM est également impactée par l’arrêt de service de Tomcat 7. En effet, les versions antérieures à Damaris RM v5.4 fonctionnent sous Apache Tomcat v7 et Java v7.

Si vous exploitez une de ces versions, veuillez procéder à la mise à jour de votre outil.

Le mode opératoire de la mise à jour vers Damaris RM v5.4 et supérieurs est disponible dans la documentation  en ligne.

Partenariat Cepheos / Damaris

Cepheos et Damaris deviennent partenaires

La transformation numérique des organisations est en route. Malgré un investissement constant, les grandes fonctions administratives nécessitent des outils de dématérialisation adaptés.

Ce partenariat vous apporte à la fois un savoir-faire de gestion de projets et de consulting de pointe allié à un écosystème de dématérialisation de documents.

Les équipes se connaissent depuis plus de 15 ans. Ce partenariat est devenu évident au fil des discussions entre nos équipes. La confiance est la base de nos travaux.

Présentation de Cepheos

Cepheos accompagne ses clients dans la transformation digitale de haut niveau.

Elle apporte des connaissances dans la gestion de projets et le consulting.

Composée de consultants très expérimentés, leur apport organisationnel est primordial dans la mise en place des solutions de dématérialisation.

 

damaris_sa

Présentation de Damaris

L’équipe Damaris met sur le marché des solutions de dématérialisation de documents depuis plus de 30 ans.

Au fil des versions, un véritable écosystème est disponible permettant à ses clients de réussir leurs projets de digitalisation.

 

Les Contacts

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

Le Contact Cepheos

Le Contact Damaris

Covid19 : La Chambre d’Agriculture de Saône-et-Loire passe à la signature électronique pour les déclarations PAC 2020

Chambre d'agriculture Saône et Loire
PAC 2020

Le contexte

Le confinement dû au Covid-19 a fait annuler tous les déplacements des conseillers chez les agriculteurs pour leur faire signer les contrats dans le cadre de la PAC 2020.

Les agriculteurs étant en grande incertitude économique, il était hors de question de reporter le montage des dossiers de déclaration PAC 2020.

L’idée de la dématérialisation est née permettant une signature des documents à distance.

La solution fonctionnelle

Le principe consiste à mettre dans un coffre-fort numérique sécurisé les documents que l’agriculteur pourra visualiser à distance. Une fois d’accord, il ou elle pourra les signer électroniquement.

Ce principe a été soumis et validé par la Chambre d’agriculture de Saône-et-Loire et par sa compagnie d’assurance.

Voici le schéma de principe pour la signature électronique de l’agriculteur ou de l’agricultrice :

Signature électronique Damaris RM

  1. Dépôt des documents à signer par le conseiller de la Chambre d’Agriculture de Saône-et-Loire
  2. Envoi par SMS d’un code unique (Code PIN) sur le téléphone mobile de l’agriculteur et d’un mail pour le lien vers le portail
  3. Signature de l’agriculteur par saisie du code PIN sur le portail Damaris RM
  4. Signature électronique de la Chambre d’Agriculture et archivage dans le coffre-fort numérique
  5. Livraison périodique des documents PDF signés par les deux parties
  6. Récupération et archivage des documents signés à la Chambre
Damaris RM

La mise en place et l’utilisation de la plate-forme

La société Damaris déjà partenaire de la Chambre pour la dématérialisation des bulletins de paie, a été sollicitée pour proposer une plate-forme.

En moins d’une semaine, le système a pu démarrer, d’abord en test avec quelques conseillers et agriculteurs, puis déployé vers les autres utilisateurs.

Avec l’aide très précieuse des équipes de la Chambre d’Agriculture de Saône-et-Loire, le portail Damaris a pu être monté en un temps record.

Les avantages de la solution

Tout d’abord, l’objectif principal est atteint, plus besoin de se déplacer dans les exploitations pour faire signer des papiers. Plus besoin non plus de recourir aux échanges physiques de courriers, avec une grande incertitude des livraisons.

Les conseillers se concentrent sur l’essentiel de leurs actions pour aider les exploitants à préparer leur dossier PAC 2020.

A la fin de la campagne, la Chambre d’Agriculture s’attend à une grande optimisation des tâches administratives car tous les documents signés électroniquement seront disponibles dans le coffre-fort, sans avoir besoin de les réclamer aux divers interlocuteurs.

Avantages de la solution Damaris

Pour en savoir plus, contactez-nous.

Les avantages de la dématérialisation des factures clients

Envoi postal des factures

Covid-19 révélateur de points d’améliorations

Nous sommes dans une séquence inédite dans le monde des affaires. Tous les rendez-vous physiques sont mis entre parenthèses. Pour autant, nous devons imaginer une continuité de service.

Comment acheminer les factures vers nos clients avec des centres de tri postaux fermés ou des facteurs en confinement ?

 

 

 

dso days sales outstanding

Les factures pour être payés

Nos organisations ont besoin de cash pour vivre. La cash provient des paiements de nos clients.

Dans les relations B2B, c’est-à-dire une relation entre sociétés, les clients nous paient lorsqu’ils ont reçu les factures.

Donc, l’enjeu de la dématérialisation des factures clients n’est pas seulement l’optimisation des coûts ou l’accélération de la diffusion. Cette bonne pratique devient de fait vitale pour pouvoir être payé.

J’expédie mes factures par email

C’est un premier pas qui vous permet de distribuer numériquement vos documents. Mais cette méthode a plusieurs inconvénients.

Tout d’abord, l’envoi par email n’est pas considéré comme de la dématérialisation fiscale. Elle ne garantit ni l’émetteur, ni l’horodatage et ni la non-altération des documents délivrés.

De plus, vous risquez de passer énormément de temps et augmenter le risque des erreurs d’acheminement. Qui n’a pas envoyé le bon document au mauvais destinataire ?

Envoi email
Retroplanning

Je n’aurai jamais le temps de mettre en place une solution

La mise en place d’une dématérialisation fiscale des factures clients est relativement rapide et simple.

En quelques semaines, votre solution peut être mise en place et fonctionnelle.

Ici, nous évoquons bien évidemment une dématérialisation industrialisée permettant l’acheminement automatisée des documents, avec la mise dans un coffre-fort numérique.

La dématérialisation fiscale nécessite un certain nombre de prérequis que les professionnels du secteur ont intégré en standard dans leur solution.

Le cadre légal

Depuis janvier 2017 l’État français a lancé une réforme dite « Loi Macron 1 » qui vous autorise à dématérialiser vos factures émises en B2B, c’est-à-dire entre sociétés.

Le calendrier avait prévu l’ouverture à toute taille d’organisations pour janvier 2020, donc nous y sommes.

Concrètement, aucun de vos clients ne peut refuser la dématérialisation de vos factures.

Alors, allez-y !

Les avantages de la dématérialisation des factures clients

Hormis une distribution certaine des documents numériques, sans être liés à l’ouverture des Centres de tri postaux, nous pouvons évoquer les avantages suivants :

  • L’optimisation du coût de distribution, puisque ce mode vous évite un timbrage de plus en plus cher
  • La certitude de l’acheminement par le statut « Vu » dans le coffre-fort
  • La non-modification des documents par l’utilisation de la signature électronique
  • L’horodatage des actions
  • L’amélioration de vos relations clients en leur offrant des outils adaptés

L’avenir de la dématérialisation des factures

Depuis quelques années, l’Union Européenne a adopté un nouveau format de PDF, la FACTUR-X.

Ce format hybride vous permet de transmettre vos factures qui seront exploitables soit par des comptables ou directement intégrables dans les progiciels de vos clients.

Tous les organismes publics acceptent le format FACTUR-X sur la plate-forme Chorus Pro.

Pour plus d’informations, Contactez-nous

La dématérialisation au secours du Télétravail

Télétravail et dématérialisation
Télétravail

Qu’est-ce que le Télétravail ?

Nous vivons actuellement une période délicate dans notre vie professionnelle nous imposant de travailler depuis notre domicile.

Ce genre de situation n’est pas seulement liée à un cas exceptionnelle comme le confinement pour cause de freinage d’un virus dangereux.

Les employé(e)s de nos organisations ont parfois d’autres contraintes leur imposant le télétravail.

Le code du travail prévoit le recours au télétravail, qu’il soit obligatoire ou volontaire.

Les contraintes du Télétravail

Pour pouvoir travailler de chez soi, il convient d’avoir la possibilité de le faire. Bien évidemment, ici l’on évoque le sujet de travaux ne nécessitant pas d’être à un endroit particulier pour exercer son métier.

Nous allons nous limiter aux métiers administratifs ou commerciaux pouvant être exécutés à distance.

Mais même dans ce cas, si nous n’avons pas organisé cette éventualité nous allons avoir du mal à y arriver.

Par exemple, une personne devant traiter des dossiers devra pouvoir y accéder. Mais si ces derniers sont dans les placards du bureau, cela va devenir problématique.

La dématérialisation des processus et la numérisation des documents sont des bonnes pratiques favorisant le télétravail.

Entrave à votre travail
Distribution documents

La distribution des documents

Votre organisation distribue régulièrement des documents à des tiers pour qu’ils puissent être informés ou qu’ils puissent exercer leur métier.

Nous pouvons citer les cas suivants :

  • Les bulletins de paie de vos salariés
  • Les factures clients
  • Les preuves de livraison
  • Les contrats
  • Les règlements de vos fournisseurs
  • Etc.

Pensez à ceux ou celles qui attendent ces documents pour pouvoir continuer leur travail. Mettez en place des solutions de distribution optimales et sécurisées.

L’accès à vos documents

Une fois en télétravail, vous avez mis en place tous les équipements indispensables pour poursuivre votre activité.

Mais voilà, vous avez besoin des informations disponibles uniquement dans les dossiers suspendus à votre bureau.

Comment faire ?

Il n’y a pas de solution miracle, il faut juste entrer dans un processus général de digitalisation des travaux administratifs vous permettant un accès permanent, sélectif et sécurisé à vos documents.

Le sujet n’est pas simple. Chez Damaris, nous avons la chance d’avoir participé à la mise en place de plus de 2000 projets en 30 ans.

La numérisation des documents

Ici, nous sommes dans le cas où le document papier existe et qu’il faudra créer une version numérique la plus fidèle possible à l’original.

Notre filiale Scan Concept propose ses prestations de services pour numériser vos documents précieux soit directement sur votre site ou en atelier.

Quelles solutions adopter ?

Il existe des technologies et des bonnes pratiques simples éprouvées et efficaces.

Chez Damaris, nous prônons la dématérialisation depuis plus de 30 ans.

Cela consiste à réfléchir en amont et mettre en place des solutions fiables et pérennes.

La dématérialisation des documents

Cette bonne pratique consiste à ne pas produire du papier et de diffuser les documents de manière numérique.

Cela peut également consister à favoriser la réception des documents externes comme les Factures fournisseurs.

De nouvelles normes (FACTUR-X) vous aideront dans cette démarche.

Pour plus d’informations, Contactez-nous

Damaris RM v7.1 est disponible

Les nouveautés de Damaris RM version 7.1

L’esprit de cette nouvelle version

Nous pensons qu’une solution de dématérialisation doit offrir une sécurité maximale tout en offrant de larges possibilités de partage des documents.

C’est dans cet esprit que Damaris RM v7.1 a été développé.

 

Le partage des documents

Partager avec Damaris RM

 

Partagez de manière sélective et sécurisée vos documents en utilisant les liens URL, l’envoi par email, le dépôt sur Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

 

La traçabilité

traçabilité archives physiques

Un des éléments essentiels du standard Records Management est la traçabilité.

Vous pouvez maintenant suivre le parcours des archives physiques pour savoir qui a consulté quels documents.

Ceci est déjà disponible pour les documents numériques.

 

La création de documents PDF à partir d’une base de données

La solution Damaris RM crée déjà des documents à partir de fichiers XML, CSV ou Texte.

Cette nouvelle version ajoute la possibilité de le faire à partir de données en base.

 

Pour plus d’informations, Contactez-nous

Connecteur Azure AD dans Damaris RM

Microsoft Azure AD

Simplifiez la connexion de vos utilisateurs à Damaris RM

Vous disposez d’un annuaire Microsoft Azure AD (Active Directory).

Vous pouvez maintenant utiliser le connecteur pour synchroniser la liste des utilisateurs et leur permettre une connexion sans saisie de leur code ou mot de passe.

La création automatique des utilisateurs

Une fois votre serveur Damaris RM configuré et en lien avec votre Microsoft Azure AD, les comptes utilisateurs sont créés pour chaque personne habilitée à se connecter.

De plus, selon le groupe AD, vous pourrez octroyer des droits différents à chaque utilisateur.

 

L’authentification automatique (Single Sign On)

De plus, le connecteur Azure AD vous permet de ne plus réclamer d’authentification pour les utilisateurs connus.

Ainsi, l’utilisateur ou l’utilisatrice accède directement à ses outils sans se soucier de gérer un code utilisateur ou un mot de passe.

 

La mise à jour de la liste des utilisateurs

Si une personne change d’attribution ou quitte l’annuaire, le système prend directement en compte ces modifications.

 

Comment accéder à ces fonctions ?

Pour exploiter ces nouvelles fonctions, il vous suffit de mettre à jour Damaris RM vers la version 6.5 disponible depuis le 15 juillet 2019.

Pour plus d’informations, contactez-nous.

 

Société Inbusol partenaire Damaris dans le Pacifique

Inbusol

Les sociétés Inbusol et Damaris signent un accord de partenariat pour la distribution des solutions Damaris RM dans le Pacifique.

La forte présence de Inbusol en Nouvelle-Calédonie et en Polynésie Française vient compléter la couverture territoriale de Damaris.

Damaris, présente sur le territoire depuis 2005 conforte sa position et peut ainsi proposer un service local.

L’offre Inbusol / Damaris RM

Inbusol propose d’ores et déjà une offre Damaris RM en mode SaaS sur un serveur dédié. Le serveur https://pacific.damaris.pro/DamarisRM est aux normes ISO27001 et en parfaite conformité avec le RGPD.

Les solutions proposées sont :

Damaris Inbusol Pacifique Tahiti

Archimag parle de Damaris

Archimag SERDA

Archimag, le magazine de référence dans les métiers d’archivistique, de Records Management et de dématérialisation a fait un « Panorama des tiers archiveurs ».

Nous remercions le travail professionnel approfondi effectué par l’équipe d’Archimag.

Ils citent la société Damaris dans le domaine d’archivage numérique externalisé.

Vous pouvez retrouver les informations ici : https://www.archimag.com/le-kiosque/mensuel-archimag/mag-319/technologies-vocales/pdf

Au-delà de la liste des acteurs, l’article d’Archimag sur le tiers archivage et l’externalisation des archives évoque une pratique de plus en plus répandue.

Avec la Loi Travail et la Loi dite « Macron 1 » vous êtes poussés à recourir aux professionnels du domaine.

La société Damaris propose des services de Coffre-fort en ligne depuis les années 2000.

 

Pourquoi archiver en ligne ?

La question mérite d’être posée pas uniquement sur les notions d’administration effectuée par des professionnels. Mais surtout il s’agit de l’ouverture la plus large possible pour que vos clients, fournisseurs ou salariés puissent échanger des documents avec vous.

Pour autant, il ne faut pas faire l’amalgame entre le stockage en ligne comme Google Drive ou Dropbox, mais plus un échange officiel de documents légaux.

 

Les avantages d’une solution Damaris RM

Lorsqu’il s’agit d’ouvrir des centaines ou des milliers de comptes utilisateurs et de distribuer le plus automatiquement possible vos documents, un simple stockage en ligne ne pourra faire l’affaire.

En effet, la solution Damaris RM connectée à votre ERP vous permet la création de comptes tiers en automatique et de diffuser vos documents dès leur création.

C’est cet aspect du besoin qu’est décrit dans l’article d’Archimag.

 

 

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