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Damaris RM version 11.4

Les nouveautés de Damaris RMx V11.4

Date de sortie de Damaris RMx v11.4 : 15/05/2024

Champ multivalué

Ce nouveau type d’index vous permet de décrire un document archivé en utilisant plusieurs valeurs pour un critère donné.

Créez par exemple un critère « mots clés » et ajoutez-y des informations multiples pour décrire le document en question. Vous pouvez insérer et ensuite retrouver plusieurs données pour un même document.

Un document concernant l’automobile peut avoir des mots clés : « Peugeot », « 206 », « Véhicule », « Automobile ».

Connecteur OVH Cloud pour envoi de SMS

Configurez votre compte OVH Cloud pour les envois de SMS et utilisez ce moyen de communication pour permettre la signature électronique des documents.

Cette approche identifie la personne signataire des documents grâce à un tiers de confiance qu’est l’opérateur téléphonique.

En effet, le numéro de téléphone à renseigner dans le système est renseigné en amont de l’opération de signature, ce qui empêche sa modification non souhaitée par des personnes externes à votre organisation.

Découpage des PDF sur changement de valeur d’index

Un fichier PDF en entrée peut comporter plusieurs documents et nécessitant un découpage.

Cette nouvelle option dans la tâche PDFSplitter va vous permettre de découper un document à chaque fois qu’un critère change. De ce fait, si le critère est vide, la page en question est rattachée au document en cours. C’est souvent le cas des documents dont la référence n’est pas systématiquement reportée dans les pages annexes.

C’est l’exemple d’une facture avec ses pages annexes.

Damaris RMx : Génération de QR Code jeton de connexion

A partir de votre fenêtre de gestion de profil de Damaris RMx, vous pouvez maintenant générer un QR Code pour synchroniser votre compte avec les modules Damaris Printer ou Damaris Mobile.

La détection des doublons

La détection des doublons permet de trouver des informations en double basées sur les valeurs d’index dans une typologie.

Par exemple, vous pouvez déterminer que deux factures sont identiques si elles ont le même émetteur, le même numéro de facture et la même date.

Dans ce cas, le système va toper comme « Doublon » la version que vous souhaitez, le document le plus récent ou le plus ancien.

L’enchainement des pages de formulaire de saisie

Toujours dans le principe de Low Code, No Code, vous pouvez maintenant créer un formulaire de saisie pour que vos utilisateurs puissent entrer des données sur un enchaînement d’écrans.

En choisissant judicieusement les critères par page, cela va permettre d’optimiser les saisies des informations.

Par exemple, regroupez les critères les plus importants dans la première page et les options dans une page suivante.

Nouveau connecteur Gesprojet

Un nouveau connecteur permet d’échanger des informations entantes et sortantes avec la solution Gesprojet.

Ainsi, vous avez la possibilité de récupérer des informations sur des projets en cours, d’alimenter vos Workflows et de mettre à jour l’ERP selon l’avancement des validations dans Damaris RM.

Extraction d’un index depuis le nuage de texte en base de données

Vous avez déjà archivé des documents PDF texte et avez alimenté votre base Damaris RM du nuage de textes récupéré depuis le fichier entrant.

Grâce à la tâche de mise à jour des index, vous pouvez maintenant récupérer des informations complémentaires et de venir mettre à jour vos critères.

Par exemple, vous avez archivé vos factures et des utilisateurs souhaitent ajouter un nouveau critère, la date d’échéance non prévue à l’origine.

Ajoutez le critère, puis créez une tâche de mise à jour automatique du champ depuis le texte de chaque document.

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Damaris RM version 11.3

Les nouveautés de Damaris RMx V11.3

Date de sortie de Damaris RMx v11.3 : 15/03/2024

Optimisation des formulaires de saisie

Cette nouvelle fonction vous permet d’optimiser encore plus les formulaires de saisie de données.

Dans le principe « NO CODE« , configurez des pages Web de saisies d’informations pour receuillir les données de manière contrôlée et guidée.

Ajoutez des champs de type dictionnaire, date, email, etc.

Le moteur de contrôle qualité guide les utilisateurs lors de la saisie.

Les Listes liées

Le principe consiste à changer le contenu d’une liste liée suivant le choix fait dans la liste précédente.

Par exemple, vous avez une liste nommée « Pays » et une liste liée nommée « Ville ».

En choisissant « France », la liste des villes vous propose « Paris, Lyon, Marseille, etc. ».

Tâche de mise à jour des utilisateurs

La tâche d’importatoin de la liste des utilisateurs offre maintenant la possibilité de mettre à jour les comptes existants.

Ainsi, en proposant la liste de comptes des utilisateurs, ceux déjà créés seront mis à jour pour les informations suivantes :

Le lien vers le service
Le profil utilisateur
Le Groupe d’utilisateurs
Les identifiants pour les contrôles d’accès
L’adresse Email
Prénom et nom
Numéro de téléphone mobile

La détection des doublons

La détection des doublons permet de trouver des informations en double basées sur les valeurs d’index dans une typologie.

Par exemple, vous pouvez déterminer que deux factures sont identiques si elles ont le même émetteur, le même numéro de facture et la même date.

Dans ce cas, le système va toper comme « Doublon » la version que vous souhaitez, le document le plus récent ou le plus ancien.

Message d’alerte paramétrable pour les contrôles qualité

Ce nouveau dispsitif vous permet de rédiger un message destiné aux utilisateurs et utilisatrices pour leur indiquer clairement les écarts constatés.

Par exemple, si la personne doit saisir un numéro de téléphone et si la valeur saisie ne correspond pas au format attendu, vous pouvez rédiger un message indiquant les formats acceptés.

De plus, vous pouvez ajouter dans le message un lien vers une page d’aide à la saisie personnalisée par type d’écart.

Ainsi, vous continuez à améliorer l’expérience utilisateur, y compris pour l’optimisation de la saisie des informations.

Cette fonction ne nécessite aucune programmation (No code).

Nouvelle tâche de récupération de fichiers à partir d’un autre serveur

Vous devez traiter des documents disponibles sur un autre serveur.

Cette tâche va vous permettre d’aller récupérer ces fichiers et de les rappatrier dans Damaris RM.

Elle vient ajouter un mode supplémentaire d’acquisition de documents stockés sur d’autres serveurs.

Critères en lecture seule

Dans certains cas, vous ne souhaitez pas permettre de modifications de certaines valeurs d’index par les utilisateurs.

Avec cette nouvelle fonction, vous pouvez laisser les modifications ouvertes pour les autres informations et de verrouiller les informations clés.

Cette bonne pratique augmente la scurisation de vos données les plusimportantes non exposées aux erreurs éventuelles de saisie des utilisateurs et des utilisatrices.

La modification de la planification en cours de route

Avec cette nouvelle version de Damaris RM (v11.3), vous pouvez apporter des mises à jour dans la planification d’une tâche ou de son arrêt de planification qui sera prise en compte dès la validation des modifications.

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Dématérialisation des factures, OD, PDP, PPF ?

En quoi consiste la dématérialisation des factures ?

L’Etat Français a lancé un nouveau chantier qui consiste à échanger les factures entre organisations soumises à la TVA.

A chaque émission d’une nouvelle facture, la société émettrice devra impérativement déposer le document sur une plate-forme qui va se charger à effectuer deux actions :

Extraire les données de TVA à transmettre à l’Etat
Envoyer le document vers la société destinataire

Ainsi, la Direction générale des impôts (DGFIP) va pouvoir récupérer les montants des TVA.

Qui fait quoi dans ce processus ?

Pour un fonctionnement fluide du système, plusieurs acteurs entrent en jeu. La société émettrice, l’intermédiaire de transmisison du document, le prestataire de réception et de traitement des documents et la société destinataire.

PPF : Portail Public de Facturation

Le PPF est fourni et maintenu par le DGFIP et AIFE. Il permet aux opérateurs de transmettre les informations nécessaires à la collecte de la TVA.

Ce même portail va permettre également d’obtenir des informations indispensables pour le routage des documents numériques.

C’est en fait une version du portail Chorus Pro pour les entreprises privées.

PDP : Plate-forme de Dématérialisation Partenaire

Un certain nombre de professionnels de la dématérialisation des documents vont offrir une prestation de service en ligne pour simplifier le travail des entreprises en émission ou en réception des factures.

Les PDP seront donc un maillon entre les sociétés et le PPF.

La circulation des informations se passe dans un schéma en « Y » entre les trois parties :

L’émetteur, (Via son PDP)
L’Etat (PPF)
Le destinataire (Depuis son PDP)

OD : Opérateur de Dématerialisation

Les opérateurs de dématérialisation fournissent des outils informatique pour un traitement optimisé des documents reçus ou émis.

Ici, l’idée consiste à ne pas seulement se conformer aux exigences du Gouvernement, mais en profiter pour récupérer des données clés depuis les documents et fluidifier la gestion de votre organisation.

Par exemple, les OD vont permettre d’extraire les informations des compteurs électriques et ainsi vous aider à détecter des anomalies en terme de consommation.

Toutes les factures de votre fournisseur d’énergie regorgent des données pertinantes à analyser.

Le schéma de principe

Le positionnement de Damaris

La société Damaris est un acteur reconnu dans la dématérialisation depuis plus de 35 ans.

Elle mène des projets de dématérialisation des factures depuis les années 1990.

La société Damaris intègre déjà dans Damaris RM le connecteur Chorus Pro pour le dépôt automatique des factures à destination des organismes publics.

Elle ajoute deux nouvellees offres :

Opérateur de dématérialisation : Extrayez les données clés de vos documents et optimisez le traitement de vos factures entrantes et sortantes
- La mise en conformité des données pour un dépôt sur PDP / PPF
- Le « Bon à payer » électronique
- La génération des écritures comptables
- La mise en place de notifications en cas d’anomalies détectées dans les documents (Exemple d’écarts de montants, etc.)
Plate-forme de Dématérialisation Partenaire :
- Confiez à Damaris RM le dépôt et la réception automatisés de vos factures
- Laissez les automates gérer les anomalies connues et vous remonter les cas où vous aurez à arbitrer

Les avantages de l’application Damaris RM

Pour les factures sortantes, archivez-les dans le coffre-fort numérique Damaris RM et laissez le système déposer au bons endroits les documents pour les organismes publics, pour les sociétés privées ou les entités n’étant pas assujettis à la TVA.

Pour les factures entrantes, laissez l’Intelligence Artificielle détecter les anomalies et vous aider à optimiser vos traitements administratifs.

La solution Damaris RM propose en standard la piste d’audit fiable en rapprochant les bons de commande, les bons de livraison, les factures et les règlements.

Concentrez-vous sur votre métier et laissez l’application Damaris RM traiter en automatique ce qui peut l’être.

Il y a peu de valeur ajoutée pour vous et pour vos équipes à traiter ces dépôts manuellement.

Damaris RM version 11.2

Les nouveautés de Damaris RMx V11.2

Date de sortie de Damaris RMx v11.2 : 15/01/2024

L’exportation des fichiers CSV archivés

Si vous avez archivé des fichiers CSV en tant que tel dans le coffre-fort numérique, vous pouvez maintenant les retrouver et les visualiser comme un fichier texte.

De plus, vous pouvez les télécharger sous leur format d’origine vous permettant de les ouvrir avec Microsoft Excel par exemple.

Accès au contenu d’un lot de fichiers transférés

Cette nouvelle fonction liste le contenu d’un lot de fichiers transférés à partir du portail de téléversement des fichiers. Ainsi, vous pouvez vérifier si les documents téléversés dans Damaris RM sont bien ceux souhaités.

L’invitation à la signature électronique pour de nouveaux contacts

Vous souhaitez inviter une personne externe à votre organisation à signer un document.

Vous pouvez maintenant choisir une personne ayant déjà un compte dans Damaris RM ou de créer un nouveau compte à la volée.

Dans ce deuxième cas, Damaris RM vous permet de fournir les éléments indispensables pour cette opération et ainsi d’envoyer les liens pour permettre à votre interlocueteur de signer les documents.

Pour permettre l’activation de cette option, vous devrez paramétrer des options dans la configuration de la signature électronique.

Améliorations de Data Cloner dans Damaris RMx

Les fonctions Damaris RMx Data Cloner vous permettent d’exporter et d’importer toute ou partie des documents et des données archivées.

Les cas d’usage de ces fonctions sont :

La migration d’un serveur Damaris RMx vers un autre, avec ou sans changement de moteur de base de données (SGBDR). Par exemple, vous exploitez Damaris RMx sous Oracle et vous souhaitez basculer vers Microsoft SQL Server
La réversibilité : Cette action vous offre la possibilité de récupérer vos documents et les métadonnées qui y sont rattachées pour les utiliser sur d’autres plates-formes. La réversibilité nous semble être une bonne pratique archivistique prolongeant la durée de vie des systèmes
La création de modèles de paramétrages pouvant être réutilisés sur divers serveurs Damaris RMx

Accéder à Damaris RM comme un lecteur réseau

C’est la grande nouveauté de Damaris RM version 11.2.

Cette nouvelle fonction vous permet d’ouvrir un accès aux documents comme un partage réseau.

Chaque typologie est présent comme un répertoire principal du lecteur.

Les critères d’indexation sont représentés comme des sous-répertoires.

Ensuite, vous pouvez accéder aux documents, les visualier ou les télécharger.

Vous pouvez également déposer de nouveaux fichiers qui vont s’archiver dans le coffre-fort numérique.

Cette nouvelle fonction va faciliter l’archivage ou les recherches des utilisateurs sans passer par une interface Web.

Les contrôles d’accès sont bien entendu préservés offrant des accès qu’aux périmètres disponibles pour chaque utilisateur.

Attention : Cette nouvelle fonction est présentée comme un Beta test et va s’enrichier au fur et à mesure des futures versions.

Les restrictions d’accès aux documents électroniques

Certains documents confidentiels exigent une validation préalable avant de donner l’accès aux utilisateurs ayant fait la demande.

Le principe consiste à paramétrer des atégories de documents soumis à cette validation préalable.

Les utilisateurs accèdent ensuite aux métadonnées décrivant les documents et peuvent effectuer une demande pour obtenir le document lui-même.

Un superviseur habilité va recevoir les demandes des utilisateurs pour accéder aux documents et décidera de leur ouvrir l’accès ou pas.

Ensuite, chacun sera informé de la décision et accédera aux informations.

La journalisation permet de suivre les actions et les accès.

Cette fonction vient compléter les outils de gestion SAE (Système d’Archivage Eléctronique).

KYE ? Qu’est-ce que c’est ?

Know Your Employees, une bonne pratique ?

En quoi consiste le processus de KYE ? Pourquoi cela prend de l’importance maintenant ?

Dans le processus de recrutement et de suivi des dossiers salariés, vous êtes souvent confrontés à des situations d’éloignement physique vous obligeant à collecter des informations et des documents à distance.

Pour autant, vous êtes toujours soumis aux réglementations en vigueur quant aux diverses validations, comme par exemple la complétude d’un dossier, la vérification de l’identité, le justificatif du domicile ou les coordonnées bancaires.

D’un autre côté, vous devez également prendre en compte les aspects RGPD vous limitant dans la collecte et le traitement des informations personnelles.

Le KYE s’inscrit dans la constitution et la mise à jour des dossiers du personnel.

La gestion administrative des salariés est un processus qui devient de plus en plus lourde de part les obligations légales et des contraintes internes.

Comment optimiser l’instruction des dossiers du personnel ?

Vos futurs employé(e)s ou ceux déjà en poste doivent vous transmettre un certain nombre de justificatifs pour que vous puissiez instruire leur dossier et leur permettre de démarrer dans les meilleurs conditions possibles.

Les documents justificatifs sont de plus en plus en format dématérialisé, comme par exemple les justificatifs de domicile, les factures d’électricité ou autres.

Leur transmission numérique peut grandement vous faciliter la tâche en réduisant les temps d’acquisition, sous réserve de pouvoir en sécuriser les échanges.

En effet, un justificatif de domicile comporte des données personnelles et leur échange via des moyens non sécurisés comme les emails peut être considéré comme une faille de sécurité.

Il devient donc indispensable de proposer des moyens simples et sécurisés pour leur collecte, mais aussi leur archivage.

Le coffre-fort numérique Damaris RM

La solution Damaris RM offre un ensemble cohérent et intégré de fonctions pour à la fois récupérer et archiver les documents sensibles constitutifs des dossiers du personnel.

Comment récupérer les documents ?

Dans l’idéal cela consiste à offrir plusieurs outils permettant aux personnes devant vous transmettre des documents de le faire avec aisance.

La solution Damaris RM propose en standard les outils suivants :

Le portail salarié, avec la possibilité de téléverser des documents de manière sécurisée
L’application Damaris Mobile pouvant prendre en photo des documents et de les transmettre directement dans le coffre-fort
La réception des documents par email. Même si ce mode de transmission doit être évité, il est totalement possible de recevoir des documents en pièce jointe d’emails et de les archiver
Damaris Printer : Déposez des documents depuis toute application Microsoft Windows directement en les imprimant virtuellement dans le coffre-fort Damaris RM
Un vaste écosystème est disponible permettant l’intégration du coffre-fort Damaris RM dans vos outils existants

Le contrôle qualité et la gestion des écarts

Etablissez des règles de gestion pour déterminer la complétude de chaque dossier.

Cela consiste à lister tous les documents obligatoires ou facultatifs, ainsi qu’éventuellement la vérification de leur date de validité.

Ensuite, la solution Damaris RM notifie les personnes en charge de la gestion des dossiers du personnel de récupérer de nouveaux documents pour finaliser les processus.

L’Onboarding des nouveaux arrivants

L’enjeu reste bien entendu le meilleur accueil que nous devons tous réserver aux nouveaux entrants.

De ce fait, une application facilitant les démarches administratives permet de concentrer vos efforts sur l’essentiel de la prise de place du future membre de votre organisation.

Un espace privé peut être mis en place sous la forme d’un coffre-fort personnel, chacun pouvant déposer et retrouver ses documents.

La transition depuis les dossiers papier

En plus de la mise en place d’outils innovants, sachez qu’il est impératif de bien prendre en compte la migration des dossiers du personnel, souvent au format papier vers le numérique.

La société Damaris propose une prestation de reprise d’historique totalement cadrée permettant une mise à jour de votre coffre-fort numérique.

Contactez-nous pour une démonstration gratuite >

La signature électronique dans Damaris RM

Le cachet entreprise

La signature personnelle

La validation d'un document interne

La signature par un tiers

La signature électronique c’est quoi ?

Depuis une série de lois et de décrets d’applications, la signature électronique de documents numériques vaut juridiquement la signature d’un document papier.

Cette nouvelle pratique s’étend de plus en plus de par son coût de revient assez faible et de sa simplicité d’utilisation.

De plus, son extension dans de nombreux usages rend populaire cette pratique.

La solution Damaris RM intègre un certain nombre de fonctions disponibles pour la signature électronique de vos documents.

La signature électronique avec un cachet entreprise

Cette première fonction vous permet de signer les documents PDF au moment de leur archivage dans votre coffre-fort numérique Damaris RM.

Ainsi, l’origine des documents devient certaine, liée à votre organisation.

Pour cela, il vous suffit d’installer votre certificat de type « ChamberSign Négocio » et de l’utiliser dans la tâche d’archivage numérique.

La signature électronique par un utilisateur interne

Cette fonction permet aux utilisateurs détenteurs d’un certificat personnel de signer des documents au moment de leur archivage.

Ainsi, à chaque fois, le système peut demander à l’utilisateur ou à l’utilisatrice si le document devra être signé. Chaque personne peut disposer d’un ou de plusieurs certificats.

Damaris RM demande alors de valider l’opération en entrant le code PIN lié au certificat.

La validation d’un document interne

Il existe également une fonction de signature électronique d’un document PDF déjà archivé. Ainsi, chaque personne disposant d’un certificat lié à un Tampon électronique peut aposer sa signature en validant le document.

Si nécessaire, vous pouvez autoriser la signature par plusieurs personnes, les signatures pouvant apparaître sur une page de signatures, en première ou en dernière page au choix.

La signature par un tiers

Archivez un document PDF à faire signer par une personne n’apartenant pas à votre organisation.

Ensuite, entrez son adresse email et son numéro de mobile et invitez-la à prendre connaissance et à signer le document.

La personne reçoit un lien URL pour accéder et lire le document.

Parallèlement, elle reçoit un SMS contenant un code PIN. Ainsi, le système effectue une double vérifications de l’identité de la personne.

De plus, la personne peut insérer une signature graphique qui vient s’ajouter au cachet certificat et apparaît sur le document PDF signé.

Tous les documents signés sont archivés dans le coffre-fort Damaris RM. Ils peuvent automatiquement être renvoyés à la personne destinataire et à des personnes dans votre Organisation.

NB : Il est possible d’intégrer cette fonction de signature électronique en utilisant les Web Services Damaris RM.

Dématérialisation et écologie

Conjuguer dématérialisation et écologie

Depuis plus de 34 ans, la société Damaris propose des solutions pour optimiser la circulation et l’archivage de l’information de gestion.

La question écologique peut se poser sur les impacts envirenomentaux avant et après la dématérialisation et la numérisation des documents.

Les impacts écologiques de l’usage du papier

Partons d’un exemple concret de la facture clients émise par nos organisations. Dans les années 1990, ce document est majoritairement imprimé, puis envoyé par la poste.

Les éléments consommés sont les suivants :

Le papier servant de support au document
Le toner de l’imprimante
L’électricité pour la fabrication du papier et pour son impression
Le bois coupé constituant le pulpe du papier
L’eau pour la fabrication du papier
Le carburant pour faire délivrer le pli postal
Le temps passé des personnes pour l’impression, la livraison et le traitement du document

En étudiant la fabrication des feuilles de papier, nous nous sommes rendus compte que la consommation de l’eau et de l’électricité étaient bien plus impactantes en comparaison aux arbres coupés.

Les impacts envrinementaux de l’usage du numérique

Il est maintenant clair que le numérique n’est certainement pas neutre sur l’environnement.

Néanmoins, il convient d’en comparer les effets vis à vis du papier.

Pour cela, il convient de distinguer deux périodes, la dématérialisation du duplicata des factures consistant à supprimer les impressions inutiles des documents et continuant à délivrer l’original par la poste. Cette première phase s’est mise en place dans les années 1990. En 2023, nous abordons la deuxième phase en dématérialisant fiscalement les factures envoyées électroniquement aux destinataires.

Pour cela, l’Etat nous impose un archivage pérenne de 10 ans de chaque document.

Il faudra donc comptabiliser l’usage de l’informatique pour la préservation de ces documents pendant cette période.

Le bilan écologique de la dématrialisation

Il est encore difficile d’établir un bilan précis, mais voici un tableau qui va permettre de lister les ingrédients intervenant dans le calcul.

	Papier	Numérique
Eau	–	+
Eléctricité	–	–
Pétrole (livraison physique)	–	+
Chimie	–	–
Temps humain	–	+
Archivage long terme	+	–
Occupation des surfaces	–	+

SAE Système d’Archivage électronique

Introduction

Cet acronyme désigne des solutions permettant d’archiver des documents numériques ou plus largement des fichiers de manière pérenne.

Le principe consiste à offrir un ensemble de fonctions de versement et de mise à disposition des documents.

Pour y parvenir un SAE doit permettre la mise en place d’un plan de classement et la structuration des utilisateurs et des utilisatrices devant interagir avec le système.

Le SAE va ensuite gérer le cycle de vie des documents, selon les besoins internes et règlementaires liés à chaque typologie des documents, ainsi qu’aux événements survenus autour des documents.

Un SAE propose également un système de traçabilité des actions. Il est largement préférable qu’un SAE mette en œuvre la norme ISO15489 sur le Records Management.

La solution Damaris RM offre les fonctions nécessaires pour couvrir vos besoins en termes d’un SAE :

La description de votre plan de classement
La gestion de vos utilisateurs structurés selon leur appartenance à un groupe ou à un service de votre organisation
Le contrôle des accès aux documents et la communicabilité des documents
La traçabilité de toutes les actions effectuées dans le système
La gestion du cycle de vie des documents selon la typologie et jusqu’aux éliminations normalisées

Bien entendu, nous apportons un grand soin au sujet du RGPD, certains documents pouvant contenir des données personnelles.

Plus d’informations >

Les modes de versements des documents

La solution Damaris RM propose en standard un grand nombre de fonctions pour que vous puissiez déposer vos documents de manière égrenée ou massive.

Voici une liste de ces fonctions :

Cliquer / déposer
Email entrant
Web Service
Portail de dépôt de documents
Lien avec Microsoft Office
Damaris Printer
Damaris Mobile
Etc.

Le contrôle d’accès aux documents

La sécurisation et la traçabilité des accès aux documents reste un élément essentiel d’un SAE.

Il est indispensable d’offrir un outil de diffusion des documents de manière simple et rapide aux seules personnes habilitées à les consulter.

Paramétrez de manière très fine et sécurisée l’accès aux documents archivés.

Seules les personnes habilitées pourront accéder aux documents.

Chaque accès est tracé et pourra être audité.

La gestion du cycle de vie des documents

Pour chaque typologie de documents, l’administrateur fonctionnel va paramétrer la durée légale de conservation. Cette durée va ensuite être utilisée en lien avec une date de référence pour calculer la date d’application de sort final, ou plus simplement, la date d’élimination.

Un Workflow vous permet de retrouver les documents

Les normes et les règlements concernés

La solution Damaris RM est une implémentation basée sur les normes suivantes :

ISO 15489 Records Management
ISO 27001 pour la partie Damaris Cloud
NFZ42-013 pour le SAE
NFZ42-020 pour le coffre-fort numérique
NFZ42-026 pour la numérisation des documents

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Votre serveur de recette Damaris RM

Pourquoi un serveur de recette Damaris RM ?

Vous exploitez la solution Damaris RM pour dématérialiser vos documents. La société Damaris vous propose de mettre à votre disposition un serveur de recette vous permettant de tester les nouvelles versions avant leur mise à jour sur votre serveur de production.

Il nous semble très important de recourir à des phases de recette, avec un plan de tests avant chaque mise en production.

Comment ça marche ?

Nous vous proposons d’héberger pour vous un serveur de recette sur l’infrastructure Damaris.

Nous paramétrons une instance Damaris RM à la même version que la vôtre et importons une sauvegarde de votre base de données.

Ainsi, nous créons un environnement qui permettra de vérifier les différentes hypothèses dans les cas suivants :

Pour une mise à jour de votre version de Damaris RM
Pour tester une nouvelle configuration, sans gêner la production
Pour mettre en place de nouvelle filières et éviter les régressions éventuelles
Etc.

La sécurisation des données

Nous vous proposons de créer une instance privée et isolée des autres clients. Ainsi, nous réduisons les risques d’accès non-sollicitées à vos données.

Nous vous proposons également de mettre en place l’anonymisation des documents en utilisant des PDF de remplacement.

Nous utiliserons de vrais documents que dans le cas de tests spécifiques nécessitant la validation avec des fichiers originaux.

La mise en place du serveur de recette Damaris RM

Une fois le contrat signé, nous allons déployer votre instance et tester le bon fonctionnement.

Nous vous ouvrons ensuite l’outil pour que vous puissiez y accéder au même titre et avec les mêmes comptes utilisateur que votre serveur de production.

Les limites de la prestation

Le serveur de recette n’est pas censé contenir un volume important de données ou de documents.

De ce fait, nous allons en limiter la taille maximum.

Contactez-nous pour démarrer rapidement votre serveur de Recette Damaris RM >

La dématérialisation des CCPU

CCPU ? Qu’est-ce que c’est ?

CCPU est l’acronyme du Certificat de Contrôle des Produits par l’Usine, ou Certificat matière selon EN 10204 – 3.1.

Ce document certifie la conformité des produits fabriqués en métal, par exemple en acier inoxydable et garantit que le produit suit les normes attendues.

De plus, le CCPU permet aux installateurs des produits en question de vérifier que les mesures effectuées correspondent bien aux attentes du système final.

Vos clients demandent expressément ce document lors de la livraison des pièces.

La référence du CCPU est souvent matérialisée par le « Heat Number ».

La dématérialisation des CCPU

Pourquoi dématérialiser les CCPU ?

Le volume grandissant des certificats pousse les acteurs du marché à optimiser et à sécuriser la livraison de ces documents.

Il est possible de traiter quelques dizaines de documents par jour, mais lorsque vous devez en traiter plus d’une centaine, la dématérialisation vous apporte plusieurs avantages :

La diminution drastique du temps de travail administratif de votre équipe
La réduction des erreurs humaines
La mise à disposition des documents, y compris hors des horaires d’ouverture de vos bureaux
La certitude de la bonne diffusion aux bonnes personnes
Etc.

Comment dématérialiser les CCPU ?

Il existe trois cas potentiels selon votre métier.

Vous êtes fabricant

Dans ce cas, vous allez établir le CCPU après les tests effectués sur les produits à livrer.

Ces documents peuvent ensuite être mis dans un coffre-fort numérique à destination de vos clients.

La solution Damaris RM est à même d’effectuer un rapprochement entre les CCPU, et les bons de livraison par exemple. Ainsi, grâce à ce rapprochement, nous pouvons déduire les clients qui auront besoin d’accéder aux bons CCPU et de les leur envoyer en automatique.

Vous êtes distributeur

Dans ce cas, vous recevez des CCPU en provenance de vos fournisseurs fabricants et devez les diffuser vers vos clients finaux.

La solution Damaris RM vous permet de créer un portail fournisseurs pour qu’ils puissent déposer directement les documents dans le coffre-fort.

Ensuite, en connexion avec votre ERP, elle vous permet de mettre en place une distribution automatique des CCPU par envoi d’email ou accessible sur le portail clients.

Vous achetez des produits en vue de leur utilisation

Vos fournisseurs distributeurs et fabricants doivent vous envoyer les CCPU.

Vous pouvez configurer un compte Damaris RM pour la réception automatique des documents, leur rapprochement avec vos achats et vérification de la complétude des certificats.

Cette bonne pratique vous permet également de notifier vos fournisseurs ayant omis de vous délivrer un document manquant.

Conclusions

Il est toujours possible de traiter manuellement les CCPU. Mais l’augmentation du volume de ces documents vous oblige à mettre en place des processus de plus en plus lourds, avec peu de valeur ajoutée.

La dématérialisation des CCPU vous décharge de tous les travaux sans grande intérêt et réoriente votre équipe vers des travaux où l’humain garde toute sa place.

Vous pouvez mesurer directement le retour sur investissement de cette bonne pratique en calculant le temps absorbé par vos équipes. Utilisez leur talent pour des tâches à valeur ajoutée.

Contactez-nous pour un essaie gratuit