Introduction
Certains salariés de votre organisation produisent périodiquement des Notes de frais.
Vous pouvez optimiser le traitement de ces documents à la fois pour les salariés que pour les opérateurs et opératrices en Back Office.
Le point de départ de la note de frais
Il existe deux approches pour créer une note. Soit partir de la période et reconstituer chaque déplacement, soit démarrer avec le justificatif.
Ici, nous avons imaginé la prise en charge du justificatif de la dépense dès son apparition.
Le justificatif est présent sous forme d’un ticket de stationnement, une note de restaurant, une facture d’hôtel.
A ce moment, nous proposons la possibilité de numériser immédiatement le document grâce à l’application Damaris Mobile sur votre Smartphone.
Concernant les factures de la SNCF ou d’hôtel, les documents vous sont envoyés en PDF par email ou téléchargés depuis le site de votre fournisseur.
Pour le salarié, voici la préparation de sa note de frais :
Ensuite, chaque responsable valide la note ou émet des remarques si nécessaire.
A la fin de ces validations, la note de frais est transmise à la comptabilité pour remboursement.
La dématérialisation des justificatifs
Chez Damaris, nous vous offrons les alternatives suivantes pour vous permettre la dématérialisation des justificatifs :
- La prise de vue avec un Smartphone et l’envoi direct du document au coffre fort numérique
- Le salarié étant connecté au coffre sur Damaris Mobile, le justificatif lui est automatiquement attribué
- Damaris Mobile permet au salarié de saisir les informations liées à son justificatif comme par exemple, la date, le type de dépense, le montant, etc.
- Le téléchargement en ligne de fichiers
- Le salarié reçoit son justificatif par email et le déplace directement dans son coffre en ligne
- Le portail Damaris RM lui demande les mêmes informations pour qualifier le justificatif
- L’utilisation de Damaris Printer
- A partir de tout outil Microsoft Windows, l’utilisateur peut archiver un document dans le coffre
- Damaris Printer crée un fichier PDF et l’envoie au coffre en lui demandant de saisir les données de qualification du justificatif
- L’envoi par email
- Il est également possible d’envoyer un document au coffre fort en liant une pièce jointe au courrier électronique
La saisie et la validation des données
Damaris RM va effectuer un certain nombre de contrôles qualité et demande au salarié de compléter les données avant la validation de la note de frais.
Cette opération s’effectue sur le portail en ligne Damaris RM.
A la fin de cette opération, le salarié indique que sa note périodique est complète et transmet les éléments au responsable pour validation.
Le processus de validation des notes de frais
Chaque responsable reçoit un message lui demandant de valider la ou les notes de frais le concernant.
Il (elle) peut visualiser la liste et accéder aux justificatifs.
Chaque ligne peut être commentée.
La note peut soit être validée ou renvoyée vers le salarié pour modification.
La transmission de la note à la comptabilité
Une fois la note de frais validée, elle est transmise à la comptabilité pour paiement.
Selon vos outils de comptabilisation, la solution Damaris RM émet un flux de données permettant les écritures comptables.
L’archivage des justificatifs
Les justificatifs papier préalablement numérisés par le salarié sont archivés dans une enveloppe périodique.
Un document PDF contenant l’identification du salarié est imprimé et joint aux justificatifs.
Ce document PDF dispose d’un code à barres facilitant les opérations d’archivage physique.
Il est possible de créer un lien entre les archives physiques et numérique vous permettant de retrouver un justificatif papier en consultant le coffre fort numérique.
Le lien vers les outils existants
La solution Damaris RM s’interface avec vos outils existants.
Vous pouvez maintenir vos solutions de gestion des notes de frais et de créer des liens avec les outils de comptabilisation.
Pour tester la solution Damaris RM contactez-nous.