dématérialisation Archives - Damaris Groupe

Damaris RM version 12.4

artakabedi — Tue, 06 May 2025 08:44:57 +0000

Les nouveautés de Damaris RMx V12.4

Date de sortie de Damaris RMx v12.4 : 15/05/2025

Moteur d’intelligence artificielle IA

Un nouveau moteur d’intelligence artificielle vient d’être délivré.

Cette nouvelle fonction permet de reconnaître des champs de données, comme par exemple les montants des factures ou d’autres informations en soumettant un document PDF.

La fonction met à jour le champ concerné en appelant le serveur IA Damaris RM.

L’envoi groupé d’invitations à la signature électronique

L’une des fonctions de signature électronique intégrées dans Damaris RM vous offre la possibilité d’inviter une personne externe à vos services de prendre connaissance d’un document et de le signer.

Cette nouvelle fonction vous ouvre la possibilité d’effectuer un envoi groupé de documents en une seule action.

L’usage classique consiste par exemple à faire signer un avenant de contrat de travail à un groupe de salariés.

Voici le principe :

Archivez un document pour chaque personne devant le signer
Liez le document à la personne concernée
Configurez l’envoi groupé

C’est aussi simple que cela.

L’ajout automatisé de Tampons électroniques

Les Tampons électroniques sont une fonction très pratique dans Damaris RM pour faire évoluer l’état d’avancement d’un document au sein d’un Workflow.

En règle générale, les Tampons électroniques sont apposés par des personnes ayant ce droit spécifique.

La nouvelle fonction de « Mise à jour Index / Tampons » vous offre la possibilité d’automatiser l’apposition de tampons.

Ce dispositif vient renforcer les automatismes libérant ainsi les utilisateurs et les utilisatrices de cas évidents où la validation humaine n’est pas nécessaire.

Par exemple, vous avez mis en place un Workflow de validation entre un bon de livraison et une facture.

Si les données concordent, il n’est pas forcément nécessaire de demander à un humain de valider cette étape.

L’automate va pouvoir détecter ce cas et d’apposer le tampon « Validé ».

La gestion des droits d’accès aux Groupes d’opérateurs de saisie

Facilitez-vous la gestion des droits pour les opérateurs et les opératrices de saisie en octroyant les droits à des Groupes d’utilisateurs au lieu de droits individuels.

Du coup, vous n’aurez plus qu’à gérer la liste des membres des groupes pour ouvrir ou fermer les droits.

L’amélioration de l’accès aux listes depuis Damaris RMx

L’interface Damaris RMx est un portail à destination des personnes n’ayant pas un besoin d’accès régulier à l’application Damaris RM.

Ainsi, vous pouvez continuer de diffuser vos documents et les fonctions de dématérialisation des documents vers un public plus large.

Cette nouvelle fonction ouvre l’usage simplifié des champs « Liste ».

Pour rappel, votre licence Damaris RM n’a pas de compteur de licences utilisateurs. De ce fait, profitez de cette opportunité pour communique le plus largement possible vers vos opérateurs et opératrices moins concernés.

L’envoi groupé de SMS

La communication ciblée vers les destinataires habilités est une fonction essentielle pour optimiser les travaux administratifs.

En effet, les personnes n’ont plus besoin de vérifier régulièrement leurs outils pour effectuer les tâches qui les concernent.

L’application Damaris RM offre un grand nombre de moyens de communications pour vous permettre d’en adapter selon l’auditoire.

Cette nouvelle fonction vous permet maintenant d’envoyer des SMS de manière massive à des destinataires.

Ajoutez un champ Numéro Mobile dans votre base de données et automatisez les envois.

Les fonctions SMS de Damaris RM sont disponibles avec les opérateurs OVHCloud et SMS Polynésie.

Pour rappel, les envois massifs sont déjà disponibles pour :

Les Emails
Les notifications sur les Smartphones

Contactez-nous

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Damaris RM No Code / Low Code

artakabedi — Tue, 29 Apr 2025 09:49:33 +0000

Qu’est-ce que le No-Code / Low-Code Damaris RM ?

Le principe du développement « No-Code » consiste à créer des applications adaptées aux besoins de vos utilisateurs et utilisatrices sans écrire des lignes de code.

C’est une approche assez récente démarrée en 2019 en France.

Les avantages du No-Code / Low-Code Damaris RM

N’utilisant pas de codes source pour développer une nouvelle application, l’accès aux fonctions devient beaucoup plus facile et rapide.

En effet, les solutions de ce type peuvent être paramétrées rapidement, avec une ouverture immédiate des fonctions nécessaires au plus grand nombre.

Pourquoi du No-Code dans un outil de dématérialisation comme Damaris RM ?

Une application de dématérialisation de documents vous permet d’optimiser les tâches administratives libérant du temps aux personnes en charge des opérations.

Voici quelques exemples de tâches régulièrement optimisées par Damaris RM :

L’enregistrement des factures fournisseurs
Le Workflow des achats
La validation de processus métier
La mise à disposition de documents annexes aux factures vers vos clients
La dématérialisation des dossiers du personnel
Etc.

En principe, tout processus métier est voué à évoluer dans le temps. Pour cette raison, il est impératif de disposer d’une certaine souplesse pour pouvoir faire varier les paramétrages et de continuer à coller aux exigences du terrain.

Les utilisateurs et utilisatrices de Damaris RM ont ainsi la possibilité d’intégrer de nouvelles fonctions dans le système, sans recourir à des développements sophistiqués et difficiles à maintenir.

La maintenance de votre application Damaris RM

L’approche No-Code de Damaris RM vous apporte un autre gros avantage quant à la maintenabilité de votre outil.

Deux éléments viennent renforcer la maintenabilité de Damaris RM :

Le No-Code / Low-Code vous délivre des fonctions « Toutes faites » à assembler facilement ensemble pour créer votre chaîne de traitements. Chaque fonction est testée et maintenue de manière unifiée pour tous les clients de Damaris
Les mises à jours périodiques de Damaris RM. Le « Plan de marche » annuel des livraisons vous met à disposition une version majeure et cinq versions mineures par an, sans discontinuer depuis une décennie. Chaque nouvelle version apporte en moyenne 5 nouvelles fonctions et la correction d’écarts constatés

Comment ça marche dans Damaris RM ?

Une fois votre instance Damaris RM créée, vous pouvez commencer à la configurer.

Voici les objets disponibles à assembler pour obtenir une application en phase avec les besoins de vos utilisateurs et utilisatrices :

Les typologies de documents et de données
Les critères d’indexation et les liens entre les données et les documents
Les droits d’accès
Les modes d’intégration des nouveaux flux (Données et documents)
Les contrôles qualité (L’unicité des informations, le croisement des données avec des dictionnaires, etc.)
La mise en place des Workflows
Les tâches planifiées
Etc..

Les modes d’accès disponibles en standard dans Damaris RM

L’application Damaris RM offre un grand nombre de modes d’accès à vos fonctionnalités de dématérialisation. En voici quelques exemples :

Un portail Full Web
Des applications Damaris Mobile
Le pilote d’impression Damaris Printer
Le module Damaris Transfer pour le lien avec os copieurs connectés
Les Web Services pour intégrer les fonctions dans vos autres outils métier
Les liens URL dynamiques
Etc.

L’écosystème Damaris RM contient plusieurs dizaines de connecteurs vers des outils externes.

Quelques exemples de paramétrages No-Code dans Damaris RM

Vos clients vous demandent d’ajouter un champ « Mode de livraison » dans l’indexation des bons de livraisons.

Vous disposez d’un type de documents et voulez ajouter un champ de plus.

Allez dans le menu « Liste des typologies ».

Cliquez sur le bouton « Ajouter critère ».

Une nouvelle ligne s’ouvre. Renseignez les valeurs et validez votre nouveau paramétrage.

Le champ devient immédiatement disponible dans tous les écrans et toutes les applications, y compris Damaris Mobile.

Contactez-nous !

Pour évaluer l’adéquation de Damaris RM avec vos besoins, nous proposons de créer une maquette personnalisée.

Cette phase initiale va vous permettre d’explorer les fonctions les plus importantes de Damaris RM avant l’acquisition de la solution.

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Dématérialisation et écologie

artakabedi — Tue, 25 Jul 2023 07:48:23 +0000

Conjuguer dématérialisation et écologie

Depuis plus de 34 ans, la société Damaris propose des solutions pour optimiser la circulation et l’archivage de l’information de gestion.

La question écologique peut se poser sur les impacts envirenomentaux avant et après la dématérialisation et la numérisation des documents.

Les impacts écologiques de l’usage du papier

Partons d’un exemple concret de la facture clients émise par nos organisations. Dans les années 1990, ce document est majoritairement imprimé, puis envoyé par la poste.

Les éléments consommés sont les suivants :

Le papier servant de support au document
Le toner de l’imprimante
L’électricité pour la fabrication du papier et pour son impression
Le bois coupé constituant le pulpe du papier
L’eau pour la fabrication du papier
Le carburant pour faire délivrer le pli postal
Le temps passé des personnes pour l’impression, la livraison et le traitement du document

En étudiant la fabrication des feuilles de papier, nous nous sommes rendus compte que la consommation de l’eau et de l’électricité étaient bien plus impactantes en comparaison aux arbres coupés.

Les impacts envrinementaux de l’usage du numérique

Il est maintenant clair que le numérique n’est certainement pas neutre sur l’environnement.

Néanmoins, il convient d’en comparer les effets vis à vis du papier.

Pour cela, il convient de distinguer deux périodes, la dématérialisation du duplicata des factures consistant à supprimer les impressions inutiles des documents et continuant à délivrer l’original par la poste. Cette première phase s’est mise en place dans les années 1990. En 2023, nous abordons la deuxième phase en dématérialisant fiscalement les factures envoyées électroniquement aux destinataires.

Pour cela, l’Etat nous impose un archivage pérenne de 10 ans de chaque document.

Il faudra donc comptabiliser l’usage de l’informatique pour la préservation de ces documents pendant cette période.

Le bilan écologique de la dématrialisation

Il est encore difficile d’établir un bilan précis, mais voici un tableau qui va permettre de lister les ingrédients intervenant dans le calcul.

	Papier	Numérique
Eau	–	+
Eléctricité	–	–
Pétrole (livraison physique)	–	+
Chimie	–	–
Temps humain	–	+
Archivage long terme	+	–
Occupation des surfaces	–	+

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La dématérialisation des CCPU

artakabedi — Thu, 19 Aug 2021 13:08:05 +0000

CCPU ? Qu’est-ce que c’est ?

CCPU est l’acronyme du Certificat de Contrôle des Produits par l’Usine, ou Certificat matière selon EN 10204 – 3.1.

Ce document certifie la conformité des produits fabriqués en métal, par exemple en acier inoxydable et garantit que le produit suit les normes attendues.

De plus, le CCPU permet aux installateurs des produits en question de vérifier que les mesures effectuées correspondent bien aux attentes du système final.

Vos clients demandent expressément ce document lors de la livraison des pièces.

La référence du CCPU est souvent matérialisée par le « Heat Number ».

La dématérialisation des CCPU

Pourquoi dématérialiser les CCPU ?

Le volume grandissant des certificats pousse les acteurs du marché à optimiser et à sécuriser la livraison de ces documents.

Il est possible de traiter quelques dizaines de documents par jour, mais lorsque vous devez en traiter plus d’une centaine, la dématérialisation vous apporte plusieurs avantages :

La diminution drastique du temps de travail administratif de votre équipe
La réduction des erreurs humaines
La mise à disposition des documents, y compris hors des horaires d’ouverture de vos bureaux
La certitude de la bonne diffusion aux bonnes personnes
Etc.

Comment dématérialiser les CCPU ?

Il existe trois cas potentiels selon votre métier.

Vous êtes fabricant

Dans ce cas, vous allez établir le CCPU après les tests effectués sur les produits à livrer.

Ces documents peuvent ensuite être mis dans un coffre-fort numérique à destination de vos clients.

La solution Damaris RM est à même d’effectuer un rapprochement entre les CCPU, et les bons de livraison par exemple. Ainsi, grâce à ce rapprochement, nous pouvons déduire les clients qui auront besoin d’accéder aux bons CCPU et de les leur envoyer en automatique.

Vous êtes distributeur

Dans ce cas, vous recevez des CCPU en provenance de vos fournisseurs fabricants et devez les diffuser vers vos clients finaux.

La solution Damaris RM vous permet de créer un portail fournisseurs pour qu’ils puissent déposer directement les documents dans le coffre-fort.

Ensuite, en connexion avec votre ERP, elle vous permet de mettre en place une distribution automatique des CCPU par envoi d’email ou accessible sur le portail clients.

Vous achetez des produits en vue de leur utilisation

Vos fournisseurs distributeurs et fabricants doivent vous envoyer les CCPU.

Vous pouvez configurer un compte Damaris RM pour la réception automatique des documents, leur rapprochement avec vos achats et vérification de la complétude des certificats.

Cette bonne pratique vous permet également de notifier vos fournisseurs ayant omis de vous délivrer un document manquant.

Conclusions

Il est toujours possible de traiter manuellement les CCPU. Mais l’augmentation du volume de ces documents vous oblige à mettre en place des processus de plus en plus lourds, avec peu de valeur ajoutée.

La dématérialisation des CCPU vous décharge de tous les travaux sans grande intérêt et réoriente votre équipe vers des travaux où l’humain garde toute sa place.

Vous pouvez mesurer directement le retour sur investissement de cette bonne pratique en calculant le temps absorbé par vos équipes. Utilisez leur talent pour des tâches à valeur ajoutée.

Contactez-nous pour un essaie gratuit

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Les avantages de la dématérialisation des factures clients

artakabedi — Sat, 28 Mar 2020 08:03:56 +0000

Covid-19 révélateur de points d’améliorations

Nous sommes dans une séquence inédite dans le monde des affaires. Tous les rendez-vous physiques sont mis entre parenthèses. Pour autant, nous devons imaginer une continuité de service.

Comment acheminer les factures vers nos clients avec des centres de tri postaux fermés ou des facteurs en confinement ?

Les factures pour être payés

Nos organisations ont besoin de cash pour vivre. La cash provient des paiements de nos clients.

Dans les relations B2B, c’est-à-dire une relation entre sociétés, les clients nous paient lorsqu’ils ont reçu les factures.

Donc, l’enjeu de la dématérialisation des factures clients n’est pas seulement l’optimisation des coûts ou l’accélération de la diffusion. Cette bonne pratique devient de fait vitale pour pouvoir être payé.

J’expédie mes factures par email

C’est un premier pas qui vous permet de distribuer numériquement vos documents. Mais cette méthode a plusieurs inconvénients.

Tout d’abord, l’envoi par email n’est pas considéré comme de la dématérialisation fiscale. Elle ne garantit ni l’émetteur, ni l’horodatage et ni la non-altération des documents délivrés.

De plus, vous risquez de passer énormément de temps et augmenter le risque des erreurs d’acheminement. Qui n’a pas envoyé le bon document au mauvais destinataire ?

Je n’aurai jamais le temps de mettre en place une solution

La mise en place d’une dématérialisation fiscale des factures clients est relativement rapide et simple.

En quelques semaines, votre solution peut être mise en place et fonctionnelle.

Ici, nous évoquons bien évidemment une dématérialisation industrialisée permettant l’acheminement automatisée des documents, avec la mise dans un coffre-fort numérique.

La dématérialisation fiscale nécessite un certain nombre de prérequis que les professionnels du secteur ont intégré en standard dans leur solution.

Le cadre légal

Depuis janvier 2017 l’État français a lancé une réforme dite « Loi Macron 1 » qui vous autorise à dématérialiser vos factures émises en B2B, c’est-à-dire entre sociétés.

Le calendrier avait prévu l’ouverture à toute taille d’organisations pour janvier 2020, donc nous y sommes.

Concrètement, aucun de vos clients ne peut refuser la dématérialisation de vos factures.

Alors, allez-y !

Les avantages de la dématérialisation des factures clients

Hormis une distribution certaine des documents numériques, sans être liés à l’ouverture des Centres de tri postaux, nous pouvons évoquer les avantages suivants :

L’optimisation du coût de distribution, puisque ce mode vous évite un timbrage de plus en plus cher
La certitude de l’acheminement par le statut « Vu » dans le coffre-fort
La non-modification des documents par l’utilisation de la signature électronique
L’horodatage des actions
L’amélioration de vos relations clients en leur offrant des outils adaptés

L’avenir de la dématérialisation des factures

Depuis quelques années, l’Union Européenne a adopté un nouveau format de PDF, la FACTUR-X.

Ce format hybride vous permet de transmettre vos factures qui seront exploitables soit par des comptables ou directement intégrables dans les progiciels de vos clients.

Tous les organismes publics acceptent le format FACTUR-X sur la plate-forme Chorus Pro.

Pour plus d’informations, Contactez-nous

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La dématérialisation au secours du Télétravail

artakabedi — Wed, 18 Mar 2020 09:54:29 +0000

Qu’est-ce que le Télétravail ?

Nous vivons actuellement une période délicate dans notre vie professionnelle nous imposant de travailler depuis notre domicile.

Ce genre de situation n’est pas seulement liée à un cas exceptionnelle comme le confinement pour cause de freinage d’un virus dangereux.

Les employé(e)s de nos organisations ont parfois d’autres contraintes leur imposant le télétravail.

Le code du travail prévoit le recours au télétravail, qu’il soit obligatoire ou volontaire.

Les contraintes du Télétravail

Pour pouvoir travailler de chez soi, il convient d’avoir la possibilité de le faire. Bien évidemment, ici l’on évoque le sujet de travaux ne nécessitant pas d’être à un endroit particulier pour exercer son métier.

Nous allons nous limiter aux métiers administratifs ou commerciaux pouvant être exécutés à distance.

Mais même dans ce cas, si nous n’avons pas organisé cette éventualité nous allons avoir du mal à y arriver.

Par exemple, une personne devant traiter des dossiers devra pouvoir y accéder. Mais si ces derniers sont dans les placards du bureau, cela va devenir problématique.

La dématérialisation des processus et la numérisation des documents sont des bonnes pratiques favorisant le télétravail.

La distribution des documents

Votre organisation distribue régulièrement des documents à des tiers pour qu’ils puissent être informés ou qu’ils puissent exercer leur métier.

Nous pouvons citer les cas suivants :

Les bulletins de paie de vos salariés
Les factures clients
Les preuves de livraison
Les contrats
Les règlements de vos fournisseurs
Etc.

Pensez à ceux ou celles qui attendent ces documents pour pouvoir continuer leur travail. Mettez en place des solutions de distribution optimales et sécurisées.

L’accès à vos documents

Une fois en télétravail, vous avez mis en place tous les équipements indispensables pour poursuivre votre activité.

Mais voilà, vous avez besoin des informations disponibles uniquement dans les dossiers suspendus à votre bureau.

Comment faire ?

Il n’y a pas de solution miracle, il faut juste entrer dans un processus général de digitalisation des travaux administratifs vous permettant un accès permanent, sélectif et sécurisé à vos documents.

Le sujet n’est pas simple. Chez Damaris, nous avons la chance d’avoir participé à la mise en place de plus de 2000 projets en 30 ans.

La numérisation des documents

Ici, nous sommes dans le cas où le document papier existe et qu’il faudra créer une version numérique la plus fidèle possible à l’original.

Notre filiale Scan Concept propose ses prestations de services pour numériser vos documents précieux soit directement sur votre site ou en atelier.

Quelles solutions adopter ?

Il existe des technologies et des bonnes pratiques simples éprouvées et efficaces.

Chez Damaris, nous prônons la dématérialisation depuis plus de 30 ans.

Cela consiste à réfléchir en amont et mettre en place des solutions fiables et pérennes.

La dématérialisation des documents

Cette bonne pratique consiste à ne pas produire du papier et de diffuser les documents de manière numérique.

Cela peut également consister à favoriser la réception des documents externes comme les Factures fournisseurs.

De nouvelles normes (FACTUR-X) vous aideront dans cette démarche.

Pour plus d’informations, Contactez-nous

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Dématérialisation : Les tâches manuelles

artakabedi — Mon, 01 Apr 2019 07:25:59 +0000

Les tâches manuelles c’est quoi ?

Vous êtes dans un processus de dématérialisation de vos flux. Force est de constater que malgré vos efforts, des tâches difficilement automatisables subsistent.

Par exemple, vous recevez des documents par courrier qu’il convient de décacheter avant leur traitement.

Une fois les documents numérisés, vous devez les conditionner dans une boite d’archives.

Pour le moment, ces tâches sont compliquées à tracer et à mesurer en termes de charge.

Améliorer la gestion des tâches manuelles

En prenant en compte les principes du Records Management et du Business Process Management, nous venons d’ajouter quelques outils dans l’écosystème Damaris RM.

Les tâches manuelles dans Damaris RM

Cette nouvelle fonction vous permet de configurer des tâches manuelles effectuées au sein de votre organisation et de les distribuer aux opérateurs et opératrices habilités.

Chaque personne va pouvoir indiquer le démarrage d’une session.

Elle peut soit suspendre une tâche en cours et la reprendre.

A la fin de son opération, elle indique qu’elle a terminé sa tâche et la quantité d’unités d’œuvre réalisée.

Ces informations viennent mettre à jour une base de données centralisée.

Les tâches manuelles dans Damaris Mobile

De même, les personnes habilitées peuvent accéder aux fonctions de démarrage et d’arrêt à partir de leur application Damaris Mobile.

Les « Déclencheurs » dans Damaris RM

Les déclencheurs vous permettent de définir l’enchaînement des actions entre des tâches manuelles et des tâches automatisées ou inversement.

Une fois la tâche primaire terminée, la tâche suivante se lance automatiquement.

Si la tâche suivante est manuelle, le ou les utilisateurs en charge sont notifiés.

C’est le principe du Business Process Management.

Les statistiques des tâches manuelles

A tout moment, vous pouvez obtenir des statistiques sur les tâches manuelles exécutées par vos opérateurs et vos opératrices.

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Le Conseil Régional OGE Lyon choisit Damaris

artakabedi — Thu, 20 Apr 2017 16:01:39 +0000

Le Conseil Régional de l’Ordre des Géomètres Experts a choisi le Groupe Damaris / Scan Concept pour la numérisation et la mise en ligne de plus de 1,5 millions de Documents d’Arpentage.

Le Groupe Damaris / Scan Concept consolide son savoir-faire dans le domaine de la dématérialisation des documents cadastraux pour le compte de la DGFIP et de l’Ordre de Géomètres Experts. Ce projet a pour objectif la mise à jour du site Géofoncier.fr

Le Groupe Damaris / Scan Concept a finalisé la livraison de plus de 1,2 millions de documents cadastraux ce début d’année pour le Conseil régional OGE de Bordeaux.

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