Damaris Collect le module de reprise d’historique de dématérialisation
Vous êtes dans le processus de la dématérialisation de vos documents et processus. Vous disposez d’ores et déjà de documents à intégrer dans votre nouvelle application Damaris RM.
Pour cela, nous vous proposons d’exploiter le module Damaris Collect qui, une fois configuré, peut récupérer les documents PDF ou autres pour les injecter automatiquement dans Damaris RM.
Le processus classique de reprise d’historique avec Damaris Collect
En règle générale, vous avez mis en place un système de stockage des fichiers pour que vos utilisateurs et vos utilisatrices puissent y accéder ou archiver de nouveaux documents.
C’est le principe d’un partage réseau.
Voici les étapes pour une collecte de ces documents et leur archivage pérenne dans le coffre-fort Damaris RM :
- Le paramétrage dans Damaris RM du plan de classement pour la réception des documents
- La configuration de Damaris Collect pour faire correspondre chaque niveau de répertoire avec un critère d’indexation défini dans le plan de classement
- L’ajout éventuel de critères d’indexation comme une date ou un statut
- Le traitement des documents
- Les contrôles qualité
Les avantages de Damaris Collect
L’avantage principal de Damaris Collect consiste à intégrer des documents existants, en respectant un mode de classement.
Une fois le traitement effectué, l’archivage dans un coffre-fort numérique ajoute une pérennité au système, ainsi qu’une augmentation de la sécurité d’accès.
En utilisant le moteur de contrôles qualité, vous avez la possibilité de garantir des données en conformité avec vos attentes.
Les points d’attention quant à l’utilisation de Damaris Collect
Par définition, le nom des répertoires contenant les fichiers n’étant pas contrôlés, le système va hériter d’un plan de classement pouvant ne pas correspondre aux attentes de vos utilisateurs.
Par exemple, pour les dossiers clients, le premier niveau peut contenir le nom du client. Imaginons que cette valeur soit mal rédigé contienne des valeurs inexactes. Damaris Collect va récupérer l’information et va l’injecter dans la base de données. Cette donnée risque de poser souci lors des recherches.
C’est pour cette raison qu’après l’injection des données, nous vous suggérons fortement une phase de recoupement des données avec vos listes et la remontée des informations non-conformes.
Obtenir le module Damaris Collect
Le module Damaris Collect est mis à votre disposition dans le cadre de votre contrat de maintenance ou de location Damaris RM.
Contactez votre interlocuteur Damaris pour obtenir Damaris Collect.
Vous avez un compte Damaris Extranet ? Connectez-vous pour télécharger le module.
Attention : La configuration de Damaris Collect (Ex. pyFolders_2_rm) est technique et nécessite un savoir-faire informatique. De plus, il est essentiel d’avoir les droits d’accès aux serveurs concernés pour la récupération des fichiers.