La numérisation des documents
Aussi appelée le scan des documents consiste à transformer un document physique en un fichier numérique représentant l’image du document original.
Il convient ici d’élargir le sujet en incluant les documents micrographiques, les photographies, les films, les plans, etc.
La numérisation à la source
Dans ce cas, les utilisateurs numérisent immédiatement les documents papier entrants avant de les traiter dans leurs processus métier.
C’est le cas par exemple de bons de commandes reçus par courrier que l’utilisateur va numériser grâce à un scanner ou un copieur multifonctions.
Ensuite, il va procéder au traitement de ce document à partir de son Système d’Informations.
L’avantage principal de la numérisation à la source consiste à obtenir une image initiale du document qui va être traitée et de ne plus recourir à la circulation du document papier dans l’Entreprise.
Les inconvénients sont les suivants :
- Les utilisateurs doivent disposer de scanners à proximité de leur bureau
- Ils doivent être formés à des tâches sans valeur ajoutée
- Ils doivent garantir une qualité de numérisation, tâche ne faisant pas directement partie de leur travail
La numérisation centralisée
Dans ce cas, vous collectez les documents et les numérisez en un point central.
La numérisation s’effectuant dans un nombre de points restreints vous permet de mieux organiser le travail en utilisant des scanners de production.
Une fois les documents numérisés et indexés, ils deviennent disponibles pour les utilisateurs.
Le délai entre la numérisation des documents et leur mise à disposition peut être incompatible avec le travail au quotidien.
La numérisation externalisée
Vous expédiez les documents à numériser vers un centre spécialisé.
L’équipe de numérisation applique des procédures validées et délivre des documents numérisés et indexés directement disponibles dans votre Système d’Informations.
Pour réduire le délai entre la réception des documents et leur numérisation il est proposé de créer une adresse postale à votre nom et où l’équipe externe de numérisation récupère directement les plis et les documents à numériser.
Avec cette méthode vous pouvez répondre aux deux besoins à première vue antinomiques que sont le délai de mise à disposition des documents numérisés et la centralisation des travaux de numérisation.
Une équipe spécialisée va vous apporter une garantie de qualité de service et une conformité de livraison des documents numérisés et indexés.
Pour en savoir plus, contactez-nous
Les fonctions de captures intégrées dans Damaris RM
L’application Damaris RM offre un ensemble cohérent et exhaustif de fonctions pour que vous puissiez récupérer les documents et les données de manière industrialisée et fiable.
La fonction « Gestion numérisation »
Cette fonction vous permet de configurer une filière de capture de documents pouvant recevoir des documents depuis un ou plusieurs postes de numérisation.
Déclarez un « Projet » en indiquant la liste des postes de travail, les opérateurs et les opératrices ayant des droits de versement et la tâche Damaris RM qui doit les traiter.
Une fois le paramétrage du projet effectué, vous pouvez téléverser les fichiers PDF générés en utilisant un des systèmes suivants :
- Damaris Transfer : Ce module effectue le transfert des PDF depuis un poste de travail vers le serveur sous la forme de lots. Chaque lot est d’abord validé avant son traitement
- Portail de téléversement des fichiers : Cette fonction est disponible depuis l’interface Full Web de Damaris RM. Vos utilisateurs peuvent cliquer / déposer les documents de manière sécurisée
De plus, cette fonction génère un QR Code pour chaque utilisateur leur permettant de configurer leur poste de numérisation de manière sécurisée en lien avec le serveur Damaris RM.
Les traitements possibles des PDF reçus
Une fois les PDF reçus sur le serveur, vous avez une grande variété de tâches planifiées pour effectuer les traitements adaptés à votre projet.
Voici quelques exemples classiques de traitements :
- Reconnaissance des caractères (OCR)
- Extraction des données depuis les PDF
- Archivage dans le coffre-fort numérique
- Rapprochement des PDF avec des données récupérées depuis vos outils informatiques (CRM, ERP, autres)
- Contrôle qualité des données extraites
- Correction des données non-conformes
- Lien entre documents
- Notification des personnes concernées
- Etc.
Les prochaines étapes de votre projet de numérisation de documents
Comment aborder un projet de numérisation de documents ?
Nous vous suggérons d’organiser des ateliers d’audit et de conception pour bien vous imprégner des besoins des utilisateurs et ensuite de les reporter dans le paramétrage des outils Damaris RM.
Ensuite, il convient de laisser la main aux utilisateurs pour tester les filières et d’y apporter des modifications si nécessaire.
Il est essentiel de rédiger un mode opératoire que vous pourrez diffuser à chaque personne devant intervenir dans le système.
Vous trouverez un article détaillant un peu plus les fonctions disponibles en standard dans Damaris RM.