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Damaris RM version 13

Les nouveautés de Damaris RMx V13

Date de sortie de Damaris RMx v13 : 15/09/2025

Moteur d’intelligence artificielle IA

Un nouveau moteur d’intelligence artificielle vient d’être délivré.

Cette nouvelle fonction permet de reconnaître des champs de données, comme par exemple les montants des factures ou d’autres informations en soumettant un document PDF.

La fonction met à jour le champ concerné en appelant le serveur IA Damaris RM.

Nouveaux outils de mise en page de vos PDF

La fonction « FDI » (Format de Document Indépendant) vous permet de générer des documents PDF à partir de vos données.

Deux nouvelles fonctions viennent enrichir la large palette des outils existants :

L’ordonnancement des objets dans la page
La justification de vos texte

Une fois les PDF générés, ils peuvent être archivés, diffusés, signés, etc.

Valorisez vos données en les mettant en avant dans des documents adaptés à vos destinataires.

Voici quelques exemples d’utilisation de la fonction Damaris FDI :

Les courriers de relance
Les FACTUR-X
Les listes d’adhérents ou de clients
Etc.

L’extension des contrôles qualité des données sur les champs Commentaires

Le champ Commentaire est disponible pour chaque article archivé, que ce soit pour un document numérique ou pour une archive physique.

Il est souvent d’usage d’utiliser ce champ pour une description sommaire du document lié.

Pour éviter de la saisie non-contrôlée, nous ajoutons ici la possibilité de vérifier la saisie des informations dans ce champ.

Ainsi, vous pourrez imposer une saisie cadrée pour guider les personnes dans le remplissage du champ.

Par exemple, lors d’une nouvelle saisie ou d’une mise à jour d’une fiche existante, vous pourrez demander aux utilisateurs un formalisme des données devant suivre un masque ou un contenu en particulier.

Contrôles qualité des données lors des saisies

Cette nouvelle fonction vous offre la possibilité de définir un pourcentage de documents à vérifier pour valider les saisies correctes effectuées.

Définissez par exemple 10% de documents à vérifier. Le système remonte des documents au hasard pour le pourcentage indiqué.

La vérification de la qualité est essentielle pour augmenter encore plus l’efficacité du système.

L’ajout de nouvelles variables dans les formulaires de saisies

Voici maintenant les variables pouvant être utilisées pour remplir certains champs de saisies dans les formulaires :

La date du jour
L’heure
La date et l’heure
Le code utilisateur effectuant la saisie
L’e-mail de l’utilisateur en train d’effectuer la saisie

Ces nouvelles fonctions simplifient encore un peu plus la récupération des données en augmentant la qualité des informations disponibles en base.

Statistiques de saisie des informations

Vous pouvez retrouver les informations statistiques concernant la saisie des données, y compris pour les Notices étendues.

Ainsi, lors de saisies plus complexes de type « Lignes de détails », vous pourrez obtenir des informations quant au nombre de saisies et les performances.

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Damaris RM version 12.5

Les nouveautés de Damaris RMx V12.5

Date de sortie de Damaris RMx v12.5 : 15/07/2025

Moteur d’intelligence artificielle IA

Un nouveau moteur d’intelligence artificielle vient d’être délivré.

Cette nouvelle fonction permet de reconnaître des champs de données, comme par exemple les montants des factures ou d’autres informations en soumettant un document PDF.

La fonction met à jour le champ concerné en appelant le serveur IA Damaris RM.

Le scellement des données Master Data

Cette nouvelle fonction vous permet de définir des typologies qui vont contenir des données scellées ne pouvant qu’être mises à jour de manière suivie.

Dans le cas d’une corruption éventuelle, les données ne seront plus accessibles.

Ainsi, vous êtes certains que toutes les données disponibles auront passé les contrôles et ne seront pas altérées par des éléments extérieurs.

Ici, nous renforçons un peu plus encore les fonctions de coffre-fort numérique et de SAE (Système d’Archivage Électronique), en les étendant aux données et non seulement aux documents.

Attention : Ce dispositif réduit les possibilités de mises à jour des données qui deviennent plus cadrées qu’auparavant.

L’extension des contrôles qualité des données sur les champs Commentaires

Le champ Commentaire est disponible pour chaque article archivé, que ce soit pour un document numérique ou pour une archive physique.

Il est souvent d’usage d’utiliser ce champ pour une description sommaire du document lié.

Pour éviter de la saisie non-contrôlée, nous ajoutons ici la possibilité de vérifier la saisie des informations dans ce champ.

Ainsi, vous pourrez imposer une saisie cadrée pour guider les personnes dans le remplissage du champ.

Nouvelle tâche de livraison vers Damaris RM

De plus en plus de clients ont besoin de transférer des fichiers d’une instance de Damaris RM vers une autre.

Voici des cas classiques :

Une architecture Cloud hybride composée de deux instances Damaris RM, une installée sur un serveur interne et une autre sur un Damaris RM Cloud. Avec la tâche de livraison entre Damaris RM il vous sera très simple de transférer des données et des documents à l’autre instance
La livraison directe de documents vers un client ou un fournisseur. Les deux organisations travaillant avec Damaris RM, cette tâche va permettre d’optimiser et de sécuriser les échanges de documents entre entités
Etc.

Configurez votre serveur Damaris RM cible et laissez la tâche de livraison transférer les fichiers vers la destination.

Cette fonction utilisant les API Web Service va garantir la sécurisation des transferts par une méthode de cryptage des données.

La prise en compte des sous-répertoires dans Damaris Transfer

Le module Damaris Transfer prend maintenant en compte les sous-répertoires contenant des fichiers à transférer. Ainsi, vous pourrez plus facilement envoyer et recevoir vos documents à archiver.

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Damaris RM pour la communication avec vos clients

Pourquoi utiliser Damaris RM pour la communication vers vos clients ou salariés ?

En fait, l’application Damaris RM contient déjà les données vérifiées de vos tiers que sont leur nom, leur adresse email, leur numéro de mobile, etc.

De plus, elle abrite dans le coffre-fort numérique d’autres informations vous permettant de catégoriser les populations pour adapter les messages pour chacun.

Comment Damaris RM peut améliorer la communication avec vos clients ?

Tout d’abord, il convient d’élargir les destinataires qui pourraient être des adhérents, des fournisseurs ou des employé(e)s.

Ici, il s’agit surtout de diffuser une information pertinente vers des personnes concernées et ciblées.

J’ai déjà un CRM, pourquoi utiliser Damaris RM dans ce cas ?

Vous avez raison, un CRM semble être également une solution permettant la communication vers vos tiers.

Sauf qu’un CRM contient rarement les documents que vous souhaitez diffuser. Par exemple, la communication ne se limite pas seulement à composer un message, mais délivrer un document.

De plus, le CRM contiennent des données sur une population en particulier, les prospects et pas forcément les clients.

Ce qui est certain, c’est qu’un CRM n’a pas les informations sur vos salariés, ni vos fournisseurs.

Du coup, cela limite de fait le champ des possibles.

Les ingrédients pour une communication efficace avec Damaris RM

Voici la liste des éléments indispensables pour communiquer avec vos tiers (Clients, adhérents, fournisseurs, salariés, etc.) :

Disposer des informations pertinentes concernant vos destinataires :
- Leur identité
- Leur adresse mail (Pour les envois de Mails)
- Leur numéro de mobile (Pour les SMS)
- Éventuellement, les éléments permettant de constituer les groupes
Avoir un abonnement Mailjet pour les envois d’emails, avec un contrôle de délivrabilité
- Notez que vous pouvez utiliser d’autres fournisseurs de SMTP, mais vous ne bénéficierez pas des codes retour pour chaque envoi
Avoir un abonnement chez OVHCloud ou SMS-Polynésie pour les envois de SMS
Composer les modèles email et SMS adaptés à la communication vers vos destinataires

La constitution d’une liste de destinataires dans Damaris RM

L’application Damaris RM est un coffre-fort numérique pouvant abriter les données et les documents de manière sélective et sécurisée.

Un grand ensemble de fonctions vont vous permettre de récupérer les données et les stocker dans Damaris RM.

Voici une liste non-exhaustive des fonctions de capture des données :

La récupération des données depuis des fichiers CSV, XML, JSON, texte, etc.
La récupération depuis des fichiers Excel
La lecture de documents PDF
La saisie des données

Ensuite, utilisez la fonction « Contrôle qualité » intégrée en standard dans Damaris RM pour vérifier la bonne cohérence des informations. Cette phase correctement paramétrée va garantir la bonne adéquation de vos données vis à vis de votre auditoire.

Le paramétrage des modèles Email

Cet outil est un véritable système de génération de contenus d’emails et de SMS personnalisables en utilisant le principe du publipostage.

Vous pouvez ajouter des informations variables issues de vos données.

Les emails au format HTML vont pouvoir intégrer vos visuels, vos couleurs, etc.

L’adjonction de pièces jointes dans les emails Damaris RM

Notez que vous pouvez bien entendu joindre des documents archivés dans le coffre-fort Damaris RM.

Le publipostage dans Damaris RM pour la création de documents

L’application Damaris RM offre en plus des modèles emails, la possibilité de générer des PDF à partir des données du coffre-fort.

Ces documents vont ensuite être archivés automatiquement et envoyés en pièce jointe à vos destinataires.

La fonction « FDI : Format de Documents Indépendant » vous offre tous les outils pour fabriquer vos documents administratifs.

Vérifiez par vous-même

La société Damaris propose le paramétrage d’une maquette gratuite et sans engagement pour que vous puissiez vérifier par vous-même l’adaptation de l’application pour votre usage propre.

Contactez-nous pour un rendez-vous

Accélérez le paiement de vos factures clients

Quels sont les obstacles habituels pour l’encaissement de vos factures clients ?

Vous délivrez vos produits et vos services à vos clients.

Au retour, vous attendez le règlement des factures émises et parfois vous subissez des retards de règlements.

Dans cet article, nous considérons qu’il n’y a pas de litiges dans la délivrance des prestations ou des produits.

Il reste ensuite à réduire les délais administratifs.

En B2B, vos clients mettent en place des systèmes de contrôles par rapprochement pour constater la bonne délivrance, avant de procéder à la mise en paiement.

L’application Damaris RM offre un grand nombre de fonctions pour aider vos clients à optimiser leurs tâches de contrôles et ainsi d’accélérer la décision de la mise en paiement.

Les difficultés de communication avec vos clients

La complexité de la reconstitution des dossiers par facture est liée au fait que les événements sont asynchrones à des dates différentes.

Voici un contenu classique de documents permettant de valider une facture :

Le devis
Le bon de commande client
Les preuves de livraison
Les preuves quantitatives et qualitatives
La fatcure

Tous ces documents sont échangés dans des périodes parfois très longues et avec des interlocuteurs différents.

La solution consiste souvent d’ouvrir un dossier et de stocker les documents dedans en attendant l’émission de la facture. Ceci n’est possible qu’avec une vigilance permanente de tous les acteurs concernés.

En effet, le devis est émis par votre service commercial, le bon de commande est traité par votre ADV, les bons de livraison sont émis par votre cellule logistique, etc.

Et pourtant, ce sont bien le regroupement de tous ces documents qui devra permettre un suivi du triptyque Coût, Qualité, Délai pour une mise en paiement de votre facture.

L’automatisation administrative des tâches

Avec plus de 35 ans d’expérience, le Groupe Damaris constate que la seule solution fiable, pérenne et très optimisée en coût et en énergie consiste à automatiser les processus administratifs.

Cela consiste à mettre en place des systèmes simples de capture des documents dès leur apparition, au bon endroit et au bon moment.

Ensuite, il convient de paramétrer des Workflows de rapprochement, avec des contrôles qualités.

Ces contrôles vont dépendre de votre métier.

Ainsi, l’application Damaris RM peut vous alerter pour les cas suivants :

Un document manquant : Vous avez un BL non lié à un bon de commande, vous avez émis une facture non attachée à un bon de commande, etc.
Délai dépassé : Vous souhaitez vérifier les dates d’échéance soit en dépassement ou trop proche de la fin
Etc.

Pour finir, il est essentiel de créer un lien avec vos clients pour pouvoir les prévenir dès que vous avez prévu de le faire.

A la fin de ces processus, l’application Damaris RM vous informe de la complétude des dossiers de facturation, en vous remontant les écarts éventuels.

Vous êtes informés à tout moment de l’état d’avancement des dossiers.

La communication avec vos clients

Cette bonne pratique est la « Pierre angulaire » du système.

En effet, plus la communication est claire et pertinente, plus vite vos clients réagissent.

Par exemple, si vous envoyez une facture à un client, sans lui permettre de vérifier les quantités consommées, vous lui infligez un travail supplémentaire et vous subissez au retour un retard de règlement.

Une fois vos dossiers complétés lors de l’automatisation des processus administratifs, mettez en place une communication adaptée.

Par exemple, vous pouvez envoyer un email à chaque client pour lui transmettre la facture et les annexes lui indiquant que tous les contrôles par rapprochement ont bien été effectués.

De plus, pour lui donner d’autres outils, vous pouvez lui ouvrir un coffre-fort numérique dans lequel il ou elle va retrouver les autres documents et ainsi de pouvoir valider la cohérence des informations.

Dans ces cas, nous vous suggérons de créer des modèles d’emails contenant des éléments variables de type le nombre de factures, le nombre de produits livrés, la liste des numéros de série, etc.

Ce type d’email doit intégrer des liens vers les documents ou même les documents en pièce jointe.

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Par où commencer ?

Chez Damaris, nous avons une grande expérience dans le domaine de la dématérialisation des processus administratifs.

Voici un exemple des étapes d’un projet de dématérialisation de documents :

La mise en place des automates de capture des documents et des données
Les contrôles qualités en automatique
Les rapprochements en automatique
La gestion des écarts
La communication des clients
Les statistiques et les indicateurs

Néanmoins, chaque cas étant particulier, nous prévoyons une phase d’étude et de conception pour bien adapter les fonctions à votre contexte individuel.

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Et la dématérialisation des factures ?

Comme vous le savez, la Loi de finance en cours intègre la dématérialisation des factures.

Cette disposition consiste à la transmission aux services fiscaux des montants de TVA pour chaque facture individuelle.

De ce fait, elle ne prévoit pas la communication des autres documents annexes pour fluidifier vos encaissements.

Il est bien évident que la société Damaris sera au rendez-vous pour cette transmission technique des informations fiscales vers la Direction Générale des Impôts.

En résumé, la dématérialisation des factures n’est qu’un dispositif étatique de déclaration de la TVA et non un moyen pour vous de mieux gérer votre Organisation.

Nous avions détaillé dans un article la différenciation des « Couches techniques » dans ce dispositif.

Notez également la disponibilité du connecteur Chorus Pro pour les factures concernant les établissement publics.

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Pour avancer dans vos réflexions, nous vous proposons de déployer une maquette gratuite et sans engagement pour valider ensemble la bonne adaptation de l’application Damaris RM à votre environnement métier.

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Damaris RM version 12.4

Les nouveautés de Damaris RMx V12.4

Date de sortie de Damaris RMx v12.4 : 15/05/2025

Moteur d’intelligence artificielle IA

Un nouveau moteur d’intelligence artificielle vient d’être délivré.

Cette nouvelle fonction permet de reconnaître des champs de données, comme par exemple les montants des factures ou d’autres informations en soumettant un document PDF.

La fonction met à jour le champ concerné en appelant le serveur IA Damaris RM.

L’envoi groupé d’invitations à la signature électronique

L’une des fonctions de signature électronique intégrées dans Damaris RM vous offre la possibilité d’inviter une personne externe à vos services de prendre connaissance d’un document et de le signer.

Cette nouvelle fonction vous ouvre la possibilité d’effectuer un envoi groupé de documents en une seule action.

L’usage classique consiste par exemple à faire signer un avenant de contrat de travail à un groupe de salariés.

Voici le principe :

Archivez un document pour chaque personne devant le signer
Liez le document à la personne concernée
Configurez l’envoi groupé

C’est aussi simple que cela.

L’ajout automatisé de Tampons électroniques

Les Tampons électroniques sont une fonction très pratique dans Damaris RM pour faire évoluer l’état d’avancement d’un document au sein d’un Workflow.

En règle générale, les Tampons électroniques sont apposés par des personnes ayant ce droit spécifique.

La nouvelle fonction de « Mise à jour Index / Tampons » vous offre la possibilité d’automatiser l’apposition de tampons.

Ce dispositif vient renforcer les automatismes libérant ainsi les utilisateurs et les utilisatrices de cas évidents où la validation humaine n’est pas nécessaire.

Par exemple, vous avez mis en place un Workflow de validation entre un bon de livraison et une facture.

Si les données concordent, il n’est pas forcément nécessaire de demander à un humain de valider cette étape.

L’automate va pouvoir détecter ce cas et d’apposer le tampon « Validé ».

La gestion des droits d’accès aux Groupes d’opérateurs de saisie

Facilitez-vous la gestion des droits pour les opérateurs et les opératrices de saisie en octroyant les droits à des Groupes d’utilisateurs au lieu de droits individuels.

Du coup, vous n’aurez plus qu’à gérer la liste des membres des groupes pour ouvrir ou fermer les droits.

L’amélioration de l’accès aux listes depuis Damaris RMx

L’interface Damaris RMx est un portail à destination des personnes n’ayant pas un besoin d’accès régulier à l’application Damaris RM.

Ainsi, vous pouvez continuer de diffuser vos documents et les fonctions de dématérialisation des documents vers un public plus large.

Cette nouvelle fonction ouvre l’usage simplifié des champs « Liste ».

Pour rappel, votre licence Damaris RM n’a pas de compteur de licences utilisateurs. De ce fait, profitez de cette opportunité pour communique le plus largement possible vers vos opérateurs et opératrices moins concernés.

L’envoi groupé de SMS

La communication ciblée vers les destinataires habilités est une fonction essentielle pour optimiser les travaux administratifs.

En effet, les personnes n’ont plus besoin de vérifier régulièrement leurs outils pour effectuer les tâches qui les concernent.

L’application Damaris RM offre un grand nombre de moyens de communications pour vous permettre d’en adapter selon l’auditoire.

Cette nouvelle fonction vous permet maintenant d’envoyer des SMS de manière massive à des destinataires.

Ajoutez un champ Numéro Mobile dans votre base de données et automatisez les envois.

Les fonctions SMS de Damaris RM sont disponibles avec les opérateurs OVHCloud et SMS Polynésie.

Pour rappel, les envois massifs sont déjà disponibles pour :

Les Emails
Les notifications sur les Smartphones

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Damaris RM No Code / Low Code

Qu’est-ce que le NO CODE / LOW CODE ?

Le principe du développement « No-Code » consiste à créer des applications adaptées aux besoins de vos utilisateurs et utilisatrices sans écrire des lignes de code.

C’est une approche assez récente démarrée en 2019 en France.

Les avantages du No-Code / Low-Code

N’utilisant pas de codes source pour développer une nouvelle application, l’accès aux fonctions devient beaucoup plus facile et rapide.

En effet, les solutions de ce type peuvent être paramétrées rapidement, avec une ouverture immédiate des fonctions nécessaires au plus grand nombre.

Pourquoi du No-Code dans un outil de dématérialisation ?

Une application de dématérialisation de documents vous permet d’optimiser les tâches administratives libérant du temps aux personnes en charge des opérations.

Voici quelques exemples de tâches régulièrement optimisées par Damaris RM :

L’enregistrement des factures fournisseurs
Le Workflow des achats
La validation de processus métier
La mise à disposition de documents annexes aux factures vers vos clients
La dématérialisation des dossiers du personnel
Etc.

En principe, tout processus métier est voué à évoluer dans le temps. Pour cette raison, il est impératif de disposer d’une certaine souplesse pour pouvoir faire varier les paramétrages et de continuer à coller aux exigences du terrain.

Les utilisateurs et utilisatrices de Damaris RM ont ainsi la possibilité d’intégrer de nouvelles fonctions dans le système, sans recourir à des développements sophistiqués et difficiles à maintenir.

La maintenance de votre application

L’approche No-Code de Damaris RM vous apporte un autre gros avantage quant à la maintenabilité de votre outil.

Deux éléments viennent renforcer la maintenabilité de Damaris RM :

Le No-Code / Low-Code vous délivre des fonctions « Toutes faites » à assembler facilement ensemble pour créer votre chaîne de traitements. Chaque fonction est testée et maintenue de manière unifiée pour tous les clients de Damaris
Les mises à jours périodiques de Damaris RM. Le « Plan de marche » annuel des livraisons vous met à disposition une version majeure et cinq versions mineures par an, sans discontinuer depuis une décennie. Chaque nouvelle version apporte en moyenne 5 nouvelles fonctions et la correction d’écarts constatés

Comment ça marche ?

Une fois votre instance Damaris RM créée, vous pouvez commencer à la configurer.

Voici les objets disponibles à assembler pour obtenir une application en phase avec les besoins de vos utilisateurs et utilisatrices :

Les typologies de documents et de données
Les critères d’indexation et les liens entre les données et les documents
Les droits d’accès
Les modes d’intégration des nouveaux flux (Données et documents)
Les contrôles qualité (L’unicité des informations, le croisement des données avec des dictionnaires, etc.)
La mise en place des Workflows
Les tâches planifiées
Etc..

Les modes d’accès disponibles en standard

L’application Damaris RM offre un grand nombre de modes d’accès à vos fonctionnalités de dématérialisation. En voici quelques exemples :

Un portail Full Web
Des applications Damaris Mobile
Le pilote d’impression Damaris Printer
Le module Damaris Transfer pour le lien avec os copieurs connectés
Les Web Services pour intégrer les fonctions dans vos autres outils métier
Les liens URL dynamiques
Etc.

L’écosystème Damaris RM contient plusieurs dizaines de connecteurs vers des outils externes.

Contactez-nous !

Pour évaluer l’adéquation de Damaris RM avec vos besoins, nous proposons de créer une maquette personnalisée.

Cette phase initiale va vous permettre d’explorer les fonctions les plus importantes de Damaris RM avant l’acquisition de la solution.

Damaris RM version 12.3

Les nouveautés de Damaris RMx V12.3

Date de sortie de Damaris RMx v12.3 : 15/03/2025

Moteur d’intelligence artificielle IA

Un nouveau moteur d’intelligence artificielle vient d’être délivré.

Cette nouvelle fonction permet de reconnaître des champs de données, comme par exemple les montants des factures ou d’autres informations en soumettant un document PDF.

La fonction met à jour le champ concerné en appelant le serveur IA Damaris RM.

Sécurisation des connexions de vos utilisateurs avec OpenID

Vous disposez d’un mécanisme d’authentification lié à votre annuaire de type Active Directory ou LDAP.

Mettez en oeuvre le connecteur OpenID de Damaris RM pour à la fois faciliter l’authentification de vos utilisateurs dans Damaris RM et pour renforcer la sécurité d’accès à vos documents.

Ainsi, les personnes habilitées sont invitées à se présenter en utilisant leur code utilisateur et mot de passe de votre annuaire et sont automatiquement connectées à Damaris RM.

Pour les personnes ayant quitté votre organisation, leur accès est fermé également sur Damaris RM.

Connexions multi-facteurs (MFA / 2FA)

Pour continuer à sécuriser les accès à vos documents sensibles, vous pouvez maintenant paramétrer un mécanisme d’authentification à deux facteurs.

Lors de l’authentification, chaque utilisateur va recevoir un jeton temporaire sur son adresse mail, SMS ou Damaris Mobile lui permettant de finaliser son processus.

Le paramétrage de 2FA / MFA s’effectue au niveau « Société » dans Damaris RM.

Amélioration des notifications vers vos clients et fournisseurs : Ajout d’un objet Tableau

Insérez des tableaux dans vos emails contenant des informations multiples pour vos utilisateurs et vos utilisatrices.

Ainsi, sans nécessairement se connecter à Damaris RM, les personnes sont informées des cas qui les concernent.

Un exemple d’utilisation consiste à informer une personne en lui donnant la liste des documents à valider.

Ajout de nouvelles fonctions de recherches : Valeurs non-vides

Dans la fonction « Recherche avancée » indiquez que vous souhaitez retrouver toutes les valeurs non-vides pour un critère d’indexation.

Par exemple, vous souhaitez obtenir la liste de tous les documents dont le numéro est non-vide.

Ajout d’un commentaire dans le bordereau d’éliminations

Vous allez procéder à des éliminations de documents.

L’application Damaris RM vous permet de créer un bordereau des éliminations que vous allez adresser aux propriétaires des documents.

Il est maintenant possible d’ajouter un champ commentaire sur la première page vous permettant d’apporter des précisions pour vos interlocuteurs.

La séparation des droits de modification et de suppression

Cette nouvelle option vous permet d’affiner un peu plus les droits pour les Groupes d’utilisateurs.

En effet, dans certains cas, vous souhaitez octroyer les droits de modifications sans donner la possibilité de supprimer des enregistrements.

Utilisez cette nouvelle option dans chaque Groupe pour distinguer chaque cas.

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Damaris RM version 12.2

Les nouveautés de Damaris RMx V12.2

Date de sortie de Damaris RMx v12.2 : 15/01/2025

Portail fournisseurs : Fonctions d’exports

Depuis le portail Damaris RM mis à disposition de vos fournisseurs, les utilisatrices et les utilisateurs peuvent obtenir la liste des documents aux formats CSV (Excel) ou PDF.

Cette nouvelle fonction leur facilite grandement les travaux de contrôles croisés des factures déposées dans Damaris RM.

Notez que Damaris RM est utilisée pour la dématérialisation des factures fournisseurs et est déjà à même de traiter tous les formats admis par les plates-formes PDP, PPF et Chorus Pro.

Nouveaux connecteurs pour les envois de SMS

La communication avec vos tiers (Clients, Fournisseurs, Salariés, Adhérents, etc.) devient une des clés de la réussite de votre système d’informations.

Il est essentiel d’informer vos destinataires par les moyens les plus adaptés.

L’application Damaris RM propose en standard les connecteurs vers OVHCloud SMS et SMS Polynésie pour nos clients polynésiens.

Optimisation de la reconnaissance des données depuis les fichiers PDF

La fonction PDFSplitter de Damaris RM extrait des données pertinentes depuis les fichiers PDF.

Elle est capable de reconnaître les informations cadrées en utilisant des textes d’ancrage ou des formats des données attendues.

Cette nouvelle version facilite la reconnaissance de multiples types d’informations, par exemple, les « Factures » et les « Avoirs ».

Optimisation des formulaires de saisie de données : Onglets

Dans les cas de saisies de données hiérarchisées, vous pouvez maintenant définir un onglet par niveau hiérarchique.

Ainsi, vous offrez à vos utilisatrices et utilisateurs une interface optimisée leur permettant de naviguer d’un niveau à un autre.

Par exemple, proposez la saisie des informations d’une facture, avec l’entête d’un côté et les lignes de détails dans un autre onglet.

Moteur d’intelligence artificielle IA

Un nouveau moteur d’intelligence artificielle vient d’être délivré.

Cette nouvelle fonction permet de reconnaître des champs de données, comme par exemple les montants des factures ou d’autres informations en soumettant un document PDF.

La fonction met à jour le champ concerné en appelant le serveur IA Damaris RM.

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Damaris RM version 12.1

Les nouveautés de Damaris RMx V12.1

Date de sortie de Damaris RMx v12.1 : 15/11/2024

Étiquettes des articles paramétrables

L’application Damaris RM vous permet de gérer vos dossiers physiques. Pour cela, elle vous offre la possibilité de créer des étiquettes codes-à-barres à coller sur chaque dossier.

Composez vos étiquettes en y ajoutant des informations issues des données d’indexation ou d’autres objets comme par exemple des logos, etc.

Ainsi, vous pourrez personnaliser complètement chaque objet tracé.

La référence unique des dossiers pourra bien entendu être exprimée sous la forme d’un code-à-barres.

Composez vos listes de travaux archivistiques

Chaque cas étant particulier, vous devez offrir à vos utilisateurs et utilisatrices les tableaux les plus adaptés pour effectuer leurs travaux.

Cette nouvelle fonction de Damaris RM vous permet de choisir les critères d’indexation pour composer la liste des demandes de sorties.

Optimisation des messages de contrôles qualité

Pour informer les personnes qui traitent les documents, la fenêtre popup a été optimisée pour les aider à résoudre les écarts constatés.

En effet, il est maintenant possible de configurer des messages adaptés par écart en utilisant le vocabulaire qui parle aux utilisateurs.

Tri par type de tâche

Les tâches planifiées constituent un moteur puissant de traitement en masse de vos documents.

L’expérience utilisateur est une préoccupation permanente pour Damaris. Chaque version simplifie un peu plus l’usage de l’application Damaris RM pour chaque profil utilisateur.

Ces tâches vous permettent de prendre en charge les flux entrants, de mettre à jour les documents archivés ou de les exporter.

Cette nouvelle disposition vous simplifie l’accès aux tâches existantes et de les gérer de manière optimisée.

Les commentaires dans les tâches Exécuter SQL

Dans le principe de No Code / Low Code, l’application Damaris RM vous permet de créer des scripts SQL pour des mises à jours spécifiques de vos données.

Pour une question de lisibilité et de maintenabilité de votre configuration, cette nouvelle version vous permet d’inclure des commentaires dans le script SQL.

Ainsi, vous pouvez laisser des explications pour qu’une autre personne puisse mieux comprendre les instructions et de mieux les maintenir.

La protection des tâches lancées au même moment

Chaque tâche va disposer d’un espace isolé de données lui assurant une sécurité supplémentaire pour traiter les informations la concernant.

Ainsi, deux tâches de type identiques vont pouvoir parfaitement cohabiter sans risquer les mélanges de données.

Cette nouvelle disposition vient renforcer encore plus l’étanchéité du système.

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Partenariat avec la Chambre des Métiers et de l’Artisanat AURA

Partenariat Damaris et la Chambre des Métiers et de l’Artisanat AURA

Depuis plusieurs années, nous avons la chance de travailler avec la CMA Auvergne Rhône-Alpes pour aider leurs ressortissants à mieux appréhender leurs obligations administratives vis à vis des futures réglementations.

Notre choix

L’idée ici ne consiste pas seulement d’offrir des outils permettant de dématérialiser de manière efficace et abordable les factures et les autres documents, mais d’optimiser les travaux administratifs permettant à chacun d’orienter son énergie vers son métier et vers ses clients.

Un artisan gagne en étant au plus près de ses clients et non en train d’effectuer des opérations de déclarations ou de mise en ligne de documents.

Tout cela devant se passer le plus simplement et le économique possible.

L’indépendance des artisans vis à vis des prestataires

Pléthore d’acteurs divers et variés proposent des services de dématérialisation dans le cadre d’autres métiers connexes. A part une recherche de fidélisation, pour ne pas dire de verrouillage, nous suggérons fortement les chefs d’Entreprises de choisir un spécialiste du domaine, et ainsi gardant une liberté totale de changer de prestataires quand le besoin s’en fait sentir. C’est le principe de « Ne pas mettre les œufs dans le même panier », rien de neuf en somme.

L’article sur la dématérialisation des factures en octobre 2024

Dans le journal « Artisans de votre vie » du mois d’octobre 2024, vous trouverez un article permettant de mieux comprendre les enjeux des nouvelles dispositions qui vont se mettre en place entre Septembre 2026 et Septembre 2027.

L’offre de Damaris pour les Artisans

La société Damaris propose l’application Damaris Cloud en ligne et des services associés spécifiquement pour les ressortissants de la CMA AURA.

Cette offre vous permet de dématérialiser les documents de gestion comme les factures clients, les factures fournisseurs et les documents annexes à destination de vos clients.

Ne soyez pas simplement en conformité avec les textes de lois, mais profitez des nouvelles technologies surtout pour fidéliser vos clients en partageant avec eux les informations dont ils ont besoin.

En savoir plus >

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