Gestion des documents Banque et Assurance
Dossiers Crédits
Gestion des dossiers physiques ou dématérialisation des dossiers ? La vérité se situe entre ces deux bonnes pratiques, sous réserve de mettre en place des systèmes d’optimisation des processus.
Le Records Management (ISO 15489) apporte des réponses pertinentes et éprouvées à vos questions.
Dossiers Contentieux Bancaire
Deux approches permettant d’optimiser grandement la gestion des dossiers contentieux. L’amélioration de la traçabilité des dossiers physiques grâce à une base de données centralisée et la technologie code à barres, ou la dématérialisation des dossiers contentieux.
La majorité des pièces circule sous la forme de documents numériques échangés par mail. Leur réimpression est-elle vraiment indispensable ?
Depuis plusieurs années, nous apportons des réponses pragmatiques et opérationnelles à ces questions.
Moyens de paiement et SEPA
En tant qu’établissement financier vous êtes le partenaire de vos clients dans leurs échanges d’argent.
La fluidification des échanges passe par la dématérialisation des moyens de paiements, comme la numérisation des chèques bancaires ou le passage au SEPA.
Des outils et des prestations de services Damaris apportent des réponses adaptées aux besoins de vos clients. Comme par exemple la migration de l’autorisation de prélèvement vers le mandat SEPA SDD.
La dématérialisation des chèques au sein des Banques
La société Damaris a accompagné les établissements bancaires dans la mise en place de la filière EIC, Échange d’images chèques en 2001.
Cette opération de grande envergure a nécessité la mise en place de serveurs d »indexation et d’archivage de documents en masse, parfois dépassant le million de documents par jour.
La dématérialisation des chèques pour leur encaissement
Pour les Entreprises acceptant encore des chèques comme moyen de paiement, la société Damaris est à même de fournir une solution permettant de lire les chèques et de constituer les flux suivants :
- Le bordereau de remise des chèques en Banque
- Le bordereau électronique de la remise sous forme d’un fichier transmis à la Banque (Souvent au format TLMC)
- Le fichier de comptabilisation des encaissements
Il est à noter que si vous disposez de coupons accompagnant les chèques, l’application Damaris RM effectue le rapprochement entre le chèque bancaire et le coupon et ainsi, ajoute les informations de lettrage comme par exemple le numéro de facture ou le code du client.
Dossiers du personnel
Damaris HR vous offre un véritable portail de gestion des documents de vos salariés. Partager et mettre à disposition les documents de vos collaborateurs facilite le dialogue et crée un environnement transparent.
De plus, il est possible de dématérialiser les Bulletins de salaire, les duplicata et y compris les originaux (Décret d’application 2009).
La reprise d’historique
Lors de la mise en place d’une solution de gestion de documents, la question de la reprise des documents actuels se pose. Faut-il effectuer un travail de reprise d’historique, si oui comment ?
Il est potentiellement envisageable d’effectuer ce travail avec une reprise d’historique de la totalité des documents ou à la demande.
Il est à noter que la reprise d’historique peut concerner les documents papier ou micrographiques.
La gestion des la conformité (KYC et plus)
En tant qu’établissement financier, vous avez l’obligation de vous conformer aux différentes directives internes ou externes.
Pour cela, les auditeurs sont attentifs aux systèmes que vous avez pu mettre en place pour garantir l’usage des bonnes pratiques et la possibilité de la remontée des anomalies.
L’application Damaris RM vous apporte toutes les fonctions nécessaires pour paramétrer les processus internes et ainsi d’automatiser travaux.
Voici les apports concrets de Damaris RM :
- La capture des documents et des informations à leur source
- Le rapprochement des flux et la gestion des écarts
- La notification automatique en cas d’écarts constatés
De plus, Damaris RM étant basée sur le principe de No Code / Low Code reste totalement évolutive pour vous accompagner en cas de changements de législation.