Quels sont les obstacles habituels pour l’encaissement de vos factures clients ?
Vous délivrez vos produits et vos services à vos clients.
Au retour, vous attendez le règlement des factures émises et parfois vous subissez des retards de règlements.
Dans cet article, nous considérons qu’il n’y a pas de litiges dans la délivrance des prestations ou des produits.
Il reste ensuite à réduire les délais administratifs.
En B2B, vos clients mettent en place des systèmes de contrôles par rapprochement pour constater la bonne délivrance, avant de procéder à la mise en paiement.
L’application Damaris RM offre un grand nombre de fonctions pour aider vos clients à optimiser leurs tâches de contrôles et ainsi d’accélérer la décision de la mise en paiement.
Les difficultés de communication avec vos clients
La complexité de la reconstitution des dossiers par facture est liée au fait que les événements sont asynchrones à des dates différentes.
Voici un contenu classique de documents permettant de valider une facture :
- Le devis
- Le bon de commande client
- Les preuves de livraison
- Les preuves quantitatives et qualitatives
- La fatcure
Tous ces documents sont échangés dans des périodes parfois très longues et avec des interlocuteurs différents.
La solution consiste souvent d’ouvrir un dossier et de stocker les documents dedans en attendant l’émission de la facture. Ceci n’est possible qu’avec une vigilance permanente de tous les acteurs concernés.
En effet, le devis est émis par votre service commercial, le bon de commande est traité par votre ADV, les bons de livraison sont émis par votre cellule logistique, etc.
Et pourtant, ce sont bien le regroupement de tous ces documents qui devra permettre un suivi du triptyque Coût, Qualité, Délai pour une mise en paiement de votre facture.
L’automatisation administrative des tâches
Avec plus de 35 ans d’expérience, le Groupe Damaris constate que la seule solution fiable, pérenne et très optimisée en coût et en énergie consiste à automatiser les processus administratifs.
Cela consiste à mettre en place des systèmes simples de capture des documents dès leur apparition, au bon endroit et au bon moment.
Ensuite, il convient de paramétrer des Workflows de rapprochement, avec des contrôles qualités.
Ces contrôles vont dépendre de votre métier.
Ainsi, l’application Damaris RM peut vous alerter pour les cas suivants :
- Un document manquant : Vous avez un BL non lié à un bon de commande, vous avez émis une facture non attachée à un bon de commande, etc.
- Délai dépassé : Vous souhaitez vérifier les dates d’échéance soit en dépassement ou trop proche de la fin
- Etc.
Pour finir, il est essentiel de créer un lien avec vos clients pour pouvoir les prévenir dès que vous avez prévu de le faire.
A la fin de ces processus, l’application Damaris RM vous informe de la complétude des dossiers de facturation, en vous remontant les écarts éventuels.
Vous êtes informés à tout moment de l’état d’avancement des dossiers.
La communication avec vos clients
Cette bonne pratique est la « Pierre angulaire » du système.
En effet, plus la communication est claire et pertinente, plus vite vos clients réagissent.
Par exemple, si vous envoyez une facture à un client, sans lui permettre de vérifier les quantités consommées, vous lui infligez un travail supplémentaire et vous subissez au retour un retard de règlement.
Une fois vos dossiers complétés lors de l’automatisation des processus administratifs, mettez en place une communication adaptée.
Par exemple, vous pouvez envoyer un email à chaque client pour lui transmettre la facture et les annexes lui indiquant que tous les contrôles par rapprochement ont bien été effectués.
De plus, pour lui donner d’autres outils, vous pouvez lui ouvrir un coffre-fort numérique dans lequel il ou elle va retrouver les autres documents et ainsi de pouvoir valider la cohérence des informations.
Dans ces cas, nous vous suggérons de créer des modèles d’emails contenant des éléments variables de type le nombre de factures, le nombre de produits livrés, la liste des numéros de série, etc.
Ce type d’email doit intégrer des liens vers les documents ou même les documents en pièce jointe.
Par où commencer ?
Chez Damaris, nous avons une grande expérience dans le domaine de la dématérialisation des processus administratifs.
Voici un exemple des étapes d’un projet de dématérialisation de documents :
- La mise en place des automates de capture des documents et des données
- Les contrôles qualités en automatique
- Les rapprochements en automatique
- La gestion des écarts
- La communication des clients
- Les statistiques et les indicateurs
Néanmoins, chaque cas étant particulier, nous prévoyons une phase d’étude et de conception pour bien adapter les fonctions à votre contexte individuel.
Et la dématérialisation des factures ?
Comme vous le savez, la Loi de finance en cours intègre la dématérialisation des factures.
Cette disposition consiste à la transmission aux services fiscaux des montants de TVA pour chaque facture individuelle.
De ce fait, elle ne prévoit pas la communication des autres documents annexes pour fluidifier vos encaissements.
Il est bien évident que la société Damaris sera au rendez-vous pour cette transmission technique des informations fiscales vers la Direction Générale des Impôts.
En résumé, la dématérialisation des factures n’est qu’un dispositif étatique de déclaration de la TVA et non un moyen pour vous de mieux gérer votre Organisation.
Nous avions détaillé dans un article la différenciation des « Couches techniques » dans ce dispositif.
Notez également la disponibilité du connecteur Chorus Pro pour les factures concernant les établissement publics.
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Pour avancer dans vos réflexions, nous vous proposons de déployer une maquette gratuite et sans engagement pour valider ensemble la bonne adaptation de l’application Damaris RM à votre environnement métier.