Damaris RM version 13.1

 

Damaris RMx version 10

Les nouveautés de Damaris RMx V13.1

Damaris RM v13

Date de sortie de Damaris RMx v13.1 : 15/11/2025

L’accès par l’explorateur de Windows aux répertoires d’entrée de Damaris RM

WebDAV Damaris RM

Pour alimenter les tâches automatisées de Damaris RM vous êtes amenés à déposer des fichiers et des documents à traiter. Grâce à cette nouvelle fonction, vous pouvez partager l’application Damaris RM comme un serveur de fichiers et ainsi d’accéder aux répertoires en entrée et en sortie pour effectuer vos transferts.

Le principe consiste tout simplement à utiliser la fonction de connexion à un lecteur réseau.

La mise à jour automatique des clés API Microsoft Entra

Microsoft Entra Damaris

Pour des raisons de sécurité, les clés utilisées pour l’authentification des serveurs connus ont une date de fin. 

Maintenant, avant la date de fin des clés, Damaris RM et le serveur Microsoft peuvent s’échanger automatiquement une nouvelle clé active.

Cette disposition vous simplifie l’administration de vos serveurs, ne nécessitant plus d’actions manuelles de génération de nouvelles clés.

Améliorations de Damaris Transfer

Damaris Transfer

Le module Damaris Transfer vous permet de collecter les fichiers devant ensuite être traités dans Damaris RM.

Cette nouvelle version apporte plusieurs nouvelles fonctions de tri des fichiers ou de la liste des lots.

Elle consolide un peu plus les transferts des fichiers en cas d’interruption du réseau.

Nouveau Profil Utilisateur standard

Droits utilisateurs

Un nouveau profil standard est créé lors de la configuration d’une nouvelle Société dans Damaris RM.

Ce nouveau profil va permettre d’ouvrir des comptes des utilisateurs ayant besoin de vérifier les travaux de reprise d’historique et de numérisation massive des documents.

Fonction pour distinguer facilement les serveurs de recette et de production

Damaris RM Test et recette

Cette nouvelle fonction très pratique, change les éléments des pages de Damaris RM pour que vos utilisateurs puissent distinguer facilement entre les serveurs de recette et de production.

Comme les deux instances se ressemblent, il nous paraît très important d’ajouter des éléments visuals pour ne pas confondre les serveurs.

Contactez-nous

Damaris PA / PDP

Damaris PA / PDP, qu’est-ce que c’est ?

Damaris PA PDP

 

A partir de septembre 2026, toutes les sociétés assujetties à la TVA vont de voir être présentes dans l’annuaire national permettant aux fournisseurs de leur adresser leurs factures.

La société Damaris, engagée dans la dématérialisation des factures depuis plus de 25 ans, intègre en standard dans l’application Damaris RM les fonctions de réception et d’émission des factures via le service PA / PDP.

Les étapes de mise en place de Damaris PDP

Damaris PDP Dates clés

Voici les grandes étapes du processus à mettre en place pour vous permettre d’être prêts dans les délais.

L’inscription de vos établissements dans l’annuaire PDP

Pour que vous puissiez recevoir les factures de la part de vos fournisseurs à partir de septembre 2026, vous devez au préalable effectuer une entrée dans l’annuaire national.

Pour cela, il convient de réfléchir en amont et de lister les SIREN de vos sociétés. A ce stade, vous pouvez ajouter des post-fixes pour vous permettre de catégoriser les factures selon vos besoins et ainsi d’optimiser vos travaux de leur prise en compte.

Par exemple, vous pouvez créer un post-fixe de type SIREN_ACHAT_MARCHANDISE et un autre SIREN_ACHAT_INFORMATIQUE.

Et lors de la réception des documents, le système peut déjà distinguer chaque filière d’achat.

L’Onboarding de vos fournisseurs

Une fois votre inscription effectuée, vous devez communiquer avec chaque fournisseur en leur indiquant les valeurs SIREN ou SIREN + post-fixe pour qu’elles puissent les intégrer dans leur système de facturation.

En effet, les fournisseurs devront indiquer ces informations indispensables pour que la facture émise puisse vous parvenir.

Les tests de bon fonctionnement

L’application Damaris RM configurée, va recevoir les flux depuis les autres PDP et va les traiter selon vos besoins.

Les factures entrantes sont par définition dans un format structuré de type FACTUR-X, UBL ou CII.

L’avantage majeur de ces format réside dans la qualité des données typées. De ce fait, il n’y aura aucun doute dans l’extraction des données depuis les factures pour alimenter votre système d’informations.

La mise en production

La dernière phase va consister à passer en production et recevoir naturellement vos factures fournisseurs.

Les différentes périodes de déploiement de Damaris PDP

Nous distinguons trois grandes périodes à bien prendre en compte.

Période 1

De septembre 2025 au septembre 2026

C’est la période de la mise en place des outils. Vous devez étudier les meilleures options et vous enregistrer sur l’annuaire national, effectuer des essais pour au minimum, la réception des factures fournisseurs. Selon la taille de votre Entreprise, vous devez également travailler sur la mise en place de la distribution des factures sortantes

Période 2

De septembre 2026 au septembre 2027

Vous allez recevoir des factures structurées depuis Damaris PDP, mais également des factures non-structurées de la part des PME / PMI ou des TPE. C’est dans cette configuration que l’application Damaris RM va vous aider en vous permettant de traiter indifféremment tous types de flux

Période 3

Après septembre 2027

Nous basculons toutes factures entrantes et sortantes en utilisant Damaris PDP. Pour les sociétés n’ayant pas encore eu l’obligation d’émettre leurs factures vis le PDP, c’est à cette date qu’elles auront l’obligation

L’offre Damaris PDP pour les factures fournisseurs

Le temps presse, soyons concrets.

Nous avons à peine une année pour mettre en place tous les outils et pour les tester. C’est là que l’expérience Damaris va intervenir.

Nous avons créé une offre spécifique de service intégrant le consulting et les outils pour vous permettre de combiner le système le plus rapidement possible.

Voici le contenu de l’offre Damaris PDP :

  • L’étude initiale des choix des SIREN et / ou SIREN + post-fixes
  • L’enregistrement dans l’annuaire PDP national
  • L’Onboarding des fournisseurs
  • Les tests de bon fonctionnement
  • La mise en production (Septembre 2026)

Contactez-nous pour une démonstration gratuite et sans engagement >

Formulaire de demande PA

Damaris Intelligence Artificielle Souveraine

Damaris IA Privée

Damaris IA Souveraine qu’est-ce que c’est ?

L’Intelligence Artificielle est de plus en plus intégrée dans notre quotidien. Cet article précise un peu plus les différents éléments constitutifs de cette technologie, surtout lorsque l’on aborde le délicat sujet des documents et de vos informations confidentielles.

Chez Damaris, nous préservons et traitons les données les plus confidentielles de nos clients et avons une approche bien différente de l’IA.

Dans un monde en pleine évolution, créant des risques majeurs pour nous tous, il est impératif de bien choisir les outils techniques pour préserver nos données. 

Les dangers les plus importants ne viendront pas des sociétés françaises ou européenne, mais bel et bien de régions du monde qui n’ont que faire de nos lois et règlements comme le RGPD.

De quoi est constituée une offre IA ?

Une IA est constituée de trois grands ingrédients :

  • Un moteur IA
  • Des données permettant de constituer le « Savoir » à partir duquel les réponses sont extraites
  • Une équipe de correcteurs pour mettre en conformité le fameux « Savoir » par rapport à la réalité de l’attendu

Lorsque nous utilisons tel ou tel outil, en réalité, les éléments les plus importants pour des réponses circonstanciées sont les données utilisées en entrée et la mise en conformité après les traitements d’intégration.

Les offres IA actuelles

Il convient de considérer l’IA comme un terme générique intégrant plusieurs fonctions que sont :

  • La Machine Learning
  • La Deep Learning
  • L’IA générative
  • Etc.

Dans le quotidien, la part visible de l’IA est essentiellement les fonctions génératives comme ChatGPT, Gemini ou Copilot.

Ces outils se nourrissent des informations disponibles en ligne sur Internet qui ensuite sont mises en conformité par des équipes d’opérateurs et d’opératrices de saisie.

De nombreuses polémiques mettent en cause l’usage non souhaité de productions par les IA, comme par exemple des cours de formation, des photos ou des dessins créés par des personnes.

Cela pose clairement la question de la propriété intellectuelle, et chez Damaris, la grave question des documents privés.

Nous sommes ici confrontés à un dilemme. Nous avons à la fois besoin d’une IA nourrie par des documents et des informations pertinents et privés et ne pas exposer ces mêmes ressources à l’extérieur de votre organisation.

La vision de Damaris sur l’IA

Nous pensons que vos données et vos documents devront rester dans un environnement sécurisé.

De ce fait, il est indispensable de trouver une solution pérenne, maîtrisée, sécurisée et souverain pour ne pas exposer vos informations dans le Cloud.

C’est la raison pour laquelle nous avons conçu la solution Damaris IA qui va exploiter vos données dans le même périmètre technique que votre serveur Damaris RM.

Aucune donnée ne sortira de votre environnement et ne sera ni partagée avec d’autres clients Damaris ou d’autres entités externes.

Les avantages de Damaris IA

En premier lieu, le scellement des données confinées dans votre environnement, y compris dans le Cloud va garantir la non-diffusion de vos informations vers quel que tiers que ce soit.

De plus, la pertinence des résultats se fera sentir, puisque celles-ci seront basées sur vos propres décisions et non celles des autres.

Par exemple, en utilisant Damaris IA vous pouvez prédire les actions de « Bon à payer » des factures.

les prédictions étant basées sur votre environnement uniquement seront forcément les plus proches de votre organisation, sans mélanger les décisions des autres entreprises.

Les limites de Damaris IA

Eh oui, il existe également des limites.

La principale réside dans le fait justement que vous devrez vous baser sur votre propre base de données, sans utiliser les informations des autres entités.

Cela pourra à priori augmenter le temps de la montée en charge du système qui sera en cours d’apprentissage avant de donner des résultats de plus en plus pertinents.

L’offre Damaris IA

Cette nouvelle fonction est déclinée en trois parties.

Un moteur IA

Intelligence artificielle IA Damaris

Nous avons choisi un moteur puissant et très abordable qui permet de fonctionner sur des environnements assez variés.

Une base privée

Damaris RMx

Comme évoqué, nous n’allons pas partager vos données sensibles avec d’autres clients, ni avec quiconque.

Le coffre-fort numérique Damaris RM devient le garant de la préservation de vos données précieuses.

Le contrôle qualité

tampon électronique

La société Damaris offre une prestation de contrôle qualité des données depuis plus de 20 ans. Ainsi, le dernier maillon de la chaîne va permettre d’apporter la pertinence des données pour que votre moteur Damaris IA dédié soit le plus performant possible.

Contactez nous pour une maquette >

IA Souveraine : Formulaire de demande de démonstration

Damaris RM version 13

 

Damaris RMx version 10

Les nouveautés de Damaris RMx V13

Damaris RM v13

Date de sortie de Damaris RMx v13 : 15/09/2025

Moteur d’intelligence artificielle IA

Intelligence artificielle IA Damaris

Un nouveau moteur d’intelligence artificielle vient d’être délivré.

Cette nouvelle fonction permet de reconnaître des champs de données, comme par exemple les montants des factures ou d’autres informations en soumettant un document PDF.

La fonction met à jour le champ concerné en appelant le serveur IA Damaris RM.

Nouveaux outils de mise en page de vos PDF

Génération de PDF depuis vos données

 

La fonction « FDI » (Format de Document Indépendant) vous permet de générer des documents PDF à partir de vos données.

Deux nouvelles fonctions viennent enrichir la large palette des outils existants :

  • L’ordonnancement des objets dans la page
  • La justification de vos texte

Une fois les PDF générés, ils peuvent être archivés, diffusés, signés, etc.

Valorisez vos données en les mettant en avant dans des documents adaptés à vos destinataires.

Voici quelques exemples d’utilisation de la fonction Damaris FDI :

  • Les courriers de relance
  • Les FACTUR-X
  • Les listes d’adhérents ou de clients
  • Etc.

L’extension des contrôles qualité des données sur les champs Commentaires

Le champ Commentaire est disponible pour chaque article archivé, que ce soit pour un document numérique ou pour une archive physique.

Il est souvent d’usage d’utiliser ce champ pour une description sommaire du document lié.

Pour éviter de la saisie non-contrôlée, nous ajoutons ici la possibilité de vérifier la saisie des informations dans ce champ.

Ainsi, vous pourrez imposer une saisie cadrée pour guider les personnes dans le remplissage du champ.

Par exemple, lors d’une nouvelle saisie ou d’une mise à jour d’une fiche existante, vous pourrez demander aux utilisateurs un formalisme des données devant suivre un masque ou un contenu en particulier.

Contrôles qualité des données lors des saisies

Controle qualité

Cette nouvelle fonction vous offre la possibilité de définir un pourcentage de documents à vérifier pour valider les saisies correctes effectuées.

Définissez par exemple 10% de documents à vérifier. Le système remonte des documents au hasard pour le pourcentage indiqué.

La vérification de la qualité est essentielle pour augmenter encore plus l’efficacité du système.

 

L’ajout de nouvelles variables dans les formulaires de saisies

Formulaire de saisie

Voici maintenant les variables pouvant être utilisées pour remplir certains champs de saisies dans les formulaires :

  • La date du jour
  • L’heure
  • La date et l’heure
  • Le code utilisateur effectuant la saisie
  • L’e-mail de l’utilisateur en train d’effectuer la saisie

Ces nouvelles fonctions simplifient encore un peu plus la récupération des données en augmentant la qualité des informations disponibles en base.

Statistiques de saisie des informations

Vous pouvez retrouver les informations statistiques concernant la saisie des données, y compris pour les Notices étendues.

Ainsi, lors de saisies plus complexes de type « Lignes de détails », vous pourrez obtenir des informations quant au nombre de saisies et les performances.

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Damaris RM version 12.5

 

Damaris RMx version 10

Les nouveautés de Damaris RMx V12.5

Damaris RM V12

Date de sortie de Damaris RMx v12.5 : 15/07/2025

Moteur d’intelligence artificielle IA

Intelligence artificielle IA Damaris

Un nouveau moteur d’intelligence artificielle vient d’être délivré.

Cette nouvelle fonction permet de reconnaître des champs de données, comme par exemple les montants des factures ou d’autres informations en soumettant un document PDF.

La fonction met à jour le champ concerné en appelant le serveur IA Damaris RM.

Le scellement des données Master Data

SAE Coffre-fort numérique

Cette nouvelle fonction vous permet de définir des typologies qui vont contenir des données scellées ne pouvant qu’être mises à jour de manière suivie.

Dans le cas d’une corruption éventuelle, les données ne seront plus accessibles.

Ainsi, vous êtes certains que toutes les données disponibles auront passé les contrôles et ne seront pas altérées par des éléments extérieurs.

Ici, nous renforçons un peu plus encore les fonctions de coffre-fort numérique et de SAE (Système d’Archivage Électronique), en les étendant aux données et non seulement aux documents.

Attention : Ce dispositif réduit les possibilités de mises à jour des données qui deviennent plus cadrées qu’auparavant.

L’extension des contrôles qualité des données sur les champs Commentaires

Controle qualité

Le champ Commentaire est disponible pour chaque article archivé, que ce soit pour un document numérique ou pour une archive physique.

Il est souvent d’usage d’utiliser ce champ pour une description sommaire du document lié.

Pour éviter de la saisie non-contrôlée, nous ajoutons ici la possibilité de vérifier la saisie des informations dans ce champ.

Ainsi, vous pourrez imposer une saisie cadrée pour guider les personnes dans le remplissage du champ.

Par exemple, lors d’une nouvelle saisie ou d’une mise à jour d’une fiche existante, vous pourrez demander aux utilisateurs un formalisme des données devant suivre un masque ou un contenu en particulier.

Nouvelle tâche de livraison vers Damaris RM

Tâche de livraison des fichiers de Damaris RM vers Damaris RM

De plus en plus de clients ont besoin de transférer des fichiers d’une instance de Damaris RM vers une autre.

Voici des cas classiques :

  • Une architecture Cloud hybride composée de deux instances Damaris RM, une installée sur un serveur interne et une autre sur un Damaris RM Cloud. Avec la tâche de livraison entre Damaris RM il vous sera très simple de transférer des données et des documents à l’autre instance
  • La livraison directe de documents vers un client ou un fournisseur. Les deux organisations travaillant avec Damaris RM, cette tâche va permettre d’optimiser et de sécuriser les échanges de documents entre entités
  • Etc.

Configurez votre serveur Damaris RM cible et laissez la tâche de livraison transférer les fichiers vers la destination.

Cette fonction utilisant les API Web Service va garantir la sécurisation des transferts par une méthode de cryptage des données.

La prise en compte des sous-répertoires dans Damaris Transfer

Damaris Transfer

Le module Damaris Transfer prend maintenant en compte les sous-répertoires contenant des fichiers à transférer. Ainsi, vous pourrez plus facilement envoyer et recevoir vos documents à archiver.

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Damaris RM pour la communication avec vos clients

Damaris Communication clients

 

Pourquoi utiliser Damaris RM pour la communication vers vos clients ou salariés ?

En fait, l’application Damaris RM contient déjà les données vérifiées de vos tiers que sont leur nom, leur adresse email, leur numéro de mobile, etc.

De plus, elle abrite dans le coffre-fort numérique d’autres informations vous permettant de catégoriser les populations pour adapter les messages pour chacun.

Comment Damaris RM peut améliorer la communication avec vos clients ?

Tout d’abord, il convient d’élargir les destinataires qui pourraient être des adhérents, des fournisseurs ou des employé(e)s.

Ici, il s’agit surtout de diffuser une information pertinente vers des personnes concernées et ciblées.

J’ai déjà un CRM, pourquoi utiliser Damaris RM dans ce cas ?

Vous avez raison, un CRM semble être également une solution permettant la communication vers vos tiers.

Sauf qu’un CRM contient rarement les documents que vous souhaitez diffuser. Par exemple, la communication ne se limite pas seulement à composer un message, mais délivrer un document.

De plus, le CRM contiennent des données sur une population en particulier, les prospects et pas forcément les clients.

Ce qui est certain, c’est qu’un CRM n’a pas les informations sur vos salariés, ni vos fournisseurs.

Du coup, cela limite de fait le champ des possibles.

Les ingrédients pour une communication efficace avec Damaris RM

Voici la liste des éléments indispensables pour communiquer avec vos tiers (Clients, adhérents, fournisseurs, salariés, etc.) :

  • Disposer des informations pertinentes concernant vos destinataires :
    • Leur identité
    • Leur adresse mail (Pour les envois de Mails)
    • Leur numéro de mobile (Pour les SMS)
    • Éventuellement, les éléments permettant de constituer les groupes
  • Avoir un abonnement Mailjet pour les envois d’emails, avec un contrôle de délivrabilité
    • Notez que vous pouvez utiliser d’autres fournisseurs de SMTP, mais vous ne bénéficierez pas des codes retour pour chaque envoi
  • Avoir un abonnement chez OVHCloud ou SMS-Polynésie pour les envois de SMS
  • Composer les modèles email et SMS adaptés à la communication vers vos destinataires

La constitution d’une liste de destinataires dans Damaris RM

L’application Damaris RM est un coffre-fort numérique pouvant abriter les données et les documents de manière sélective et sécurisée.

Un grand ensemble de fonctions vont vous permettre de récupérer les données et les stocker dans Damaris RM.

Voici une liste non-exhaustive des fonctions de capture des données :

  • La récupération des données depuis des fichiers CSV, XML, JSON, texte, etc.
  • La récupération depuis des fichiers Excel
  • La lecture de documents PDF
  • La saisie des données

Ensuite, utilisez la fonction « Contrôle qualité » intégrée en standard dans Damaris RM pour vérifier la bonne cohérence des informations. Cette phase correctement paramétrée va garantir la bonne adéquation de vos données vis à vis de votre auditoire.

Le paramétrage des modèles Email

Cet outil est un véritable système de génération de contenus d’emails et de SMS personnalisables en utilisant le principe du publipostage.

Vous pouvez ajouter des informations variables issues de vos données.

Les emails au format HTML vont pouvoir intégrer vos visuels, vos couleurs, etc.

Damaris RM Modèle Email et SMS

L’adjonction de pièces jointes dans les emails Damaris RM

Notez que vous pouvez bien entendu joindre des documents archivés dans le coffre-fort Damaris RM.

Damaris RM Alerte email avec pièce jointe

Le publipostage dans Damaris RM pour la création de documents

L’application Damaris RM offre en plus des modèles emails, la possibilité de générer des PDF à partir des données du coffre-fort.

Ces documents vont ensuite être archivés automatiquement et envoyés en pièce jointe à vos destinataires.

La fonction « FDI : Format de Documents Indépendant » vous offre tous les outils pour fabriquer vos documents administratifs.

 

Vérifiez par vous-même

La société Damaris propose le paramétrage d’une maquette gratuite et sans engagement pour que vous puissiez vérifier par vous-même l’adaptation de l’application pour votre usage propre.

Contactez-nous pour un rendez-vous

Accélérez le paiement de vos factures clients

Encaissement des factures clients avec Damaris RM

Quels sont les obstacles habituels pour l’encaissement de vos factures clients ?

Vous délivrez vos produits et vos services à vos clients.

Au retour, vous attendez le règlement des factures émises et parfois vous subissez des retards de règlements.

Dans cet article, nous considérons qu’il n’y a pas de litiges dans la délivrance des prestations ou des produits.

Il reste ensuite à réduire les délais administratifs.

En B2B, vos clients mettent en place des systèmes de contrôles par rapprochement pour constater la bonne délivrance, avant de procéder à la mise en paiement.

L’application Damaris RM offre un grand nombre de fonctions pour aider vos clients à optimiser leurs tâches de contrôles et ainsi d’accélérer la décision de la mise en paiement.

Les difficultés de communication avec vos clients

La complexité de la reconstitution des dossiers par facture est liée au fait que les événements sont asynchrones à des dates différentes.

Voici un contenu classique de documents permettant de valider une facture :

  • Le devis
  • Le bon de commande client
  • Les preuves de livraison
  • Les preuves quantitatives et qualitatives
  • La fatcure

Tous ces documents sont échangés dans des périodes parfois très longues et avec des interlocuteurs différents.

La solution consiste souvent d’ouvrir un dossier et de stocker les documents dedans en attendant l’émission de la facture. Ceci n’est possible qu’avec une vigilance permanente de tous les acteurs concernés.

En effet, le devis est émis par votre service commercial, le bon de commande est traité par votre ADV, les bons de livraison sont émis par votre cellule logistique, etc.

Et pourtant, ce sont bien le regroupement de tous ces documents qui devra permettre un suivi du triptyque Coût, Qualité, Délai pour une mise en paiement de votre facture.

L’automatisation administrative des tâches

Avec plus de 35 ans d’expérience, le Groupe Damaris constate que la seule solution fiable, pérenne et très optimisée en coût et en énergie consiste à automatiser les processus administratifs.

Cela consiste à mettre en place des systèmes simples de capture des documents dès leur apparition, au bon endroit et au bon moment.

Ensuite, il convient de paramétrer des Workflows de rapprochement, avec des contrôles qualités.

Ces contrôles vont dépendre de votre métier.

Ainsi, l’application Damaris RM peut vous alerter pour les cas suivants :

  • Un document manquant : Vous avez un BL non lié à un bon de commande, vous avez émis une facture non attachée à un bon de commande, etc.
  • Délai dépassé : Vous souhaitez vérifier les dates d’échéance soit en dépassement ou trop proche de la fin
  • Etc.

Pour finir, il est essentiel de créer un lien avec vos clients pour pouvoir les prévenir dès que vous avez prévu de le faire.

A la fin de ces processus, l’application Damaris RM vous informe de la complétude des dossiers de facturation, en vous remontant les écarts éventuels.

Vous êtes informés à tout moment de l’état d’avancement des dossiers.

La communication avec vos clients

Cette bonne pratique est la « Pierre angulaire » du système.

En effet, plus la communication est claire et pertinente, plus vite vos clients réagissent.

Par exemple, si vous envoyez une facture à un client, sans lui permettre de vérifier les quantités consommées, vous lui infligez un travail supplémentaire et vous subissez au retour un retard de règlement.

Une fois vos dossiers complétés lors de l’automatisation des processus administratifs, mettez en place une communication adaptée.

Par exemple, vous pouvez envoyer un email à chaque client pour lui transmettre la facture et les annexes lui indiquant que tous les contrôles par rapprochement ont bien été effectués.

De plus, pour lui donner d’autres outils, vous pouvez lui ouvrir un coffre-fort numérique dans lequel il ou elle va retrouver les autres documents et ainsi de pouvoir valider la cohérence des informations.

Dans ces cas, nous vous suggérons de créer des modèles d’emails contenant des éléments variables de type le nombre de factures, le nombre de produits livrés, la liste des numéros de série, etc.

Ce type d’email doit intégrer des liens vers les documents ou même les documents en pièce jointe.

Contactez-nous pour une maquette gratuite >

Par où commencer ?

Chez Damaris, nous avons une grande expérience dans le domaine de la dématérialisation des processus administratifs.

Voici un exemple des étapes d’un projet de dématérialisation de documents :

  • La mise en place des automates de capture des documents et des données
  • Les contrôles qualités en automatique
  • Les rapprochements en automatique
  • La gestion des écarts
  • La communication des clients
  • Les statistiques et les indicateurs

Néanmoins, chaque cas étant particulier, nous prévoyons une phase d’étude et de conception pour bien adapter les fonctions à votre contexte individuel.

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Et la dématérialisation des factures ?

Comme vous le savez, la Loi de finance en cours intègre la dématérialisation des factures.

Cette disposition consiste à la transmission aux services fiscaux des montants de TVA pour chaque facture individuelle.

De ce fait, elle ne prévoit pas la communication des autres documents annexes pour fluidifier vos encaissements.

Il est bien évident que la société Damaris sera au rendez-vous pour cette transmission technique des informations fiscales vers la Direction Générale des Impôts.

En résumé, la dématérialisation des factures n’est qu’un dispositif étatique de déclaration de la TVA et non un moyen pour vous de mieux gérer votre Organisation.

Nous avions détaillé dans un article la différenciation des « Couches techniques » dans ce dispositif.

Notez également la disponibilité du connecteur Chorus Pro pour les factures concernant les établissement publics.

 

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Pour avancer dans vos réflexions, nous vous proposons de déployer une maquette gratuite et sans engagement pour valider ensemble la bonne adaptation de l’application Damaris RM à votre environnement métier.

 

Mise en relation >

Damaris RM version 12.4

 

Damaris RMx version 10

Les nouveautés de Damaris RMx V12.4

Damaris RM V12

Date de sortie de Damaris RMx v12.4 : 15/05/2025

Moteur d’intelligence artificielle IA

Intelligence artificielle IA Damaris

Un nouveau moteur d’intelligence artificielle vient d’être délivré.

Cette nouvelle fonction permet de reconnaître des champs de données, comme par exemple les montants des factures ou d’autres informations en soumettant un document PDF.

La fonction met à jour le champ concerné en appelant le serveur IA Damaris RM.

L’envoi groupé d’invitations à la signature électronique

Signature utilisateur interne

L’une des fonctions de signature électronique intégrées dans Damaris RM vous offre la possibilité d’inviter une personne externe à vos services de prendre connaissance d’un document et de le signer.

Cette nouvelle fonction vous ouvre la possibilité d’effectuer un envoi groupé de documents en une seule action.

L’usage classique consiste par exemple à faire signer un avenant de contrat de travail à un groupe de salariés.

Voici le principe :

  1. Archivez un document pour chaque personne devant le signer
  2. Liez le document à la personne concernée
  3. Configurez l’envoi groupé

C’est aussi simple que cela.

L’ajout automatisé de Tampons électroniques

Tampon électronique

Les Tampons électroniques sont une fonction très pratique dans Damaris RM pour faire évoluer l’état d’avancement d’un document au sein d’un Workflow.

En règle générale, les Tampons électroniques sont apposés par des personnes ayant ce droit spécifique.

La nouvelle fonction de « Mise à jour Index / Tampons » vous offre la possibilité d’automatiser l’apposition de tampons.

Ce dispositif vient renforcer les automatismes libérant ainsi les utilisateurs et les utilisatrices de cas évidents où la validation humaine n’est pas nécessaire.

Par exemple, vous avez mis en place un Workflow de validation entre un bon de livraison et une facture.

Si les données concordent, il n’est pas forcément nécessaire de demander à un humain de valider cette étape.

L’automate va pouvoir détecter ce cas et d’apposer le tampon « Validé ».

La gestion des droits d’accès aux Groupes d’opérateurs de saisie

Formulaire de saisie

Facilitez-vous la gestion des droits pour les opérateurs et les opératrices de saisie en octroyant les droits à des Groupes d’utilisateurs au lieu de droits individuels.

Du coup, vous n’aurez plus qu’à gérer la liste des membres des groupes pour ouvrir ou fermer les droits.

L’amélioration de l’accès aux listes depuis Damaris RMx

Damaris RMx

L’interface Damaris RMx est un portail à destination des personnes n’ayant pas un besoin d’accès régulier à l’application Damaris RM.

Ainsi, vous pouvez continuer de diffuser vos documents et les fonctions de dématérialisation des documents vers un public plus large.

Cette nouvelle fonction ouvre l’usage simplifié des champs « Liste ».

Pour rappel, votre licence Damaris RM n’a pas de compteur de licences utilisateurs. De ce fait, profitez de cette opportunité pour communique le plus largement possible vers vos opérateurs et opératrices moins concernés.

 

L’envoi groupé de SMS

SMS Damaris RM

La communication ciblée vers les destinataires habilités est une fonction essentielle pour optimiser les travaux administratifs.

En effet, les personnes n’ont plus besoin de vérifier régulièrement leurs outils pour effectuer les tâches qui les concernent.

L’application Damaris RM offre un grand nombre de moyens de communications pour vous permettre d’en adapter selon l’auditoire.

Cette nouvelle fonction vous permet maintenant d’envoyer des SMS de manière massive à des destinataires.

Ajoutez un champ Numéro Mobile dans votre base de données et automatisez les envois.

Les fonctions SMS de Damaris RM sont disponibles avec les opérateurs OVHCloud et SMS Polynésie.

Pour rappel, les envois massifs sont déjà disponibles pour :

  • Les Emails
  • Les notifications sur les Smartphones

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Damaris RM No Code / Low Code

Damaris RM NO CODE LOW CODE

Qu’est-ce que le No-Code / Low-Code  Damaris RM ?

Le principe du développement « No-Code » consiste à créer des applications adaptées aux besoins de vos utilisateurs et utilisatrices sans écrire des lignes de code.

C’est une approche assez récente démarrée en 2019 en France.

Les avantages du No-Code / Low-Code Damaris RM

N’utilisant pas de codes source pour développer une nouvelle application, l’accès aux fonctions devient beaucoup plus facile et rapide.

En effet, les solutions de ce type peuvent être paramétrées rapidement, avec une ouverture immédiate des fonctions nécessaires au plus grand nombre.

Pourquoi du No-Code dans un outil de dématérialisation comme Damaris RM ?

Une application de dématérialisation de documents vous permet d’optimiser les tâches administratives libérant du temps aux personnes en charge des opérations.

Voici quelques exemples de tâches régulièrement optimisées par Damaris RM :

  • L’enregistrement des factures fournisseurs
  • Le Workflow des achats
  • La validation de processus métier
  • La mise à disposition de documents annexes aux factures vers vos clients
  • La dématérialisation des dossiers du personnel
  • Etc.

En principe, tout processus métier est voué à évoluer dans le temps. Pour cette raison, il est impératif de disposer d’une certaine souplesse pour pouvoir faire varier les paramétrages et de continuer à coller aux exigences du terrain.

Les utilisateurs et utilisatrices de Damaris RM ont ainsi la possibilité d’intégrer de nouvelles fonctions dans le système, sans recourir à des développements sophistiqués et difficiles à maintenir.

La maintenance de votre application Damaris RM

L’approche No-Code de Damaris RM vous apporte un autre gros avantage quant à la maintenabilité de votre outil.

Deux éléments viennent renforcer la maintenabilité de Damaris RM :

  • Le No-Code / Low-Code vous délivre des fonctions « Toutes faites » à assembler facilement ensemble pour créer votre chaîne de traitements. Chaque fonction est testée et maintenue de manière unifiée pour tous les clients de Damaris
  • Les mises à jours périodiques de Damaris RM. Le « Plan de marche » annuel des livraisons vous met à disposition une version majeure et cinq versions mineures par an, sans discontinuer depuis une décennie. Chaque nouvelle version apporte en moyenne 5 nouvelles fonctions et la correction d’écarts constatés

Comment ça marche  dans Damaris RM ?

Une fois votre instance Damaris RM créée, vous pouvez commencer à la configurer.

Voici les objets disponibles à assembler pour obtenir une application en phase avec les besoins de vos utilisateurs et utilisatrices :

  • Les typologies de documents et de données
  • Les critères d’indexation et les liens entre les données et les documents
  • Les droits d’accès
  • Les modes d’intégration des nouveaux flux (Données et documents)
  • Les contrôles qualité (L’unicité des informations, le croisement des données avec des dictionnaires, etc.)
  • La mise en place des Workflows
  • Les tâches planifiées
  • Etc..

Les modes d’accès disponibles en standard dans Damaris RM

L’application Damaris RM offre un grand nombre de modes d’accès à vos fonctionnalités de dématérialisation. En voici quelques exemples :

L’écosystème Damaris RM contient plusieurs dizaines de connecteurs vers des outils externes.

Quelques exemples de paramétrages No-Code dans Damaris RM

Vos clients vous demandent d’ajouter un champ « Mode de livraison » dans l’indexation des bons de livraisons.

Vous disposez d’un type de documents et voulez ajouter un champ de plus.

Allez dans le menu « Liste des typologies ».

Config typologie Damaris RM ajout critère

Cliquez sur le bouton « Ajouter critère ».

Une nouvelle ligne s’ouvre. Renseignez les valeurs et validez votre nouveau paramétrage.

Ajout critère damaris rm

Le champ devient immédiatement disponible dans tous les écrans et toutes les applications, y compris Damaris Mobile.

Damaris RM No Code accès nouveau critère

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Pour évaluer l’adéquation de Damaris RM avec vos besoins, nous proposons de créer une maquette personnalisée.

Cette phase initiale va vous permettre d’explorer les fonctions les plus importantes de Damaris RM avant l’acquisition de la solution.

Damaris RM version 12.3

 

Damaris RMx version 10

Les nouveautés de Damaris RMx V12.3

Damaris RM V12

Date de sortie de Damaris RMx v12.3 : 15/03/2025

Moteur d’intelligence artificielle IA

Intelligence artificielle IA Damaris

Un nouveau moteur d’intelligence artificielle vient d’être délivré.

Cette nouvelle fonction permet de reconnaître des champs de données, comme par exemple les montants des factures ou d’autres informations en soumettant un document PDF.

La fonction met à jour le champ concerné en appelant le serveur IA Damaris RM.

Sécurisation des connexions de vos utilisateurs avec  OpenID

Connecteur OpenID Damaris RM

Vous disposez d’un mécanisme d’authentification lié à votre annuaire de type Active Directory ou LDAP.

Mettez en oeuvre le connecteur OpenID de Damaris RM pour à la fois faciliter l’authentification de vos utilisateurs dans Damaris RM et pour renforcer la sécurité d’accès à vos documents.

Ainsi, les personnes habilitées sont invitées à se présenter en utilisant leur code utilisateur et mot de passe de votre annuaire et sont automatiquement connectées à Damaris RM.

Pour les personnes ayant quitté votre organisation, leur accès est fermé également sur Damaris RM.

Connexions multi-facteurs (MFA / 2FA)

Damaris 22FA MFA

Pour continuer à sécuriser les accès à vos documents sensibles, vous pouvez maintenant paramétrer un mécanisme d’authentification à deux facteurs.

Lors de l’authentification, chaque utilisateur va recevoir un jeton temporaire sur son adresse mail, SMS ou Damaris Mobile lui permettant de finaliser son processus.

Le paramétrage de 2FA / MFA s’effectue au niveau « Société » dans Damaris RM.

Amélioration des notifications vers vos clients et fournisseurs : Ajout d’un objet Tableau

Damarisq RM Modèle Email objet tableau

Insérez des tableaux dans vos emails contenant des informations multiples pour vos utilisateurs et vos utilisatrices.

Ainsi, sans nécessairement se connecter à Damaris RM, les personnes sont informées des cas qui les concernent.

Un exemple d’utilisation consiste à informer une personne en lui donnant la liste des documents à valider.

Ajout de nouvelles fonctions de recherches : Valeurs non-vides

Damaris RM recherche valeurs non vides

Dans la fonction « Recherche avancée » indiquez que vous souhaitez retrouver toutes les valeurs non-vides pour un critère d’indexation.

Par exemple, vous souhaitez obtenir la liste de tous les documents dont le numéro est non-vide.

Ajout d’un commentaire dans le bordereau d’éliminations

Bordereau éliminations Damaris RM

Vous allez procéder à des éliminations de documents.

L’application Damaris RM vous permet de créer un bordereau des éliminations que vous allez adresser aux propriétaires des documents.

Il est maintenant possible d’ajouter un champ commentaire sur la première page vous permettant d’apporter des précisions pour vos interlocuteurs.

La séparation des droits de modification et de suppression

Suppression de documents

Cette nouvelle option vous permet d’affiner un peu plus les droits pour les Groupes d’utilisateurs.

En effet, dans certains cas, vous souhaitez octroyer les droits de modifications sans donner la possibilité de supprimer des enregistrements.

Utilisez cette nouvelle option dans chaque Groupe pour distinguer chaque cas.

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