Damaris RM v7.1 est disponible

Les nouveautés de Damaris RM version 7.1

L’esprit de cette nouvelle version

Nous pensons qu’une solution de dématérialisation doit offrir une sécurité maximale tout en offrant de larges possibilités de partage des documents.

C’est dans cet esprit que Damaris RM v7.1 a été développé.

 

Le partage des documents

Partager avec Damaris RM

 

Partagez de manière sélective et sécurisée vos documents en utilisant les liens URL, l’envoi par email, le dépôt sur Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

 

La traçabilité

traçabilité archives physiques

Un des éléments essentiels du standard Records Management est la traçabilité.

Vous pouvez maintenant suivre le parcours des archives physiques pour savoir qui a consulté quels documents.

Ceci est déjà disponible pour les documents numériques.

 

La création de documents PDF à partir d’une base de données

La solution Damaris RM crée déjà des documents à partir de fichiers XML, CSV ou Texte.

Cette nouvelle version ajoute la possibilité de le faire à partir de données en base.

 

Pour plus d’informations, Contactez-nous

Connecteur Azure AD dans Damaris RM

Microsoft Azure AD

Simplifiez la connexion de vos utilisateurs à Damaris RM

Vous disposez d’un annuaire Microsoft Azure AD (Active Directory).

Vous pouvez maintenant utiliser le connecteur pour synchroniser la liste des utilisateurs et leur permettre une connexion sans saisie de leur code ou mot de passe.

La création automatique des utilisateurs

Une fois votre serveur Damaris RM configuré et en lien avec votre Microsoft Azure AD, les comptes utilisateurs sont créés pour chaque personne habilitée à se connecter.

De plus, selon le groupe AD, vous pourrez octroyer des droits différents à chaque utilisateur.

 

L’authentification automatique (Single Sign On)

De plus, le connecteur Azure AD vous permet de ne plus réclamer d’authentification pour les utilisateurs connus.

Ainsi, l’utilisateur ou l’utilisatrice accède directement à ses outils sans se soucier de gérer un code utilisateur ou un mot de passe.

 

La mise à jour de la liste des utilisateurs

Si une personne change d’attribution ou quitte l’annuaire, le système prend directement en compte ces modifications.

 

Comment accéder à ces fonctions ?

Pour exploiter ces nouvelles fonctions, il vous suffit de mettre à jour Damaris RM vers la version 6.5 disponible depuis le 15 juillet 2019.

Pour plus d’informations, contactez-nous.

 

Société Inbusol partenaire Damaris dans le Pacifique

Inbusol

Les sociétés Inbusol et Damaris signent un accord de partenariat pour la distribution des solutions Damaris RM dans le Pacifique.

La forte présence de Inbusol en Nouvelle-Calédonie et en Polynésie Française vient compléter la couverture territoriale de Damaris.

Damaris, présente sur le territoire depuis 2005 conforte sa position et peut ainsi proposer un service local.

L’offre Inbusol / Damaris RM

Inbusol propose d’ores et déjà une offre Damaris RM en mode SaaS sur un serveur dédié. Le serveur https://pacific.damaris.pro/DamarisRM est aux normes ISO27001 et en parfaite conformité avec le RGPD.

Les solutions proposées sont :

Damaris Inbusol Pacifique Tahiti

Archimag parle de Damaris

Archimag SERDA

Archimag, le magazine de référence dans les métiers d’archivistique, de Records Management et de dématérialisation a fait un « Panorama des tiers archiveurs ».

Nous remercions le travail professionnel approfondi effectué par l’équipe d’Archimag.

Ils citent la société Damaris dans le domaine d’archivage numérique externalisé.

Vous pouvez retrouver les informations ici : https://www.archimag.com/le-kiosque/mensuel-archimag/mag-319/technologies-vocales/pdf

Au-delà de la liste des acteurs, l’article d’Archimag sur le tiers archivage et l’externalisation des archives évoque une pratique de plus en plus répandue.

Avec la Loi Travail et la Loi dite « Macron 1 » vous êtes poussés à recourir aux professionnels du domaine.

La société Damaris propose des services de Coffre-fort en ligne depuis les années 2000.

 

Pourquoi archiver en ligne ?

La question mérite d’être posée pas uniquement sur les notions d’administration effectuée par des professionnels. Mais surtout il s’agit de l’ouverture la plus large possible pour que vos clients, fournisseurs ou salariés puissent échanger des documents avec vous.

Pour autant, il ne faut pas faire l’amalgame entre le stockage en ligne comme Google Drive ou Dropbox, mais plus un échange officiel de documents légaux.

 

Les avantages d’une solution Damaris RM

Lorsqu’il s’agit d’ouvrir des centaines ou des milliers de comptes utilisateurs et de distribuer le plus automatiquement possible vos documents, un simple stockage en ligne ne pourra faire l’affaire.

En effet, la solution Damaris RM connectée à votre ERP vous permet la création de comptes tiers en automatique et de diffuser vos documents dès leur création.

C’est cet aspect du besoin qu’est décrit dans l’article d’Archimag.

 

 

Créez vos documents numériques

Principe de création document numériques

Créez vos documents numériques de gestion

Grâce à la solution Damaris RM, créez des PDF ou PDF/A à partir de vos données.

L’objectif de ce module est de vous permettre de dématérialiser le plus possible vos documents de gestion avant de les distribuer à vos clients, vos fournisseurs ou à vos salariés.

 

Créez vos factures clients numériques

Vous disposez d’une solution de gestion commerciale ou d’un ERP qui génère les données de facturation.

Ces données ont besoin d’être mises en forme avant leur distribution.

Si votre système actuel ne permet pas une génération au format PDF, vous avez ici un outil idéal de mise en page.

Dans le cadre de la Loi dite « Macron 1 » vous avez la la possibilité d’émettre des factures au format PDF et de les délivrer à vos clients.

La solution Damaris RM est le bon outil pour générer massivement ces documents, de les signer et de les distribuer numériquement à vos clients.

 

Créez vos bons de livraisons

Dans votre activité, vous délivrez des biens.

Pour valider la bonne livraison, vous utilisez une preuve, comme les bons de livraison.

Pour faciliter l’exploitation des actions logistiques, vous pouvez ajouter un code-à-barres sur vos BL.

Ainsi, lors du retour des documents, vous pouvez valider le bon traitement des documents en lisant simplement le code-à-barres.

L’outil « Modèle FDI » intégré en standard dans Damaris RM vous permet d’imprimer des informations au format code-à-barres.

 

Créez vos récépissés émargés

L’enjeu de la refonte du récépissé émargé nous semble très importante.

En effet, ce document est un pivot entre l’expéditeur qui souhaite être informé le plus vite possible de la bonne livraison pour déclencher sa facture.

Pour le destinataire, c’est la garantie de la bonne réception des marchandises attendues.

Et pour le transporteur, c’est la validation de son service dans le respect du cahier des charges.

Pour cela, ce document doit être à la fois simple à déchiffrer et doit contenir toutes les informations indispensables.

La société Damaris accompagne ses clients logisticiens ou expéditeurs pour concevoir ce type de document.

Ici également, le code-à-barres ou le QR Code sont de grand secours.

 

Créez vos bulletins de paie

Vos employés attendent leur bulletin de paie chaque fin de mois.

Pensez à créer des documents le plus lisibles possible pour faciliter le déchiffrage pour vos salariés.

Les modifications permanentes de ce type de document pourront totalement être gérées par le module FDI.

Tous les mois, plusieurs dizaines de milliers de bulletins sont générés par Damaris RM.

 

Les avantages de la solution Damaris RM

La solution Damaris RM vous offre la possibilité de mettre en forme vos données brutes.

Les données peuvent être aux formats texte, CSV ou XML.

De plus, vous pouvez ajouter des logos, changer de police de caractères et de positionner les informations sur la page.

Changez le format ou le logo selon les valeurs d’un champ.

Par exemple, si vous avez plusieurs établissements, créez vos documents avec le bon logo pour chacune de vos sociétés.

 

La création et la maintenance des fonds de pages

Le principe du module FDI c’est de générer des documents au format PDF au fil de l’eau.

Si le mois prochain le fond de page de votre type de document varie, mettez à jour le format et le générateur FDI va créer les nouveaux documents avec le nouveau modèle.

Le générateur FDI est très simple, efficace et rapide.

De plus, Damaris RM et FDI sont en conformité totale avec les dispositions fiscales et juridiques.

 

La signature électronique

A la fin du processus de création des documents, appliquez un certificat de signature électronique avant la diffusion des documents.

 

 

Dématérialisation : Les tâches manuelles

Tâches manuelles

Les tâches manuelles c’est quoi ?

Vous êtes dans un processus de dématérialisation de vos flux. Force est de constater que malgré vos efforts, des tâches difficilement automatisables subsistent.

Par exemple, vous recevez des documents par courrier qu’il convient de décacheter avant leur traitement.

Une fois les documents numérisés, vous devez les conditionner dans une boite d’archives.

Pour le moment, ces tâches sont compliquées à tracer et à mesurer en termes de charge.

 

Améliorer la gestion des tâches manuelles

En prenant en compte les principes du Records Management et du Business Process Management, nous venons d’ajouter quelques outils dans l’écosystème Damaris RM.

 

Les tâches manuelles dans Damaris RM

Cette nouvelle fonction vous permet de configurer des tâches manuelles effectuées au sein de votre organisation et de les distribuer aux opérateurs et opératrices habilités.

Chaque personne va pouvoir indiquer le démarrage d’une session.

Elle peut soit suspendre une tâche en cours et la reprendre.

A la fin de son opération, elle indique qu’elle a terminé sa tâche et la quantité d’unités d’œuvre réalisée.

Ces informations viennent mettre à jour une base de données centralisée.

 

Les tâches manuelles dans Damaris Mobile

De même, les personnes habilitées peuvent accéder aux fonctions de démarrage et d’arrêt à partir de leur application Damaris Mobile.

Damaris Mobile tâche manuelle

 

Les « Déclencheurs » dans Damaris RM

Les déclencheurs vous permettent de définir l’enchaînement des actions entre des tâches manuelles et des tâches automatisées ou inversement.

Une fois la tâche primaire terminée, la tâche suivante se lance automatiquement.

Si la tâche suivante est manuelle, le ou les utilisateurs en charge sont notifiés.

C’est le principe du Business Process Management.

 

Les statistiques des tâches manuelles

A tout moment, vous pouvez obtenir des statistiques sur les tâches manuelles exécutées par vos opérateurs et vos opératrices.

 

Statistiques Tâches manuelles

 

Matinale RSM : Dématérialisation des factures clients

Matinale RSM Damaris Dématérialisation factures clients

Très belle matinée passée avec plus d’une vingtaine de participants.

Depuis 2012, l’Etat est dans l’obligation de recevoir toutes les factures de ses fournisseurs par voie électronique.

Les émetteurs de factures dématérialisées à destination de l’État, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs, doivent suivre un calendrier progressif obligatoire pour émettre leurs factures via le portail Chorus Pro. A compter du 01/01/2019 toutes les entreprises de plus de 10 salariés seront dans l’obligation de transmettre leurs factures à destination des collectivités publiques en dématérialisé.

Pourquoi ne pas en profiter pour passer à un mode de facturation moderne, sécurisé et efficace pour l’ensemble de vos clients ?

Nous vous proposons une matinale animée par RSM et la société DAMARIS pendant laquelle nous aborderons, entre autres, les points suivants :

  • Quelle législation en matière de dématérialisation de factures
  • Quelle sécurité ?
  • Quels process adopter ?
  • Quel est le retour sur investissement ?
  • Doit-on mettre en place une facturation dématérialisée quelque soit la taille de l’entreprise ?

La session s’est déroulée le Mardi 18 décembre, de 8H15 à 9H30 chez RSM Rhône-Alpes.

Damaris RM version 6 disponible

Damaris RM version 6

Damaris RM version 6 livré le 15 septembre 2018

Nous avons le plaisir de vous annoncer la disponibilité de Damaris RM version 6.

C’est la cinquième année consécutive que la société Damaris délivre le 15 septembre de chaque année la version majeure de Damaris RM.

Le Road Map Damaris a été mis en place en 2013 et depuis ce temps, les livraisons s’enchaînent tous les deux mois.

 

Les nouveautés de Damaris RM version 6

Voici quelques fonctionnalités marquantes intégrées dans la solution de dématérialisation Damaris RM :

 

Contrôle signature électroniqueConnecteur Chorus ProConnecteur CPAStatistiques graphiques

 

 

  • Le contrôle des signatures électroniques des PDF
  • Les statistiques graphiques
  • La gestion des tâches manuelles
  • Le connecteur Chorus Pro
  • Le connecteur Compte personnel d’Activité (CPA)
  • Etc.

 

Accéder à la mise à jour de Damaris RM version 6

Vous êtes client Damaris, quel que soit le produit acheté, nous vous proposons une offre de migration vers Damaris RM version 6.

Si vous avez déjà installé la solution Damaris RM, vous pouvez télécharger directement le progiciel sur https://extranet.damaris.pro

Si vous utilisez un progiciel autre que Damaris pour la gestion de vos documents numériques ou physiques, nous proposons également une migration de vos documents précieux vers Damaris RM version 6.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.

 

OGE Montpellier dématérialise les documents cadastraux

 

OGE Montpellier dématérialise documents cadastraux

L’Ordre des Géomètres Experts de Montpellier Languedoc Roussillon lance la campagne de dématérialisation des documents cadastraux de sa région.

Pour cela, il a contractualisé avec le Groupe Damaris Scan Concept.

La signature du contrat s’est déroulée lors de l’Assemblée Générale de l’OGE Montpellier à Mende le 12 avril 2018.

Cette opération consiste à numériser les documents cadastraux (Documents d’arpentage, Croquis d’arpentage, Plans de remembrement, etc.) directement au sein de chaque CDIF de la région.

Ensuite, tous les documents numérisés sont géolocalisés sur la carte de France et versés dans la base de données en ligne Géofoncier.

 

 

Connecteur Chorus Pro dans Damaris RM

Connecteur Chorus Pro

Vous vendez des produits et des services aux établissements publics. Depuis janvier 2018 vous êtes invités à délivrer vos factures sur le portail Chorus. Si au départ cette dématérialisation est vue comme une optimisation, sa mise en place reste complexe.

La solution Damaris RM servant à archiver et à diffuser vos factures clients vient de se doter du connecteur vous permettant de déposer automatiquement vos factures sur Chorus Pro.

De plus, pour vous éviter de gérer les factures pour les établissements publics des autres pour les entreprises privées, Damaris RM vous permet de lister les clients concernés et de vous faciliter la vie.

Vous trouverez des informations complémentaires ici : Connecteur Chorus Pro dans Damaris RM.

Appelez Damaris