Dans quels cas utiliser la gestion des dates d’échéance dans Damaris RM ?
Vous exploitez l’application Damaris RM pour gérer vos documents et vos données. Dans certaines situations, vous avez besoin de contrôler une date avant qu’elle n’arrive à échéance ou lorsqu’elle est dépassée.
Voici quelques exemples classiques :
La date de règlement d'une facture
Notifiez vos clients de l'approche de la date de règlement d'une facture. Notifiez en interne les personnes en charge du recouvrement.
Le renouvellement d'un contrat
Surveillez les dates d'échéance de vos contrats en cours. Informez les personnes habilitées pour lancer leur renouvellement ou leur arrêt.
La date de validité d'un document
Certains documents ont une date de validité. Il vous incombe parfois de demander à vos interlocuteurs de vous adresser un nouveau document à jour.
Configurez simplement vos Workflows pour une surveillance automatique
Le principe même de l’application Damaris RM consiste à vous décharger des cas évidents pour vous concentrer pour les cas nécessitant votre arbitrage.
Pour remplir vos obligations, il est souvent nécessaire de bien surveiller les écarts potentiels et de ne pas se laisser déborder par le volume de documents à traiter.
Pour cela, l’application Damaris RM vous offre la possibilité de configurer des tâches de surveillance des dates d’échéance et de faire le travail à votre place.
La tâche de Mise à jour Index / Tampon
Cette tâche vous permet de configurer une surveillance régulière de vos documents contenant une date d’échéance.
Voici les éléments essentiels à configurer :
- Choisissez le type de document contenant la date d’échéance
- Configurez le ou les conditions dans lesquelles vous souhaitez contrôler la date d’échéance. Par exemple, contrôler la date de règlement d’une facture uniquement pour celles non encore réglées
- Indiquez le nombre de jours avant la date d’échéance
- Paramétrez la fréquence des vérifications
Un article en ligne vous détaille la façon de paramétrer une tâche de mise à jour Index / Tampon.