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Votre serveur de recette Damaris RM

Pourquoi un serveur de recette Damaris RM ?

Vous exploitez la solution Damaris RM pour dématérialiser vos documents. La société Damaris vous propose de mettre à votre disposition un serveur de recette vous permettant de tester les nouvelles versions avant leur mise à jour sur votre serveur de production.

Il nous semble très important de recourir à des phases de recette, avec un plan de tests avant chaque mise en production.

Comment ça marche ?

Nous vous proposons d’héberger pour vous un serveur de recette sur l’infrastructure Damaris.

Nous paramétrons une instance Damaris RM à la même version que la vôtre et importons une sauvegarde de votre base de données.

Ainsi, nous créons un environnement qui permettra de vérifier les différentes hypothèses dans les cas suivants :

Pour une mise à jour de votre version de Damaris RM
Pour tester une nouvelle configuration, sans gêner la production
Pour mettre en place de nouvelle filières et éviter les régressions éventuelles
Etc.

La sécurisation des données

Nous vous proposons de créer une instance privée et isolée des autres clients. Ainsi, nous réduisons les risques d’accès non-sollicitées à vos données.

Nous vous proposons également de mettre en place l’anonymisation des documents en utilisant des PDF de remplacement.

Nous utiliserons de vrais documents que dans le cas de tests spécifiques nécessitant la validation avec des fichiers originaux.

La mise en place du serveur de recette Damaris RM

Une fois le contrat signé, nous allons déployer votre instance et tester le bon fonctionnement.

Nous vous ouvrons ensuite l’outil pour que vous puissiez y accéder au même titre et avec les mêmes comptes utilisateur que votre serveur de production.

Les limites de la prestation

Le serveur de recette n’est pas censé contenir un volume important de données ou de documents.

De ce fait, nous allons en limiter la taille maximum.

Contactez-nous pour démarrer rapidement votre serveur de Recette Damaris RM >

La dématérialisation des CCPU

CCPU ? Qu’est-ce que c’est ?

CCPU est l’acronyme du Certificat de Contrôle des Produits par l’Usine, ou Certificat matière selon EN 10204 – 3.1.

Ce document certifie la conformité des produits fabriqués en métal, par exemple en acier inoxydable et garantit que le produit suit les normes attendues.

De plus, le CCPU permet aux installateurs des produits en question de vérifier que les mesures effectuées correspondent bien aux attentes du système final.

Vos clients demandent expressément ce document lors de la livraison des pièces.

La référence du CCPU est souvent matérialisée par le « Heat Number ».

La dématérialisation des CCPU

Pourquoi dématérialiser les CCPU ?

Le volume grandissant des certificats pousse les acteurs du marché à optimiser et à sécuriser la livraison de ces documents.

Il est possible de traiter quelques dizaines de documents par jour, mais lorsque vous devez en traiter plus d’une centaine, la dématérialisation vous apporte plusieurs avantages :

La diminution drastique du temps de travail administratif de votre équipe
La réduction des erreurs humaines
La mise à disposition des documents, y compris hors des horaires d’ouverture de vos bureaux
La certitude de la bonne diffusion aux bonnes personnes
Etc.

Comment dématérialiser les CCPU ?

Il existe trois cas potentiels selon votre métier.

Vous êtes fabricant

Dans ce cas, vous allez établir le CCPU après les tests effectués sur les produits à livrer.

Ces documents peuvent ensuite être mis dans un coffre-fort numérique à destination de vos clients.

La solution Damaris RM est à même d’effectuer un rapprochement entre les CCPU, et les bons de livraison par exemple. Ainsi, grâce à ce rapprochement, nous pouvons déduire les clients qui auront besoin d’accéder aux bons CCPU et de les leur envoyer en automatique.

Vous êtes distributeur

Dans ce cas, vous recevez des CCPU en provenance de vos fournisseurs fabricants et devez les diffuser vers vos clients finaux.

La solution Damaris RM vous permet de créer un portail fournisseurs pour qu’ils puissent déposer directement les documents dans le coffre-fort.

Ensuite, en connexion avec votre ERP, elle vous permet de mettre en place une distribution automatique des CCPU par envoi d’email ou accessible sur le portail clients.

Vous achetez des produits en vue de leur utilisation

Vos fournisseurs distributeurs et fabricants doivent vous envoyer les CCPU.

Vous pouvez configurer un compte Damaris RM pour la réception automatique des documents, leur rapprochement avec vos achats et vérification de la complétude des certificats.

Cette bonne pratique vous permet également de notifier vos fournisseurs ayant omis de vous délivrer un document manquant.

Conclusions

Il est toujours possible de traiter manuellement les CCPU. Mais l’augmentation du volume de ces documents vous oblige à mettre en place des processus de plus en plus lourds, avec peu de valeur ajoutée.

La dématérialisation des CCPU vous décharge de tous les travaux sans grande intérêt et réoriente votre équipe vers des travaux où l’humain garde toute sa place.

Vous pouvez mesurer directement le retour sur investissement de cette bonne pratique en calculant le temps absorbé par vos équipes. Utilisez leur talent pour des tâches à valeur ajoutée.

Contactez-nous pour un essaie gratuit

La facturation électronique à partir de 2026 ?

La facture numérique, c’est quoi exactement ?

La grande majorité des factures émises en France est issue d’un ordinateur. Les informations figurant sur le document final sont donc numériques à l’origine.

L’idée de l’État est d’optimiser les échanges d’informations entre les fournisseurs et les clients pour leur faciliter, accélérer et sécuriser la déclaration de la TVA.

Concrètement, cela revient à créer un fichier numérique utilisable directement par vos clients à intégrer dans leur système.

Un certain nombre de formats existe déjà. Les organismes publics ont mis en place le portail Chorus Pro depuis 2017. Ce portail accepte les flux de type EDI et surtout le format hybride FACTUR-X.

Qu’est-ce qui va changer à partir de 2024 ?

La Loi de finance de 2020, et plus précisément l’article 153 indique les échéances de la bascule vers la facture électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.

Entre 2026 et 2027 et selon la taille des Entreprises, vous aurez l’obligation de recourir à ce mode d’échanges de documents.

Si vous travaillez avec les organismes publics, vous utilisez d’ors et déjà le portail Chorus Pro.

Comment ça marche ?

Finalement, le sujet va être simple. Il vous faut générer des fichiers compatibles avec l’interchange des factures et de les envoyer à vos clients de manière sécurisée.

De plus, selon la destination, vous aurez à gérer leur dépôt sur Chorus Pro pour les organismes publics ou directement vers vos clients privés.

Le choix du format de fichier dépend essentiellement du nombre de factures émis.

Nous pensons que les formats hybrides permettant un traitement à la fois humain et automatique vont nous permettre une transition beaucoup plus facile.

La fiabilisation des échanges est un élément essentiel et le coffre-fort numérique va jouer un rôle prépondérant dans le renforcement des infrastructures.

Une technologie maîtrisée

Chez Damaris, nous avons anticipé cette évolution inéluctable depuis de nombreuses années.

La solution Damaris RM intègre dans sa version actuelle les fonctions suivantes :

L’émission de vos factures au format FACTUR-X
L’acceptation des factures entrantes au format FACTUR-X
La technologie du coffre-fort numérique
Le lien vers le portail Chorus Pro

En un seul outil, vous concentrez la totalité de vos besoins dans la dématérialisation de vos factures.

La prochaine étape

Anticipez les futurs changements. Ici, nous parlons d’obligations qui vont nous être imposées dans deux ans seulement.

Pour cela, nous vous proposons de tester la solution Damaris RM et de vérifier son fonctionnement en lien avec vos outils informatiques.

Sachez que vous pouvez mettre en place la dématérialisation fiscale de vos factures entrantes et sortantes et ainsi optimiser vos coûts de distribution des documents.

Contactez-nous pour démarrer une maquette gratuite et sans engagement.

Et si l’Hybride était la solution ?

Que vient faire l’Hybride dans la dématérialisation ?

Comme dans toutes les industries, nous remarquons que l’approche « Hybride » nous permet de gérer une transition parfois longue et complexe.

Dans la gestion des documents, comme ailleurs, nous commençons à expérimenter les bienfaits de la dématérialisation. Mais nous devons également gérer le lot des écarts dus à nous mêmes ou à nos interlocuteurs non-prêts pour ces évolutions parfois brutaux.

La gestion multisupports

Depuis plus de 20 ans, la société Damaris s’est engagée dans la gestion la plus indifférenciée possible du support des documents.

Ainsi, vous avez des documents papier ou numérique, nous les prenons en charge et les traitons. Nous nous basons sur l’intégration de la norme ISO 15489 sur le Records Management.

Remarquez qu’aux yeux de vos clients, fournisseurs ou salariés le support du document importe peu. Ce qui compte c’est la conformité du contenu échangé.

Donc, sans le nommer, nous étions déjà dans l’hybridation des supports de vos documents.

L’exploitation en interne ou externalisée ?

Du fait de la mise en place de vos services internes, vous exploitez vous-même les flux entrants et sortants de vos documents.

La question se pose pour l’externalisation d’une partie de ces traitements.

Comme toute décision, il convient de peser le pour et le contre d’une externalisation.

De quels traitements parlons-nous ?

Dans l’exercice de vos fonctions, vous recevez et émettez des documents.

Pour des raisons d’optimisation et de la garantie de la bonne fin des opérations, il convient de challenger la sous-traitance de certaines fonctions.

Voici quelques exemples de fonctions souvent externalisées :

L’impression et la mise sous pli des courriers sortants
La numérisation de documents entrants
La saisie de données
Le rapprochement d’informations (Commande / BL / Facture)
L’archivage numérique ou physique
La destruction des documents
Etc.

Là, comme ailleurs, l’approche hybride vous offre une palette plus large de possibilités en intégrant des services pointus et avec peu de valeur ajoutée pour vos équipes.

Depuis 2013, la société Scan Concept a rejoint le Groupe Damaris et offre un large catalogue de prestations de services.

Le Cloud ou le serveur interne ?

Vous mettez en place de nouveaux outils. Faut-il les installer sur vos serveurs internes ou dans le Cloud ?

Il n’y a pas de réponse toute faite. La vérité, s’il y en a une, se situerait certainement entre les deux.

Nous pouvons également évoquer le « Cloud Hybride » qui est une architecture technique vous ouvrant plus de possibilités tout en optimisant vos coûts.

Chez Damaris, nous vous proposons indifféremment l’intégration de Damaris RM sur un de vos serveurs ou sur un serveur en ligne managé par nous.

Évaluons ensemble chaque solution, car il y a des avantages et des inconvénients pour chaque architecture cible. L’hybridation vous procure un « Juste milieu » évolutif dans le temps.

PDF ou EDI ?

Dans les processus de dématérialisation des documents de gestion, comme par exemple les factures, la question se pose sur les formats d’échanges des documents.

Le PDF est le format idéal d’échange de documents numériques humainement lisible et largement diffusé.

Vous aurez rarement des soucis de lecture de ce format chez vos clients ou vos fournisseurs.

Par contre, le PDF n’offre pas un traitement optimale et sûr des données qu’il contient. Car, le cahier des charges du format PDF (Portable Document Format) était bel et bien sa portabilité, le fait qu’il puisse circuler facilement, pas pour en traiter les données.

D’autre part, les flux EDI (Échange de Données informatisé) regroupe un certain nombre de protocoles et de formats permettant le dialogue entre deux ordinateurs.

Mais comme son nom le laisse présager, un humain aura beaucoup de mal à exploiter naturellement des fichiers EDI, totalement illisibles pour des non-techniciens.

Avec le format hybride FACTUR-X, les concepteurs ont imaginé un format mixant les deux mondes.

Ce format renferme à la fois un PDF humainement accessible et des données XML traitables par un ordinateur.

A notre avis, le format FACTUR-X est idéal pour un large échange de vos factures sortantes et entrantes.

C’est pour cette raison que nous avons intégré en standard, la génération de vos factures clients et l’acceptation de vos factures fournisseurs dans au format FACTUR-X.

Financez la dématérialisation de vos documents

Comment financer la digitalisation de vos documents ?

Vous réfléchissez comment optimiser l’accès aux documents pour vos équipes, vos clients ou vos fournisseurs.

La question du financement du projet vient sur le tapis.

Plusieurs établissements bancaires proposent des prêts spécifiques pour que vous puissiez démarrer dans de bonnes conditions.

Pourquoi faire financer sa solution de dématérialisation ?

Dans ces moments d’incertitude du futur, il est légitime de se poser la question du financement de ses projets informatiques.

Vous êtes éventuellement tenté de reporter ce type de projet, après tout, vous vivez bien avec les outils actuels.

Cependant, nous pensons que tout projet informatique reporté est préjudiciable pour votre Entreprise. En effet, au même moment, vous prenez du retard vis à vis de vos concurrents et continuez à disperser votre énergie et votre argent dans des méthodes de travail désuètes.

Pour rappel, la dématérialisation des documents vous permet de réduire de manière significative la consommation de papier, d’encre ou de timbrage.

De plus, la mise à disposition des documents numériques de manière sélective et sécurisée vers vos clients leur évite de vous contacter par téléphone pour accéder à leurs documents.

En résumé, plus vous fluidifiez vos processus, plus vous gagnez du temps et fidélisez vos clients.

Qui finance la dématérialisation des documents ?

En fait, nous sommes sortis de l’époque pionnière de la dématérialisation des documents vers une pratique facile et efficace.

C’est pour cette raison que le Gouvernement Français utilise massivement ces technologies pour sa propre optimisation.

L’État Français met à votre disposition des outils en ligne pour que vous puissiez trouver des solutions.

Le portail de la transformation numérique des Entreprises est à votre disposition à cet effet.

Mais vous pouvez également contacter vos propres Banques qui proposent des produits en ce sens.

Voici quelques exemples :

CIC : Le Prêt Transition numérique

Banque Populaire : Le prêt SOCAMA

BNP Paribas : Le Pack Numérique

Attention : Ces exemples ne garantissent aucunement le fait que vous puissiez obtenir ces aides ou mêmes qu’ils soient adaptés à votre cas particulier.

L’idée ici c’est de vous sensibiliser qu’il est essentiel pour votre Société d’avancer dans les projets de dématérialisation des documents et le fait de trouver des moyens de leur financement prouve l’intérêt grandissant des opérateurs.

Et l’auto-financement ?

Selon le niveau de votre trésorerie et le montant du projet vous pouvez également avoir recours à l’auto-financement.

Cet article a pour objectif de vous sensibiliser sur le sujet de la dématérialisation et le retour sur investissement très rapide.

Qui dit retour sur investissement dit grand intérêt à démarrer le plus tôt possible et de profiter justement du ROI.

Contactez-nous pour échanger sur ces sujets

Fin de vie Apache Tomcat 7 annoncée

Apache Tomcat 7

Cette version est sortie en 2010 et a apporté un grand nombre de nouveautés à son époque.

Après une belle carrière de plus de 10 ans, elle va tirer sa révérence le 21 mars 2021.

Il est à noter que Apache Tomcat v7 s’accompagne d’une mise à jour de la machine virtuelle Java également.

Les conséquences de cet arrêt

Apache Tomcat 7 est encore utilisé par les clients de Damaris pour faire fonctionner les outils Damaris LDS, Damaris LDSWeb2 et Damaris Archives v2.

Les clients utilisant ces solutions ont majoritairement migré vers Damaris RM et tout l’écosystème qui va avec, dans le cadre de l’offre de migration très avantageuse proposée par la société Damaris.

En effet, nous avons décidé de faciliter l’accès à la nouvelle solution Damaris RM qui fonctionne sous Apache Tomcat 9 en proposant la gratuité de la licence Damaris RM pour tous les clients sous contrat de maintenance.

La date du 21 mars 2021 va s’approcher à grands pas. Nous pensons qu’il est temps d’étudier ensemble l’opportunité de basculer vers les nouveaux outils et de pérenniser pour de longues années vos investissements.

Le rétroplanning

Maintenant que la date de fin de vie d’Apache Tomcat 7 est connue, il convient d’établir un rétroplanning pour évaluer les dates jalon pour une migration sans heurts.

Voici les grandes étapes d’une migration vers Damaris RM :

L’atelier d’audit et la conception de la migration
La rédaction et la validation du cahier de conception
Les tests sur un jeu étalon
Les modifications éventuelles du cahier de conception
La validation et le passage en production

Chez Damaris, nous avons la chance d’avoir effectué plusieurs dizaines de migrations de ce type et avons acquis une grande expérience.

Par où commencer ?

Vous possédez une licence Damaris. Vous êtes candidat(e) pour obtenir une licence serveur Damaris RM.

De ce fait, nous vous proposons d’évaluer gratuitement la solution Damaris RM grâce à une maquette sans engagement.

Ainsi, vous pourrez juger « Sur pièce » les possibilités de la nouvelle solution.

Il convient de mettre en avant certaines caractéristiques de cette solution :

Full Web
La disponibilité de l’application Damaris Mobile (Android et iOS)
Le pilote d’impression Damaris Printer
Le coffre-fort numérique
Le Workflow
La dématérialisation fiscale
La disponibilité des connecteurs vers Chorus Pro, France Connect, Google Drive, Microsoft SharePoint, FACTUR-X, HL7, etc.

Les impacts pour Damaris RM

La solution Damaris RM est également impactée par l’arrêt de service de Tomcat 7. En effet, les versions antérieures à Damaris RM v5.4 fonctionnent sous Apache Tomcat v7 et Java v7.

Si vous exploitez une de ces versions, veuillez procéder à la mise à jour de votre outil.

Le mode opératoire de la mise à jour vers Damaris RM v5.4 et supérieurs est disponible dans la documentation en ligne.

Contactez-nous pour une maquette gratuite

Partenariat Cepheos / Damaris

Cepheos et Damaris deviennent partenaires

La transformation numérique des organisations est en route. Malgré un investissement constant, les grandes fonctions administratives nécessitent des outils de dématérialisation adaptés.

Ce partenariat vous apporte à la fois un savoir-faire de gestion de projets et de consulting de pointe allié à un écosystème de dématérialisation de documents.

Les équipes se connaissent depuis plus de 15 ans. Ce partenariat est devenu évident au fil des discussions entre nos équipes. La confiance est la base de nos travaux.

Présentation de Cepheos

Cepheos accompagne ses clients dans la transformation digitale de haut niveau.

Elle apporte des connaissances dans la gestion de projets et le consulting.

Composée de consultants très expérimentés, leur apport organisationnel est primordial dans la mise en place des solutions de dématérialisation.

Présentation de Damaris

L’équipe Damaris met sur le marché des solutions de dématérialisation de documents depuis plus de 30 ans.

Au fil des versions, un véritable écosystème est disponible permettant à ses clients de réussir leurs projets de digitalisation.

Les Contacts

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

Le Contact Cepheos

Le Contact Damaris

Covid19 : La Chambre d’Agriculture de Saône-et-Loire passe à la signature électronique pour les déclarations PAC 2020

Le contexte

Le confinement dû au Covid-19 a fait annuler tous les déplacements des conseillers chez les agriculteurs pour leur faire signer les contrats dans le cadre de la PAC 2020.

Les agriculteurs étant en grande incertitude économique, il était hors de question de reporter le montage des dossiers de déclaration PAC 2020.

L’idée de la dématérialisation est née permettant une signature des documents à distance.

La solution fonctionnelle

Le principe consiste à mettre dans un coffre-fort numérique sécurisé les documents que l’agriculteur pourra visualiser à distance. Une fois d’accord, il ou elle pourra les signer électroniquement.

Ce principe a été soumis et validé par la Chambre d’agriculture de Saône-et-Loire et par sa compagnie d’assurance.

Voici le schéma de principe pour la signature électronique de l’agriculteur ou de l’agricultrice :

Dépôt des documents à signer par le conseiller de la Chambre d’Agriculture de Saône-et-Loire
Envoi par SMS d’un code unique (Code PIN) sur le téléphone mobile de l’agriculteur et d’un mail pour le lien vers le portail
Signature de l’agriculteur par saisie du code PIN sur le portail Damaris RM
Signature électronique de la Chambre d’Agriculture et archivage dans le coffre-fort numérique
Livraison périodique des documents PDF signés par les deux parties
Récupération et archivage des documents signés à la Chambre

La mise en place et l’utilisation de la plate-forme

La société Damaris déjà partenaire de la Chambre pour la dématérialisation des bulletins de paie, a été sollicitée pour proposer une plate-forme.

En moins d’une semaine, le système a pu démarrer, d’abord en test avec quelques conseillers et agriculteurs, puis déployé vers les autres utilisateurs.

Avec l’aide très précieuse des équipes de la Chambre d’Agriculture de Saône-et-Loire, le portail Damaris a pu être monté en un temps record.

Les avantages de la solution

Tout d’abord, l’objectif principal est atteint, plus besoin de se déplacer dans les exploitations pour faire signer des papiers. Plus besoin non plus de recourir aux échanges physiques de courriers, avec une grande incertitude des livraisons.

Les conseillers se concentrent sur l’essentiel de leurs actions pour aider les exploitants à préparer leur dossier PAC 2020.

A la fin de la campagne, la Chambre d’Agriculture s’attend à une grande optimisation des tâches administratives car tous les documents signés électroniquement seront disponibles dans le coffre-fort, sans avoir besoin de les réclamer aux divers interlocuteurs.

Pour en savoir plus, contactez-nous.

Les avantages de la dématérialisation des factures clients

Covid-19 révélateur de points d’améliorations

Nous sommes dans une séquence inédite dans le monde des affaires. Tous les rendez-vous physiques sont mis entre parenthèses. Pour autant, nous devons imaginer une continuité de service.

Comment acheminer les factures vers nos clients avec des centres de tri postaux fermés ou des facteurs en confinement ?

Les factures pour être payés

Nos organisations ont besoin de cash pour vivre. La cash provient des paiements de nos clients.

Dans les relations B2B, c’est-à-dire une relation entre sociétés, les clients nous paient lorsqu’ils ont reçu les factures.

Donc, l’enjeu de la dématérialisation des factures clients n’est pas seulement l’optimisation des coûts ou l’accélération de la diffusion. Cette bonne pratique devient de fait vitale pour pouvoir être payé.

J’expédie mes factures par email

C’est un premier pas qui vous permet de distribuer numériquement vos documents. Mais cette méthode a plusieurs inconvénients.

Tout d’abord, l’envoi par email n’est pas considéré comme de la dématérialisation fiscale. Elle ne garantit ni l’émetteur, ni l’horodatage et ni la non-altération des documents délivrés.

De plus, vous risquez de passer énormément de temps et augmenter le risque des erreurs d’acheminement. Qui n’a pas envoyé le bon document au mauvais destinataire ?

Je n’aurai jamais le temps de mettre en place une solution

La mise en place d’une dématérialisation fiscale des factures clients est relativement rapide et simple.

En quelques semaines, votre solution peut être mise en place et fonctionnelle.

Ici, nous évoquons bien évidemment une dématérialisation industrialisée permettant l’acheminement automatisée des documents, avec la mise dans un coffre-fort numérique.

La dématérialisation fiscale nécessite un certain nombre de prérequis que les professionnels du secteur ont intégré en standard dans leur solution.

Le cadre légal

Depuis janvier 2017 l’État français a lancé une réforme dite « Loi Macron 1 » qui vous autorise à dématérialiser vos factures émises en B2B, c’est-à-dire entre sociétés.

Le calendrier avait prévu l’ouverture à toute taille d’organisations pour janvier 2020, donc nous y sommes.

Concrètement, aucun de vos clients ne peut refuser la dématérialisation de vos factures.

Alors, allez-y !

Les avantages de la dématérialisation des factures clients

Hormis une distribution certaine des documents numériques, sans être liés à l’ouverture des Centres de tri postaux, nous pouvons évoquer les avantages suivants :

L’optimisation du coût de distribution, puisque ce mode vous évite un timbrage de plus en plus cher
La certitude de l’acheminement par le statut « Vu » dans le coffre-fort
La non-modification des documents par l’utilisation de la signature électronique
L’horodatage des actions
L’amélioration de vos relations clients en leur offrant des outils adaptés

L’avenir de la dématérialisation des factures

Depuis quelques années, l’Union Européenne a adopté un nouveau format de PDF, la FACTUR-X.

Ce format hybride vous permet de transmettre vos factures qui seront exploitables soit par des comptables ou directement intégrables dans les progiciels de vos clients.

Tous les organismes publics acceptent le format FACTUR-X sur la plate-forme Chorus Pro.

Pour plus d’informations, Contactez-nous

La dématérialisation au secours du Télétravail

Qu’est-ce que le Télétravail ?

Nous vivons actuellement une période délicate dans notre vie professionnelle nous imposant de travailler depuis notre domicile.

Ce genre de situation n’est pas seulement liée à un cas exceptionnelle comme le confinement pour cause de freinage d’un virus dangereux.

Les employé(e)s de nos organisations ont parfois d’autres contraintes leur imposant le télétravail.

Le code du travail prévoit le recours au télétravail, qu’il soit obligatoire ou volontaire.

Les contraintes du Télétravail

Pour pouvoir travailler de chez soi, il convient d’avoir la possibilité de le faire. Bien évidemment, ici l’on évoque le sujet de travaux ne nécessitant pas d’être à un endroit particulier pour exercer son métier.

Nous allons nous limiter aux métiers administratifs ou commerciaux pouvant être exécutés à distance.

Mais même dans ce cas, si nous n’avons pas organisé cette éventualité nous allons avoir du mal à y arriver.

Par exemple, une personne devant traiter des dossiers devra pouvoir y accéder. Mais si ces derniers sont dans les placards du bureau, cela va devenir problématique.

La dématérialisation des processus et la numérisation des documents sont des bonnes pratiques favorisant le télétravail.

La distribution des documents

Votre organisation distribue régulièrement des documents à des tiers pour qu’ils puissent être informés ou qu’ils puissent exercer leur métier.

Nous pouvons citer les cas suivants :

Les bulletins de paie de vos salariés
Les factures clients
Les preuves de livraison
Les contrats
Les règlements de vos fournisseurs
Etc.

Pensez à ceux ou celles qui attendent ces documents pour pouvoir continuer leur travail. Mettez en place des solutions de distribution optimales et sécurisées.

L’accès à vos documents

Une fois en télétravail, vous avez mis en place tous les équipements indispensables pour poursuivre votre activité.

Mais voilà, vous avez besoin des informations disponibles uniquement dans les dossiers suspendus à votre bureau.

Comment faire ?

Il n’y a pas de solution miracle, il faut juste entrer dans un processus général de digitalisation des travaux administratifs vous permettant un accès permanent, sélectif et sécurisé à vos documents.

Le sujet n’est pas simple. Chez Damaris, nous avons la chance d’avoir participé à la mise en place de plus de 2000 projets en 30 ans.

La numérisation des documents

Ici, nous sommes dans le cas où le document papier existe et qu’il faudra créer une version numérique la plus fidèle possible à l’original.

Notre filiale Scan Concept propose ses prestations de services pour numériser vos documents précieux soit directement sur votre site ou en atelier.

Quelles solutions adopter ?

Il existe des technologies et des bonnes pratiques simples éprouvées et efficaces.

Chez Damaris, nous prônons la dématérialisation depuis plus de 30 ans.

Cela consiste à réfléchir en amont et mettre en place des solutions fiables et pérennes.

La dématérialisation des documents

Cette bonne pratique consiste à ne pas produire du papier et de diffuser les documents de manière numérique.

Cela peut également consister à favoriser la réception des documents externes comme les Factures fournisseurs.

De nouvelles normes (FACTUR-X) vous aideront dans cette démarche.

Pour plus d’informations, Contactez-nous