Créez vos documents numériques

Principe de création document numériques

Créez vos documents numériques de gestion

Grâce à la solution Damaris RM, créez des PDF ou PDF/A à partir de vos données.

L’objectif de ce module est de vous permettre de dématérialiser le plus possible vos documents de gestion avant de les distribuer à vos clients, vos fournisseurs ou à vos salariés.

 

Créez vos factures clients numériques

Vous disposez d’une solution de gestion commerciale ou d’un ERP qui génère les données de facturation.

Ces données ont besoin d’être mises en forme avant leur distribution.

Si votre système actuel ne permet pas une génération au format PDF, vous avez ici un outil idéal de mise en page.

Dans le cadre de la Loi dite « Macron 1 » vous avez la la possibilité d’émettre des factures au format PDF et de les délivrer à vos clients.

La solution Damaris RM est le bon outil pour générer massivement ces documents, de les signer et de les distribuer numériquement à vos clients.

 

Créez vos bons de livraisons

Dans votre activité, vous délivrez des biens.

Pour valider la bonne livraison, vous utilisez une preuve, comme les bons de livraison.

Pour faciliter l’exploitation des actions logistiques, vous pouvez ajouter un code-à-barres sur vos BL.

Ainsi, lors du retour des documents, vous pouvez valider le bon traitement des documents en lisant simplement le code-à-barres.

L’outil « Modèle FDI » intégré en standard dans Damaris RM vous permet d’imprimer des informations au format code-à-barres.

 

Créez vos récépissés émargés

L’enjeu de la refonte du récépissé émargé nous semble très importante.

En effet, ce document est un pivot entre l’expéditeur qui souhaite être informé le plus vite possible de la bonne livraison pour déclencher sa facture.

Pour le destinataire, c’est la garantie de la bonne réception des marchandises attendues.

Et pour le transporteur, c’est la validation de son service dans le respect du cahier des charges.

Pour cela, ce document doit être à la fois simple à déchiffrer et doit contenir toutes les informations indispensables.

La société Damaris accompagne ses clients logisticiens ou expéditeurs pour concevoir ce type de document.

Ici également, le code-à-barres ou le QR Code sont de grand secours.

 

Créez vos bulletins de paie

Vos employés attendent leur bulletin de paie chaque fin de mois.

Pensez à créer des documents le plus lisibles possible pour faciliter le déchiffrage pour vos salariés.

Les modifications permanentes de ce type de document pourront totalement être gérées par le module FDI.

Tous les mois, plusieurs dizaines de milliers de bulletins sont générés par Damaris RM.

 

Les avantages de la solution Damaris RM

La solution Damaris RM vous offre la possibilité de mettre en forme vos données brutes.

Les données peuvent être aux formats texte, CSV ou XML.

De plus, vous pouvez ajouter des logos, changer de police de caractères et de positionner les informations sur la page.

Changez le format ou le logo selon les valeurs d’un champ.

Par exemple, si vous avez plusieurs établissements, créez vos documents avec le bon logo pour chacune de vos sociétés.

 

La création et la maintenance des fonds de pages

Le principe du module FDI c’est de générer des documents au format PDF au fil de l’eau.

Si le mois prochain le fond de page de votre type de document varie, mettez à jour le format et le générateur FDI va créer les nouveaux documents avec le nouveau modèle.

Le générateur FDI est très simple, efficace et rapide.

De plus, Damaris RM et FDI sont en conformité totale avec les dispositions fiscales et juridiques.

 

La signature électronique

A la fin du processus de création des documents, appliquez un certificat de signature électronique avant la diffusion des documents.

 

 

Dématérialisation : Les tâches manuelles

Tâches manuelles

Les tâches manuelles c’est quoi ?

Vous êtes dans un processus de dématérialisation de vos flux. Force est de constater que malgré vos efforts, des tâches difficilement automatisables subsistent.

Par exemple, vous recevez des documents par courrier qu’il convient de décacheter avant leur traitement.

Une fois les documents numérisés, vous devez les conditionner dans une boite d’archives.

Pour le moment, ces tâches sont compliquées à tracer et à mesurer en termes de charge.

 

Améliorer la gestion des tâches manuelles

En prenant en compte les principes du Records Management et du Business Process Management, nous venons d’ajouter quelques outils dans l’écosystème Damaris RM.

 

Les tâches manuelles dans Damaris RM

Cette nouvelle fonction vous permet de configurer des tâches manuelles effectuées au sein de votre organisation et de les distribuer aux opérateurs et opératrices habilités.

Chaque personne va pouvoir indiquer le démarrage d’une session.

Elle peut soit suspendre une tâche en cours et la reprendre.

A la fin de son opération, elle indique qu’elle a terminé sa tâche et la quantité d’unités d’œuvre réalisée.

Ces informations viennent mettre à jour une base de données centralisée.

 

Les tâches manuelles dans Damaris Mobile

De même, les personnes habilitées peuvent accéder aux fonctions de démarrage et d’arrêt à partir de leur application Damaris Mobile.

Damaris Mobile tâche manuelle

 

Les « Déclencheurs » dans Damaris RM

Les déclencheurs vous permettent de définir l’enchaînement des actions entre des tâches manuelles et des tâches automatisées ou inversement.

Une fois la tâche primaire terminée, la tâche suivante se lance automatiquement.

Si la tâche suivante est manuelle, le ou les utilisateurs en charge sont notifiés.

C’est le principe du Business Process Management.

 

Les statistiques des tâches manuelles

A tout moment, vous pouvez obtenir des statistiques sur les tâches manuelles exécutées par vos opérateurs et vos opératrices.

 

Statistiques Tâches manuelles

 

Matinale RSM : Dématérialisation des factures clients

Matinale RSM Damaris Dématérialisation factures clients

Très belle matinée passée avec plus d’une vingtaine de participants.

Depuis 2012, l’Etat est dans l’obligation de recevoir toutes les factures de ses fournisseurs par voie électronique.

Les émetteurs de factures dématérialisées à destination de l’État, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs, doivent suivre un calendrier progressif obligatoire pour émettre leurs factures via le portail Chorus Pro. A compter du 01/01/2019 toutes les entreprises de plus de 10 salariés seront dans l’obligation de transmettre leurs factures à destination des collectivités publiques en dématérialisé.

Pourquoi ne pas en profiter pour passer à un mode de facturation moderne, sécurisé et efficace pour l’ensemble de vos clients ?

Nous vous proposons une matinale animée par RSM et la société DAMARIS pendant laquelle nous aborderons, entre autres, les points suivants :

  • Quelle législation en matière de dématérialisation de factures
  • Quelle sécurité ?
  • Quels process adopter ?
  • Quel est le retour sur investissement ?
  • Doit-on mettre en place une facturation dématérialisée quelque soit la taille de l’entreprise ?

La session s’est déroulée le Mardi 18 décembre, de 8H15 à 9H30 chez RSM Rhône-Alpes.

Damaris RM version 6 disponible

Damaris RM version 6

Damaris RM version 6 livré le 15 septembre 2018

Nous avons le plaisir de vous annoncer la disponibilité de Damaris RM version 6.

C’est la cinquième année consécutive que la société Damaris délivre le 15 septembre de chaque année la version majeure de Damaris RM.

Le Road Map Damaris a été mis en place en 2013 et depuis ce temps, les livraisons s’enchaînent tous les deux mois.

 

Les nouveautés de Damaris RM version 6

Voici quelques fonctionnalités marquantes intégrées dans la solution de dématérialisation Damaris RM :

 

Contrôle signature électroniqueConnecteur Chorus ProConnecteur CPAStatistiques graphiques

 

 

  • Le contrôle des signatures électroniques des PDF
  • Les statistiques graphiques
  • La gestion des tâches manuelles
  • Le connecteur Chorus Pro
  • Le connecteur Compte personnel d’Activité (CPA)
  • Etc.

 

Accéder à la mise à jour de Damaris RM version 6

Vous êtes client Damaris, quel que soit le produit acheté, nous vous proposons une offre de migration vers Damaris RM version 6.

Si vous avez déjà installé la solution Damaris RM, vous pouvez télécharger directement le progiciel sur https://extranet.damaris.pro

Si vous utilisez un progiciel autre que Damaris pour la gestion de vos documents numériques ou physiques, nous proposons également une migration de vos documents précieux vers Damaris RM version 6.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.

 

OGE Montpellier dématérialise les documents cadastraux

 

OGE Montpellier dématérialise documents cadastraux

L’Ordre des Géomètres Experts de Montpellier Languedoc Roussillon lance la campagne de dématérialisation des documents cadastraux de sa région.

Pour cela, il a contractualisé avec le Groupe Damaris Scan Concept.

La signature du contrat s’est déroulée lors de l’Assemblée Générale de l’OGE Montpellier à Mende le 12 avril 2018.

Cette opération consiste à numériser les documents cadastraux (Documents d’arpentage, Croquis d’arpentage, Plans de remembrement, etc.) directement au sein de chaque CDIF de la région.

Ensuite, tous les documents numérisés sont géolocalisés sur la carte de France et versés dans la base de données en ligne Géofoncier.

 

 

Connecteur Chorus Pro dans Damaris RM

Connecteur Chorus Pro

Vous vendez des produits et des services aux établissements publics. Depuis janvier 2018 vous êtes invités à délivrer vos factures sur le portail Chorus. Si au départ cette dématérialisation est vue comme une optimisation, sa mise en place reste complexe.

La solution Damaris RM servant à archiver et à diffuser vos factures clients vient de se doter du connecteur vous permettant de déposer automatiquement vos factures sur Chorus Pro.

De plus, pour vous éviter de gérer les factures pour les établissements publics des autres pour les entreprises privées, Damaris RM vous permet de lister les clients concernés et de vous faciliter la vie.

Vous trouverez des informations complémentaires ici : Connecteur Chorus Pro dans Damaris RM.

Damaris RM version 5

Damaris RM version 5

Damaris RM V5 le Records Management le plus abouti

Nous avons le plaisir de vous annoncer la livraison de Damaris RM version 5.

Comme au mois de Septembre de chaque année, Damaris délivre une nouvelle version majeure de la solution Damaris RM.

Damaris RM est toujours le centre de l’écosystème composé des applications suivantes :

 

Une année riche en nouveautés

Au cours de l’année écoulée, nous avons délivré une quantité impressionnante de nouvelles fonctions et quelques corrections d’écarts remontés par nos clients utilisateurs.

Nous fêtons le vingt huitième anniversaire de la première livraison de la solution Damaris LDS, l’ancêtre de Damaris RM.

Voici une liste des nouveautés les plus marquantes de 2017 :

  • Une nouvelle Expérience utilisateurs
  • Le panneau personnel
  • Le serveur FTP / SFTP intégré
  • Le tri des tableaux multi-colonnes
  • La fonction Damaris Dynamic Folder
  • La fonction « CHAT »
  • L’amélioration des performances
  • Les Assistants de configuration
  • La simplification de l’outil de migration
  • L’acceptation des paiement via PayPal
  • La lecture des codes à barres et QR Codes depuis les PDF
  • Le dictionnaire de reconnaissance des index dans les documents

Et bien d’autres encore.

Vous pourrez retrouver les détails de chaque version ici : https://www.damaris.fr/damaris-rm/

 

 

Damaris Scan Manager

Damaris Scan Manager

Nous avons le plaisir de vous annoncer la disponibilité du module Damaris Scan Manager pour gérer vos projets de numérisation centralisée ou décentralisée.

Damaris Scan Manager n’a virtuellement aucune limite de nombre de postes de numérisation ou d’opérateurs concernés.

Voici les étapes habituelles d’un atelier de numérisation :

  • La préparation des documents
  • La numérisation
  • Les traitements de reconnaissance des données (OCR, Code à barres, QR Code, etc.)
  • Les contrôles qualité
  • La saisie vidéocodage
  • Le Workflow
  • Les exportation

 

Anniversaire 80 ans de Canon

Canon fête ses 80 ans en 2017

La société Canon fête ses 80 ans cette année.

Cet événement remémore notre chemin parcouru depuis 1990 avec Canon France qui a toujours été aux côtés des équipes Damaris en tant que partenaire technologique.

Les produits Damaris ont intégré en standard l’usage des scanners Canon et continuent à mettre en avant les produits de la marque.

 

Le partenariat Canon Damaris

Après 27 ans, la collaboration technologique entre Canon et Damaris perdure plus que jamais. La proximité des équipes techniques nous permet de proposer des machines les plus adaptées aux cas spécifiques de nos clients.

Ainsi, la solution Damaris RM intègre en standard une fonction de numérisation directe depuis l’interface Damaris. L’opérateur dispose les documents dans le scanner et clique sur le bouton « Scan ». Il renseigne les critères d’indexation du document et le tour est joué.

 

Les scanners départementaux

 

Canon drg 1100

Les premiers modèles de scanners fonctionnant entre 30 et 60 pages par minutes ont permis aux clients de Damaris de numériser de manière centralisée leurs documents de gestion.

Ces scanners ont ensuite évolué vers des machines entre 60 à 120 pages par minute.

Nous utilisons régulièrement des Canon DRG-1100 parfaitement adaptés pour des volumes de plusieurs milliers de documents par jour.

 

(suite…)

Partenariat Damaris et OVH

OVH Marketplace Damaris

L’offre Damaris RM dans OVH Marketplace

Damaris RM

Le partenariat entre Damaris et OVH prend une nouvelle dimension. L’offre Damaris RM Cloud est maintenant présente sur OVH Marketplace.

 

Le partenariat Damaris et OVH

La société Damaris a fait le choix d’exploiter les services de OVH pour son offre Cloud. Ainsi, elle utilise les serveurs Public Cloud et Private Cloud parfaitement adaptés pour les clients de Damaris.

Une offre technique innovante

OVH propose une gamme très large de solutions pour monter une infrastructure fiable et sécurisée en conformité avec les besoins de nos clients.

De plus, cette infrastructure permet le changement d’échelle dans le cas de demandes fortes en termes de volume de documents ou le nombre d’utilisateurs.

La présence de l’offre Damaris RM sur OVH Marketplace

Vous pouvez retrouver l’offre Damaris RM dans OVH Marketplace ici :

https://www.ovh.com/fr/marketplace/partner/damaris.xml

 

Appelez Damaris