Dématérialisation des bulletins de salaire, dans quel cadre ?
La législation Française autorise la distribution des bulletins de salaire numériques depuis le décret d’application paru en mars 2009.
A partir de cette date, vous pouvez proposer à vos salariés soit le bulletin de salaire papier ou numérique. Chaque salarié peut ensuite accepter ou refuser cette proposition. La règle, sans un accord préalable reste le bulletin papier.
La « Loi Travail » entrant en vigueur le premier janvier 2017 inverse la règle en proposant le bulletin de salaire numérique comme la distribution standard et le papier comme une option.
Pour autant, vous devez proposer un choix aux salariés qui souhaitent continuer à recevoir leur bulletin en papier. Cette gestion, si elle est faite manuellement risque de mobiliser de l’énergie inutile pour vous. Damaris RM propose de gérer automatiquement pour vous ces changements.
Comment passer au Bulletin de paie numérique ?
Pour les employeurs cette nouvelle loi peut être vue comme une contrainte supplémentaire ou comme une opportunité.
La distribution des bulletins de salaire numérique permet une mise à disposition immédiate tout en optimisant les coûts. En effet, vous ne paierez plus l’impression, la mise sous pli ou le timbrage pour acheminer ces documents.
Par contre, cela impose une gestion du tri à effectuer entre les salariés ayant accepté le support numérique et ceux restant au support papier.
L’offre Damaris
La société Damaris intervient dans la dématérialisation des bulletins de salaire depuis plus de 20 ans, d’abord pour le compte des Entreprises et des Organisations.
Elle archive plus de 200 000 bulletins par mois, tous clients confondus.
Le coffre fort numérique en ligne
La solution Damaris RM vous permet d’archiver les bulletins à destination de vos salariés et de leur ouvrir un coffre privé leur permettant d’y accéder, de les consulter, de les imprimer ou de les télécharger.
Ce coffre fort reste ouvert pour une période de 10 ans, y compris pour les salariés ayant quitté votre Organisation.
Damaris RM propose en standard la gestion de la « Convention de dématérialisation » que chaque salarié peut consulter, accepter ou refuser.
La distribution des bulletins de salaire s’effectue automatiquement selon le choix de chacun.
Le coffre Entreprise
Le service Ressources Humaines dispose également d’un coffre Entreprise lui permettant d’archiver et de consulter les bulletins de tous les salariés.
Pour la conformité avec le prélèvement de l’impôt à la source, la société Damaris est à même de vous accompagner dans l’évolution de la maquette de vos bulletins. Anticipez les travaux à effectuer avant janvier 2019.
La reprise d’historique
Le Groupe Damaris / Scan Concept propose un service de reprise d’historique pour numériser les dossiers du personnel papier pour les verser dans votre coffre en ligne.
Le dossier du personnel numérique
Vous pouvez poursuivre en versant vous-même les nouveaux documents entrants en utilisant soit le site Internet de votre coffre privé, soit via Damaris Printer. Imprimez virtuellement vos documents Office et vos emails dans les dossiers électroniques.
L’accès avec Damaris Mobile
L’application Damaris Mobile vous permet d’accéder à vos documents archivés dans le coffre fort numérique. De plus, vous pouvez ajouter de nouveaux documents en les prenant en photo avec votre Smartphone. Dans ce cas, un document PDF mono ou multi-pages est créé et versé au coffre.
La compatibilité de la solution Damaris RM
Voici une liste non-exhaustive de solutions de paie déjà utilisées en amont de Damaris RM :
- SilaExpert
- ADP GSI
- HR ACCESS
- ARCOLE
- CCMX PAIE
- Cegid PAIE RH
- Cantoriel
- Etc.
Le partenariat Damaris et RSM France
RSM France propose l’exploitation de SilaExpert comme plate-forme de calcul des bulletins de salaires. Une fois les bulletins créés, ils sont archivés dans le coffre fort Damaris RM et sont distribués automatiquement aux salariés soit en papier, soit en numérique selon le choix de chacun.
RSM France vous accompagne dans la mise en conformité de votre système d’information vis à vis des lois en vigueur, ainsi que la conformité avec la CNIL.
