Les nouveautés de Damaris RM V5.2

Date de sortie de Damaris RM v5.2.0 : 15/01/2018

 

Coffre fort privé

Configurez un nouveau type de document « Coffre privé ». Tout document archivé ne sera accessible qu’au propriétaire du coffre.

Les autres utilisateurs peuvent recevoir l’autorisation du versement de nouveaux fichiers.

L’administrateur peut vérifier le bon fonctionnement du coffre, mais ne pourra pas accéder à la visualisation du contenu des documents.

 

Améliorations Journal des événements

Les actions suivantes ont été rajouté dans la liste des fonctions tracées :

• La fusion des utilisateurs
• Contrôle Espace de stockage
  • Création
  • Modification
  • Suppression
• Déclaration des archives physiques
  • Suppression dans une déclaration
  • Export PDF et CSV
  • Validation
• Recherche dans le fonds d’archives
  • Export PDF et CSV
  • Génération de QR Code héritage index
  • Visualisation Dossier virtuel
• Migration
  • Création
  • Modification
  • Suppression
  • Exécution
• Tâches planifiées
  • Exécution manuelle

 

Lien entre documents numérique et physique

Vous pouvez désormais créer des liens entre les documents numériques et physiques.

Cette nouvelle fonction va vous permettre de gérer les deux supports d’un même document. Sa version physique et sa version numérique.

Certains types de documents ne peuvent être détruits une fois numérisés. Dans ce cas, vous pouvez gérer concomitamment les deux versions.

 

 

Contrôle du remplissage des sites physiques et coffre numérique

Cette nouvelle fonction vous permet d’établir des limites dans le remplissage des moyens de stockage.

Les sites de stockage physique comme les coffre forts numériques bénéficient de cette nouvelle possibilité.

Déterminez le seuil maximum et obtenez des alertes lors du remplissage de votre site.

 

Sécurisation des accès Damaris Mobile

Cette nouvelle option vous permet de déterminer la liste des Smartphones et des Tablettes autorisés à accéder à votre compte.

Ainsi, vous pouvez limiter les éventuels tentatives de connexions à partir de machines non autorisées.

Chaque utilisateur a la possibilité de gérer la liste des périphériques qu’il connaît.

 

 

Améliorations Gestion des demandes archives physiques

Un ensemble de modifications ont été ajouté à la fonction de demandes de sorties.

En voici la liste :

• L’état « Annulé » permet à un utilisateur d’abandonner une demande de sortie. Cette action reste tracée dans la base de données
• Pour une question de lisibilité, la liste des demandes masque par défaut les demandes closes et annulées
• Dans le cas de recherches des demandes closes, il est possible de filtrer par date de début et de fin de clôture et présente la liste avec des colonnes adaptées pour ce cas
• Dans le cas de recherches des demandes annulées, il est possible de filtrer par date de début et de fin d’annulation et présente la liste avec des colonnes adaptées pour ce cas
• Les statistiques des demandes prend en compte l’état des demandes « Annulée »

 

Fusion des utilisateurs

Il se peut qu’un utilisateur unique ait deux comptes distincts dans Damaris RM. Cette nouvelle fonction vous permet de fusionner les deux comptes.

Voici les modifications apportées lors de la fusion des utilisateurs :

• Le nouvel utilisateur prend les droits d’accès aux services de l’ancien utilisateur
• Le nouvel utilisateur hérite des liens aux groupes de l’ancien utilisateur
• Les informations de l’ancien utilisateur sont remplacés par le nouveau
• L’ancien utilisateur est désactivé en fin de ce processus

Vous pouvez fusionner manuellement deux utilisateurs ou soumettre un fichier CSV contenant une liste d’utilisateurs à fusionner en masse.

 

Exportation PDF et CSV du journal des événements

Deux nouvelles fonctions viennent compléter la gestion du journal des événements (LOG).

Vous pouvez maintenant exporter les données dans la liste soit au format PDF ou CSV.

Ainsi, vous avez plus de latitude de synthétiser les informations et les diffuser à d’autres utilisateurs.

 

Empêcher les utilisateurs à supprimer les demandes closes

Pour sécuriser un peu plus contre les erreurs de manipulations, vous pouvez maintenant réserver la possibilité de supprimer les demandes closes qu’aux membres d’un Groupe donné.

 

Etat de la demande visible dans les résultats de recherches

Jusqu’à maintenant, seuls les articles ou les boites physiques sortis des archives étaient indiqués dans la liste des résultats de recherches.

Maintenant, dès qu’une demande est en cours les utilisateurs peuvent le voir lors de leurs consultations des archives.

 

Améliorations du journal technique

Pour plus de clarté, le journal technique (Tomcat) de Damaris RM ne va contenir les informations pour chaque instance du progiciel.

Jusqu’à maintenant, les informations étaient tracées dans un seul fichier.

 

 

Pour plus d’informations, Contactez-nous