Comment détruire les documents légaux ?
La destruction des documents n’est pas seulement une affaire de broyeuse de papiers pour en faire des confetti.
La problématique démarre lors de la prise de décision : « Quels documents je peux détruire légalement ? »
Cette question posée le jour de la destruction arrive tardivement.
Que propose le Records Management ?
Concernant la destruction des documents, le Records Management adopte le principe de la mise en place d’un Tableau de gestion qui liste les typologies de documents en précisant les devoirs de garde qui y sont rattachés.
Ainsi, lors des campagnes de destructions de documents, la proposition des éliminations s’effectue selon le Tableau de gestion facilitant la tâche du décisionnaire qui se base sur des textes de lois.
Que propose Damaris RM ?
La solution Damaris RM propose une fonction complète pour organiser vos campagnes de sorts finaux.
En effet, la destruction ou l’élimination des documents n’est pas le seul sort final. Selon la typologie, vous serez amenés à appliquer d’autres sorts comme par exemple le versement aux archives départementales, la conservation ou le tri.
Damaris RM Timeline
Le Damaris RM Timeline calcule pour vous les éliminations selon l’année d’application.
Voici un exemple de la fonction « Timeline » indiquant le volume de documents à éliminer pour chaque année :
Pourquoi détruire les documents ?
Il faut affirmer que personne ne peut vous reprocher d’avoir détruit des documents dont vous n’avez plus le devoir de garde.
Dans le passé, une idée reçue indiquait que dans le doute il valait mieux conserver des documents « Au cas où… ».
En effet, le doute ne peut s’enlever que par une méthode de travail éprouvée et basée sur des outils fiables, ce que Damaris RM vous apporte à travers le Tableau de gestion.
Là, nous sortons du flou et nous organisons le travail de manière fiable.
Grâce aux journaux des événements et le maintien des informations dans la base Records Management de Damaris RM, vous pouvez tracer de bout en bout toutes les opérations, y compris les prises de décision des éliminations.
L’optimisation des espaces de stockage
Détruire les documents dont le devoir de garde est atteint vous permet de retrouver de l’espace de stockage et de ne pas recourir à la mobilisation d’emplacements complémentaires.
La garantie juridique
Sachez qu’un document destructible non-détruit pourra aussi servir vos adversaires éventuels contre vous. Alors, pourquoi prendre un tel risque si vous avez la possibilité de les éliminer ?
De plus, le RGPD vous impose une gestion, plus rigoureuse des documents portant des données personnelles.
La solution Damaris RM vous met à disposition tous les outils pour gérer de manière optimisée les destructions normalisées en lien avec le RGPD.