Dématérialisation et écologie

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dématérialisation documents et écologie

Depuis plus de 34 ans, la société Damaris propose des solutions pour optimiser la circulation et l’archivage de l’information de gestion.

La question écologique peut se poser sur les impacts envirenomentaux avant et après la dématérialisation et la numérisation des documents.

Les impacts écologiques de l’usage du papier

Partons d’un exemple concret de la facture clients émise par nos organisations. Dans les années 1990, ce document est majoritairement imprimé, puis envoyé par la poste.

Les éléments consommés sont les suivants :

  • Le papier servant de support au document
  • Le toner de l’imprimante
  • L’électricité pour la fabrication du papier et pour son impression
  • Le bois coupé constituant le pulpe du papier
  • L’eau pour la fabrication du papier
  • Le carburant pour faire délivrer le pli postal
  • Le temps passé des personnes pour l’impression, la livraison et le traitement du document

En étudiant la fabrication des feuilles de papier, nous nous sommes rendus compte que la consommation de l’eau et de l’électricité étaient bien plus impactantes en comparaison aux arbres coupés.

Les impacts envrinementaux de l’usage du numérique

Il est maintenant clair que le numérique n’est certainement pas neutre sur l’environnement.

Néanmoins, il convient d’en comparer les effets vis à vis du papier.

Pour cela, il convient de distinguer deux périodes, la dématérialisation du duplicata des factures consistant à supprimer les impressions inutiles des documents et continuant à délivrer l’original par la poste. Cette première phase s’est mise en place dans les années 1990. En 2023, nous abordons la deuxième phase en dématérialisant fiscalement les factures envoyées électroniquement aux destinataires.

Pour cela, l’Etat nous impose un archivage pérenne de 10 ans de chaque document.

Il faudra donc comptabiliser l’usage de l’informatique pour la préservation de ces documents pendant cette période.

Le bilan écologique de la dématrialisation

Il est encore difficile d’établir un bilan précis, mais voici un tableau qui va permettre de lister les ingrédients intervenant dans le calcul.

 PapierNumérique
Eau+
Eléctricité
Pétrole (livraison physique)+
Chimie
Temps humain+
Archivage long terme+
Occupation des surfaces+

SAE Système d’Archivage électronique

SAE Coffre-fort numérique

Introduction

Cet acronyme désigne des solutions permettant d’archiver des documents numériques ou plus largement des fichiers de manière pérenne.

Le principe consiste à offrir un ensemble de fonctions de versement et de mise à disposition des documents.

Pour y parvenir un SAE doit permettre la mise en place d’un plan de classement et la structuration des utilisateurs et des utilisatrices devant interagir avec le système.

Le SAE va ensuite gérer le cycle de vie des documents, selon les besoins internes et règlementaires liés à chaque typologie des documents, ainsi qu’aux événements survenus autour des documents.

Un SAE propose également un système de traçabilité des actions. Il est largement préférable qu’un SAE mette en œuvre la norme ISO15489 sur le Records Management.

La solution Damaris RM offre les fonctions nécessaires pour couvrir vos besoins en termes d’un SAE :

  • La description de votre plan de classement
  • La gestion de vos utilisateurs structurés selon leur appartenance à un groupe ou à un service de votre organisation
  • Le contrôle des accès aux documents et la communicabilité des documents
  • La traçabilité de toutes les actions effectuées dans le système
  • La gestion du cycle de vie des documents selon la typologie et jusqu’aux éliminations normalisées

Bien entendu, nous apportons un grand soin au sujet du RGPD, certains documents pouvant contenir des données personnelles.

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Les modes de versements des documents

La solution Damaris RM propose en standard un grand nombre de fonctions pour que vous puissiez déposer vos documents de manière égrenée ou massive.

Voici une liste de ces fonctions :

  • Cliquer / déposer
  • Email entrant
  • Web Service
  • Portail de dépôt de documents
  • Lien avec Microsoft Office
  • Damaris Printer
  • Damaris Mobile
  • Etc.

 

Le contrôle d’accès aux documents

Contrôle d'accès

La sécurisation et la traçabilité des accès aux documents reste un élément essentiel d’un SAE.

Il est indispensable d’offrir un outil de diffusion des documents de manière simple et rapide aux seules personnes habilitées à les consulter.

Paramétrez de manière très fine et sécurisée l’accès aux documents archivés.

Seules les personnes habilitées pourront accéder aux documents.

Chaque accès est tracé et pourra être audité.

La gestion du cycle de vie des documents

Pour chaque typologie de documents, l’administrateur fonctionnel va paramétrer la durée légale de conservation. Cette durée va ensuite être utilisée en lien avec une date de référence pour calculer la date d’application de sort final, ou plus simplement, la date d’élimination.

Un Workflow vous permet de retrouver les documents

Les normes et les règlements concernés

ISO 15489 Records Management

La solution Damaris RM est une implémentation basée sur les normes suivantes :

Votre serveur de recette Damaris RM

Damaris RM

Pourquoi un serveur de recette Damaris RM ?

Vous exploitez la solution Damaris RM pour dématérialiser vos documents. La société Damaris vous propose de mettre à votre disposition un serveur de recette vous permettant de tester les nouvelles versions avant leur mise à jour sur votre serveur de production.

Il nous semble très important de recourir à des phases de recette, avec un plan de tests avant chaque mise en production.

Comment ça marche ?

Nous vous proposons d’héberger pour vous un serveur de recette sur l’infrastructure Damaris.

Nous paramétrons une instance Damaris RM à la même version que la vôtre et importons une sauvegarde de votre base de données.

Ainsi, nous créons un environnement qui permettra de vérifier les différentes hypothèses dans les cas suivants :

  • Pour une mise à jour de votre version de Damaris RM
  • Pour tester une nouvelle configuration, sans gêner la production
  • Pour mettre en place de nouvelle filières et éviter les régressions éventuelles
  • Etc.

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Sécurisation Damaris RM

La sécurisation des données

Nous vous proposons de créer une instance privée et isolée des autres clients. Ainsi, nous réduisons les risques d’accès non-sollicitées à vos données.

Nous vous proposons également de mettre en place l’anonymisation des documents en utilisant des PDF de remplacement.

Nous utiliserons de vrais documents que dans le cas de tests spécifiques nécessitant la validation avec des fichiers originaux.

La mise en place du serveur de recette Damaris RM

Une fois le contrat signé, nous allons déployer votre instance et tester le bon fonctionnement.

Nous vous ouvrons ensuite l’outil pour que vous puissiez y accéder au même titre et avec les mêmes comptes utilisateur que votre serveur de production.

Les limites de la prestation

Le serveur de recette n’est pas censé contenir un volume important de données ou de documents.

De ce fait, nous allons en limiter la taille maximum.

La dématérialisation des CCPU

CCPU

CCPU ? Qu’est-ce que c’est ?

CCPU est l’acronyme du Certificat de Contrôle des Produits par l’Usine, ou Certificat matière selon EN 10204 – 3.1.

Ce document certifie la conformité des produits fabriqués en métal, par exemple en acier inoxydable et garantit que le produit suit les normes attendues.

De plus, le CCPU permet aux installateurs des produits en question de vérifier que les mesures effectuées correspondent bien aux attentes du système final.

Vos clients demandent expressément ce document lors de la livraison des pièces.

La référence du CCPU est souvent matérialisée par le « Heat Number ».

La dématérialisation des CCPU

Pourquoi dématérialiser les CCPU ?

Le volume grandissant des certificats pousse les acteurs du marché à optimiser et à sécuriser la livraison de ces documents.

Il est possible de traiter quelques dizaines de documents par jour, mais lorsque vous devez en traiter plus d’une centaine, la dématérialisation vous apporte plusieurs avantages :

  • La diminution drastique du temps de travail administratif de votre équipe
  • La réduction des erreurs humaines
  • La mise à disposition des documents, y compris hors des horaires d’ouverture de vos bureaux
  • La certitude de la bonne diffusion aux bonnes personnes
  • Etc.

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Dématérialisation CCPU
Chaine de valeur CCPU

Comment dématérialiser les CCPU ?

Il existe trois cas potentiels selon votre métier.

Vous êtes fabricant

Dans ce cas, vous allez établir le CCPU après les tests effectués sur les produits à livrer.

Ces documents peuvent ensuite être mis dans un coffre-fort numérique à destination de vos clients.

La solution Damaris RM est à même d’effectuer un rapprochement entre les CCPU, et les bons de livraison par exemple. Ainsi, grâce à ce rapprochement, nous pouvons déduire les clients qui auront besoin d’accéder aux bons CCPU et de les leur envoyer en automatique.

Vous êtes distributeur

Dans ce cas, vous recevez des CCPU en provenance de vos fournisseurs fabricants et devez les diffuser vers vos clients finaux.

La solution Damaris RM vous permet de créer un portail fournisseurs pour qu’ils puissent déposer directement les documents dans le coffre-fort.

Ensuite, en connexion avec votre ERP, elle vous permet de mettre en place une distribution automatique des CCPU par envoi d’email ou accessible sur le portail clients.

Vous achetez des produits en vue de leur utilisation

Vos fournisseurs distributeurs et fabricants doivent vous envoyer les CCPU.

Vous pouvez configurer un compte Damaris RM pour la réception automatique des documents, leur rapprochement avec vos achats et vérification de la complétude des certificats.

Cette bonne pratique vous permet également de notifier vos fournisseurs ayant omis de vous délivrer un document manquant.

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Conclusions

Il est toujours possible de traiter manuellement les CCPU. Mais l’augmentation du volume de ces documents vous oblige à mettre en place des processus de plus en plus lourds, avec peu de valeur ajoutée.

La dématérialisation des CCPU vous décharge de tous les travaux sans grande intérêt et réoriente votre équipe vers des travaux où l’humain garde toute sa place.

Vous pouvez mesurer directement le retour sur investissement de cette bonne pratique en calculant le temps absorbé par vos équipes. Utilisez leur talent pour des tâches à valeur ajoutée.

Gestion projet de dématérialisation

La facturation électronique à partir de 2026 ?

FACTUR-X Workflow

La facture numérique, c’est quoi exactement ?

La grande majorité des factures émises en France est issue d’un ordinateur. Les informations figurant sur le document final sont donc numériques à l’origine.

L’idée de l’État est d’optimiser les échanges d’informations entre les fournisseurs et les clients pour leur faciliter, accélérer et sécuriser la déclaration de la TVA.

Concrètement, cela revient à créer un fichier numérique utilisable directement par vos clients à intégrer dans leur système.

Un certain nombre de formats existe déjà. Les organismes publics ont mis en place le portail Chorus Pro depuis 2017. Ce portail accepte les flux de type EDI et surtout le format hybride FACTUR-X.

 

 

 

Qu’est-ce qui va changer à partir de 2024 ?

La Loi de finance de 2020, et plus précisément l’article 153 indique les échéances de la bascule vers la facture électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.

Entre 2026 et 2027 et selon la taille des Entreprises, vous aurez l’obligation de recourir à ce mode d’échanges de documents.

Si vous travaillez avec les organismes publics, vous utilisez d’ors et déjà le portail Chorus Pro.

Calendrier
FACTUR-X Format hybride

Comment ça marche ?

Finalement, le sujet va être simple. Il vous faut générer des fichiers compatibles avec l’interchange des factures et de les envoyer à vos clients de manière sécurisée.

De plus, selon la destination, vous aurez à gérer leur dépôt sur Chorus Pro pour les organismes publics ou directement vers vos clients privés.

Le choix du format de fichier dépend essentiellement du nombre de factures émis.

Nous pensons que les formats hybrides permettant un traitement à la fois humain et automatique vont nous permettre une transition beaucoup plus facile.

La fiabilisation des échanges est un élément essentiel et le coffre-fort numérique va jouer un rôle prépondérant dans le renforcement des infrastructures.

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Une technologie maîtrisée

Chez Damaris, nous avons anticipé cette évolution inéluctable depuis de nombreuses années.

La solution Damaris RM intègre dans sa version actuelle les fonctions suivantes :

  • L’émission de vos factures au format FACTUR-X
  • L’acceptation des factures entrantes au format FACTUR-X
  • La technologie du coffre-fort numérique
  • Le lien vers le portail Chorus Pro

En un seul outil, vous concentrez la totalité de vos besoins dans la dématérialisation de vos factures.

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La prochaine étape

Anticipez les futurs changements. Ici, nous parlons d’obligations qui vont nous être imposées dans deux ans seulement.

Pour cela, nous vous proposons de tester la solution Damaris RM et de vérifier son fonctionnement en lien avec vos outils informatiques.

Sachez que vous pouvez mettre en place la dématérialisation fiscale de vos factures entrantes et sortantes et ainsi optimiser vos coûts de distribution des documents.

Contactez-nous pour démarrer une maquette gratuite et sans engagement.

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Et si l’Hybride était la solution ?

Que vient faire l’Hybride dans la dématérialisation ?

Comme dans toutes les industries, nous remarquons que l’approche « Hybride » nous permet de gérer une transition parfois longue et complexe.

Dans la gestion des documents, comme ailleurs, nous commençons à expérimenter les bienfaits de la dématérialisation. Mais nous devons également gérer le lot des écarts dus à nous mêmes ou à nos interlocuteurs non-prêts pour ces évolutions parfois brutaux.

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La gestion multisupports

Depuis plus de 20 ans, la société Damaris s’est engagée dans la gestion la plus indifférenciée possible du support des documents.

Ainsi, vous avez des documents papier ou numérique, nous les prenons en charge et les traitons. Nous nous basons sur l’intégration de la norme ISO 15489 sur le Records Management.

Remarquez qu’aux yeux de vos clients, fournisseurs ou salariés le support du document importe peu. Ce qui compte c’est la conformité du contenu échangé.

Donc, sans le nommer, nous étions déjà dans l’hybridation des supports de vos documents.

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L’exploitation en interne ou externalisée ?

Du fait de la mise en place de vos services internes, vous exploitez vous-même les flux entrants et sortants de vos documents.

La question se pose pour l’externalisation d’une partie de ces traitements.

Comme toute décision, il convient de peser le pour et le contre d’une externalisation.

De quels traitements parlons-nous ?

Dans l’exercice de vos fonctions, vous recevez et émettez des documents.

Pour des raisons d’optimisation et de la garantie de la bonne fin des opérations, il convient de challenger la sous-traitance de certaines fonctions.

Voici quelques exemples de fonctions souvent externalisées :

  • L’impression et la mise sous pli des courriers sortants
  • La numérisation de documents entrants
  • La saisie de données
  • Le rapprochement d’informations (Commande / BL / Facture)
  • L’archivage numérique ou physique
  • La destruction des documents
  • Etc.

Là, comme ailleurs, l’approche hybride vous offre une palette plus large de possibilités en intégrant des services pointus et avec peu de valeur ajoutée pour vos équipes.

Depuis 2013, la société Scan Concept a rejoint le Groupe Damaris et offre un large catalogue de prestations de services.

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Le Cloud ou le serveur interne ?

Vous mettez en place de nouveaux outils. Faut-il les installer sur vos serveurs internes ou dans le Cloud ?

Il n’y a pas de réponse toute faite. La vérité, s’il y en a une, se situerait certainement entre les deux.

Nous pouvons également évoquer le « Cloud Hybride » qui est une architecture technique vous ouvrant plus de possibilités tout en optimisant vos coûts.

Chez Damaris, nous vous proposons indifféremment l’intégration de Damaris RM sur un de vos serveurs ou sur un serveur en ligne managé par nous.

Évaluons ensemble chaque solution, car il y a des avantages et des inconvénients pour chaque architecture cible. L’hybridation vous procure un « Juste milieu » évolutif dans le temps.

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PDF ou EDI ?

Dans les processus de dématérialisation des documents de gestion, comme par exemple les factures, la question se pose sur les formats d’échanges des documents.

Le PDF est le format idéal d’échange de documents numériques humainement lisible et largement diffusé.

Vous aurez rarement des soucis de lecture de ce format chez vos clients ou vos fournisseurs.

Par contre, le PDF n’offre pas un traitement optimale et sûr des données qu’il contient. Car, le cahier des charges du format PDF (Portable Document Format) était bel et bien sa portabilité, le fait qu’il puisse circuler facilement, pas pour en traiter les données.

D’autre part, les flux EDI (Échange de Données informatisé) regroupe un certain nombre de protocoles et de formats permettant le dialogue entre deux ordinateurs.

Mais comme son nom le laisse présager, un humain aura beaucoup de mal à exploiter naturellement des fichiers EDI, totalement illisibles pour des non-techniciens.

Avec le format hybride FACTUR-X, les concepteurs ont imaginé un format mixant les deux mondes.

Ce format renferme à la fois un PDF humainement accessible et des données XML traitables par un ordinateur.

A notre avis, le format FACTUR-X est idéal pour un large échange de vos factures sortantes et entrantes.

C’est pour cette raison que nous avons intégré en standard, la génération de vos factures clients et l’acceptation de vos factures fournisseurs dans au format FACTUR-X.

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Financez la dématérialisation de vos documents

Damaris 30 ans
financer projet dematerialisation

Comment financer la digitalisation de vos documents ?

Vous réfléchissez comment optimiser l’accès aux documents pour vos équipes, vos clients ou vos fournisseurs.

La question du financement du projet vient sur le tapis.

Plusieurs établissements bancaires proposent des prêts spécifiques pour que vous puissiez démarrer dans de bonnes conditions.

Pourquoi faire financer sa solution de dématérialisation ?

Dans ces moments d’incertitude du futur, il est légitime de se poser la question du financement de ses projets informatiques.

Vous êtes éventuellement tenté de reporter ce type de projet, après tout, vous vivez bien avec les outils actuels.

Cependant, nous pensons que tout projet informatique reporté est préjudiciable pour votre Entreprise. En effet, au même moment, vous prenez du retard vis à vis de vos concurrents et continuez à disperser votre énergie et votre argent dans des méthodes de travail désuètes.

Pour rappel, la dématérialisation des documents vous permet de réduire de manière significative la consommation de papier, d’encre ou de timbrage.

De plus, la mise à disposition des documents numériques de manière sélective et sécurisée vers vos clients leur évite de vous contacter par téléphone pour accéder à leurs documents.

En résumé, plus vous fluidifiez vos processus, plus vous gagnez du temps et fidélisez vos clients.

banque

Qui finance la dématérialisation des documents ?

En fait, nous sommes sortis de l’époque pionnière de la dématérialisation des documents vers une pratique facile et efficace.

C’est pour cette raison que le Gouvernement Français utilise massivement ces technologies pour sa propre optimisation.

L’État Français met à votre disposition des outils en ligne pour que vous puissiez trouver des solutions.

Le portail de la transformation numérique des Entreprises est à votre disposition à cet effet.

Mais vous pouvez également contacter vos propres Banques qui proposent des produits en ce sens.

Voici quelques exemples :

CIC : Le Prêt Transition numérique

Banque Populaire : Le prêt SOCAMA

BNP Paribas : Le Pack Numérique

Attention : Ces exemples ne garantissent aucunement le fait que vous puissiez obtenir ces aides ou mêmes qu’ils soient adaptés à votre cas particulier.

L’idée ici c’est de vous sensibiliser qu’il est essentiel pour votre Société d’avancer dans les projets de dématérialisation des documents et le fait de trouver des moyens de leur financement prouve l’intérêt grandissant des opérateurs.

Et l’auto-financement ?

Selon le niveau de votre trésorerie et le montant du projet vous pouvez également avoir recours à l’auto-financement.

Cet article a pour objectif de vous sensibiliser sur le sujet de la dématérialisation et le retour sur investissement très rapide.

Qui dit retour sur investissement dit grand intérêt à démarrer le plus tôt possible et de profiter justement du ROI.

auto financement

Fin de vie Apache Tomcat 7 annoncée

Apache Tomcat 7

Cette version est sortie en 2010 et a apporté un grand nombre de nouveautés à son époque.

Après une belle carrière de plus de 10 ans, elle va tirer sa révérence le 21 mars 2021.

Il est à noter que Apache Tomcat v7 s’accompagne d’une mise à jour de la machine virtuelle Java également.

 

Les conséquences de cet arrêt

Apache Tomcat 7 est encore utilisé par les clients de Damaris pour faire fonctionner les outils Damaris LDS, Damaris LDSWeb2 et Damaris Archives v2.

Les clients utilisant ces solutions ont majoritairement migré vers Damaris RM et tout l’écosystème qui va avec, dans le cadre de l’offre de migration très avantageuse proposée par la société Damaris.

En effet, nous avons décidé de faciliter l’accès à la nouvelle solution Damaris RM qui fonctionne sous Apache Tomcat 9 en proposant la gratuité de la licence Damaris RM pour tous les clients sous contrat de maintenance.

La date du 21 mars 2021 va s’approcher à grands pas. Nous pensons qu’il est temps d’étudier ensemble l’opportunité de basculer vers les nouveaux outils et de pérenniser pour de longues années vos investissements.

Retroplanning

Le rétroplanning

Maintenant que la date de fin de vie d’Apache Tomcat 7 est connue, il convient d’établir un rétroplanning pour évaluer les dates jalon pour une migration sans heurts.

 

Voici les grandes étapes d’une migration vers Damaris RM :

  • L’atelier d’audit et la conception de la migration
  • La rédaction et la validation du cahier de conception
  • Les tests sur un jeu étalon
  • Les modifications éventuelles du cahier de conception
  • La validation et le passage en production

 

Chez Damaris, nous avons la chance d’avoir effectué plusieurs dizaines de migrations de ce type et avons acquis une grande expérience.

 

Par où commencer ?

Vous possédez une licence Damaris. Vous êtes candidat(e) pour obtenir une licence serveur Damaris RM.

De ce fait, nous vous proposons d’évaluer gratuitement la solution Damaris RM grâce à une maquette sans engagement.

Ainsi, vous pourrez juger « Sur pièce » les possibilités de la nouvelle solution.

Il convient de mettre en avant certaines caractéristiques de cette solution :

  • Full Web
  • La disponibilité de l’application Damaris Mobile (Android et iOS)
  • Le pilote d’impression Damaris Printer
  • Le coffre-fort numérique
  • Le Workflow
  • La dématérialisation fiscale
  • La disponibilité des connecteurs vers Chorus Pro, France Connect, Google Drive, Microsoft SharePoint, FACTUR-X, HL7, etc.
Damaris 30 ans

Les impacts pour Damaris RM

La solution Damaris RM est également impactée par l’arrêt de service de Tomcat 7. En effet, les versions antérieures à Damaris RM v5.4 fonctionnent sous Apache Tomcat v7 et Java v7.

Si vous exploitez une de ces versions, veuillez procéder à la mise à jour de votre outil.

Le mode opératoire de la mise à jour vers Damaris RM v5.4 et supérieurs est disponible dans la documentation  en ligne.

Partenariat Cepheos / Damaris

Cepheos et Damaris deviennent partenaires

La transformation numérique des organisations est en route. Malgré un investissement constant, les grandes fonctions administratives nécessitent des outils de dématérialisation adaptés.

Ce partenariat vous apporte à la fois un savoir-faire de gestion de projets et de consulting de pointe allié à un écosystème de dématérialisation de documents.

Les équipes se connaissent depuis plus de 15 ans. Ce partenariat est devenu évident au fil des discussions entre nos équipes. La confiance est la base de nos travaux.

Présentation de Cepheos

Cepheos accompagne ses clients dans la transformation digitale de haut niveau.

Elle apporte des connaissances dans la gestion de projets et le consulting.

Composée de consultants très expérimentés, leur apport organisationnel est primordial dans la mise en place des solutions de dématérialisation.

 

damaris_sa

Présentation de Damaris

L’équipe Damaris met sur le marché des solutions de dématérialisation de documents depuis plus de 30 ans.

Au fil des versions, un véritable écosystème est disponible permettant à ses clients de réussir leurs projets de digitalisation.

 

Les Contacts

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

Le Contact Cepheos

Le Contact Damaris

Covid19 : La Chambre d’Agriculture de Saône-et-Loire passe à la signature électronique pour les déclarations PAC 2020

Chambre d'agriculture Saône et Loire
PAC 2020

Le contexte

Le confinement dû au Covid-19 a fait annuler tous les déplacements des conseillers chez les agriculteurs pour leur faire signer les contrats dans le cadre de la PAC 2020.

Les agriculteurs étant en grande incertitude économique, il était hors de question de reporter le montage des dossiers de déclaration PAC 2020.

L’idée de la dématérialisation est née permettant une signature des documents à distance.

La solution fonctionnelle

Le principe consiste à mettre dans un coffre-fort numérique sécurisé les documents que l’agriculteur pourra visualiser à distance. Une fois d’accord, il ou elle pourra les signer électroniquement.

Ce principe a été soumis et validé par la Chambre d’agriculture de Saône-et-Loire et par sa compagnie d’assurance.

Voici le schéma de principe pour la signature électronique de l’agriculteur ou de l’agricultrice :

Signature électronique Damaris RM

  1. Dépôt des documents à signer par le conseiller de la Chambre d’Agriculture de Saône-et-Loire
  2. Envoi par SMS d’un code unique (Code PIN) sur le téléphone mobile de l’agriculteur et d’un mail pour le lien vers le portail
  3. Signature de l’agriculteur par saisie du code PIN sur le portail Damaris RM
  4. Signature électronique de la Chambre d’Agriculture et archivage dans le coffre-fort numérique
  5. Livraison périodique des documents PDF signés par les deux parties
  6. Récupération et archivage des documents signés à la Chambre
Damaris RM

La mise en place et l’utilisation de la plate-forme

La société Damaris déjà partenaire de la Chambre pour la dématérialisation des bulletins de paie, a été sollicitée pour proposer une plate-forme.

En moins d’une semaine, le système a pu démarrer, d’abord en test avec quelques conseillers et agriculteurs, puis déployé vers les autres utilisateurs.

Avec l’aide très précieuse des équipes de la Chambre d’Agriculture de Saône-et-Loire, le portail Damaris a pu être monté en un temps record.

Les avantages de la solution

Tout d’abord, l’objectif principal est atteint, plus besoin de se déplacer dans les exploitations pour faire signer des papiers. Plus besoin non plus de recourir aux échanges physiques de courriers, avec une grande incertitude des livraisons.

Les conseillers se concentrent sur l’essentiel de leurs actions pour aider les exploitants à préparer leur dossier PAC 2020.

A la fin de la campagne, la Chambre d’Agriculture s’attend à une grande optimisation des tâches administratives car tous les documents signés électroniquement seront disponibles dans le coffre-fort, sans avoir besoin de les réclamer aux divers interlocuteurs.

Avantages de la solution Damaris

Pour en savoir plus, contactez-nous.

Appelez Damaris