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Comparatif Damaris RM avec Microsoft SharePoint

artakabedi — Wed, 31 Jul 2024 11:06:53 +0000

Pourquoi ce comparatif ?

De plus en plus de clients ayant souscrit un abonnement Microsoft 365 disposent de SharePoint Online et légitimement se posent la question de son usage comme outil d’archivage et de mise à disposition de documents numériques.

Cet article va permettre aux décideurs de bien distinguer les fonctionnalités intégrées dans chaque outil pour une prise de décisiosn éclairée.

Par définition, il est très important de prendre en compte dans vos choix d’outils les fonctions principales et centrales de chaque application, car même si les systèmes disposent de fonctions similaires, si elles ne sont pas au coeur des solutions, elles ne répondront pas correctement à vos attentes à plus long terme. Et il faut reconnaître que la gestion des documents légaux est un processus à long terme.

L’exemple de Microsoft Excel

Comme vous le savez, il est possible d’utiliser Microsoft Excel pour créer un courrier.

Certains vous diront d’ailleurs que c’est un très bon choix puisque vous pourrez en plus insérer des calculs et ainsi obtenir un courrier avec des chiffres justes.

Mais, nous savons bien qu’il est plus opportun d’utiliser Word pour les courriers, cette application étant bien conçue à cet effet.

Tout cela nous est familier. Et pourtant, de nombreuses décisions ne prennent pas en compte cet adage et tentent une utilisation d’outils dans les limites des possibillités des applications.

Les fonctions principales de SharePoint et sa vocation première

Comme son nom l’indique, SharePoint est conçu pour partager des fichiers « Share » en anglais voulant dire « Partager ».

De ce fait, la vocation principale de cette application consiste à offrir des espaces partagés de stockage de fichiers.

Il n’est nullement adapté pour de l’archivage de documents, même si vous pouvez le faire, rien ne vous l’interdit.

Sauf que lorsque vous devez archiver des documents légaux, il ne s’agit plus de les stocker et les partager, mais bel et bien d’en gérer le cycle de vie, y compris leur élimination.

Les fonctions principales de Damaris RM

Ici également, comme son nom le suggère, Damaris RM est une implémentation totale de la norme ISO 15489 Records Management.

Bien qu’il y ait le stockage et le partage des documents numériques en commun avec des outils de partage de fichiers, tout le reste de la gestion des documents concerne les solutions de type GED, SAE ou de Records Management.

Voici quelques éléments fortement différenciants de toute solution de RM :

La déclaration et la gestion du cycle de vie des documents
La capture industrialisée et l’extraction des métadonnées pour alimenter votre plan de classement
- Par exemple, un document « Facture » doit être accessible selon différents critères comme l’émetteur, sa date, le destinataire, le montant, la date d’échéance, etc.
La traçabilité de toutes les actions effectuées tout au long de la vie du document
Les éliminations normalisées pour être en conformité avec la législation et le RGPD.
La gestion des archives physiques : Très souvent, nous imaginons que le passage à la digitalisation des documents va résoudre tous nos soucis. Après 35 ans de travaux dans ce domaine, chez Damaris, nous avons constaté que le support papier perdure et même a ses raisons d’être
Les notifications aux utilisateurs : Lors de la mise en place de Workflows, les utilisateurs habilités s’attendent à être accompagnés pour recevoir des informations pertinentes sur la complétude des dossiers, sur l’exsitence d’écarts ou sur les doublons éventuels
- Par exemple, lorsqu’une facture n’est pas liée à un bon de livraison ou un bon de commande, Damaris RM peut informer les personnes pouvant régler le souci

Un outil de Records Management n’est pas un stockage, mais une application permettant d’optimiser les travaux administratifs de vos collaborateurs.

Oui, mais je peux construire un système similaire avec Microsoft 365

Ceux ou celles qui ont regardé les applications disponibles dans Microsoft 365 peuvent se dire qu’ils disposent de tous les éléments pour finalement construire par eux-mêmes un outil de Records Management ou pouvant s’en approcher.

Oui, c’est tout à fait envisageable de se lancer dans la construction d’outils « Maison » basée sur des briques techniques que vous disposez.

Un autre exemple consiste à utiliser Microsoft Excel pour en faire un outil de comptabilité générale ou Microsoft Access comme CRM (Customer Relationship Management ou GRC).

Alors quels sont les avantages et les inconvénients d’une telle approche ?

Les avantages de Microsoft 365 comme briques d’un Records Management « Maison »

Le principal avantage peut être la disponibilité des briques techniques. J’ai tout sous la main, donc je peux construire mon système sans coût supplémentaire
Je peux adapter les outils à mes besoins et ne pas subir des solutions préconfigurées
A priori, je n’aurai pas besoin de trop de formations, les outils étant connus par mes équipes

Les inconvénients

L’obstacle majeur invisible en début de projet sera la maintenance à long terme d’un tel outil. En effet, les besoins de vos utilisateurs vont évoluer, les versions des applications également. Vous serez donc obligés de prévoir de la charge de travail régulière pour répondre à ces changements en adaptant vos paramétrages
Les coûts cachés : Par définition, les développements ou les paramétrages des outils prennent de la charge de travail de vos équipes. Il est à noter que cette charge ne sera imputée que pour votre organisation et sera difficilement partagée avec d’autres sociétés. Or, la charge de travaux techniques d’une application dédiée est partagée entre tous les utilisateurs et utilisatrices
Les apports externes : Le paramétrage effectué autour de Microsoft 365 ne va évoluer que par des demandes internes et ne sera que rarement confronté à d’autres usages pouvant enrichir le système de manière communautaire

Conclusions

Il n’y a certainement pas de « Bonnes solutions ». La décision de déployer tel ou tel système reste ouverte.

Après plus de 35 ans d’expérience dans le domaine de la dématérialisation des documents et des processus, nous pouvons dire que les outils spécialisés finissent souvent par offrir les fonctions les plus adaptées et les plus riches en comparaison à des développements internes qui épuisent les ressources de votre organisation.

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Comment constituer et gérer votre Master Data ?

artakabedi — Fri, 12 Jul 2024 13:10:18 +0000

Master Data c’est quoi exactement ?

La Master Data Management (MDM) ou la Gestion des Données de Référence (GDR) est une bonne pratique informatique permettant de collecter, de mettre à jour et de diffuser des informations fiables et sécurisées.

Les données de référence sont souvent liées aux informations sur :

Les employés
Les clients
Les fournisseurs
Etc.

Pourquoi utiliser Damaris RM pour gérer vos Master Data ?

L’application Damaris RM vous apporte un ensemble de fonctions necessaires pour une gestion saine de vos données de référence. En voici quelques exemples :

L’importation massive de données disponibles
La capture égrenée d’informations à partir de documents numériques
La création de formulaires de saisie de données
Le moteur de contrôle qualité des données entrantes
Les outils de gestion des écarts
Le dédoublonnage des informations
Les notifications en cas d’écarts constatés
Etc.

Le lien avec les documents

Les documents ont plusieurs rôles dans la gestion des Master Data. En premier lieu, ce sont des preuves pouvant valider la justesse des informations en base.

Cela permet également de vérifier les dates de validité des données en votre possession.

Par exemple, certaines pièces justificatives ont une date limite, comme la date de validité d’un justificatif de domicile.

Une fois les données collectées, il est possible de mettre en place des contrôles croisés pour remonter des alertes dans les cas suivants :

Un document manquant dans un dossier (Exemple : Pas de justificatif d’identité dans un dossier salarié)
Un document obsolète (Exemple : Carte de séjour périmée)
Non concordance entre des données collectées et des documents (Exemple : Adrese postale différente)
Etc.

Par où commencer ?

La mise en place d’une base de type « Master Data » est plus concrète qu’il n’y paraît.

La première étape consiste à lister les informations obligatoires et optionnelles pour constituer votre plan de classement.

Ensuite, il convient de récupérer les fichiers contenant ces données pour les injecter dans le système, ensomme, la reprise de l’historique.

Enfin, il faudra vérifier la qualité des informations en mettant en place les contrôlés qualités.

Les bénéfices de la Master Data

Avec des données de qualité en base, vous pouvez poursuivre en configurant les Workflows pour communiquer avec vos tiers en toute sérénité.

Ces actions vont vous permettre de suivre l’état d’avancement de chaque dossier et de prévenir en amont en cas d’écarts potentiels.

Le bénéfice principal va consister en une optimisation des travaux administratifs pour votre équipe.

Le moteur de contrôle qualité couplé avec les notifications vont informer vos utilisateurs au bon moment, leur laissant plus de temps pour réagir et pour déboucler les écarts.

Des exemples de Master Data dans Damaris RM

Les informations des employés

Nos clients ont mis en place une Master Data contenant toutes les informations obligatoires et facultatives pour chaque employé.

Ainsi, il leur est possible de générer des documents comme des contrats de travail ou des avenants parfaitement alignés avec les informations disponibles.

L’ouverture des nouveaux comptes clients

Dans certains métiers, par exemple ceux liés à la finance, l’ouverture d’un nouveau compte client est cadré par des lois nationales ou même internationales.

L’application Damaris RM est utilisée pour vérifier la complétude des documents constitutifs de chaque nouveau dossier avant de démarrer une collaboration.

Le scellement de vos données sensibles

Cette nouvelle fonction disponible dans Damaris RM version 12.5 vous garantit la pérennité de vos information non modifiables par des tiers.

Paramétrez un coffre-fort spécifique pour vos informations sensibles et garantissez des données fiables à vos utilisateurs.

Le RGPD

Un des avantages de l’application Damaris RM consiste en sa conformité avec les directives RGPD.

Cela simplifie grandement le déploiement de nouvelles filières, sans être obligés d’ajouter de nouvelles dispoitifs pour venir renforcer vos outils.

Par exemple, il vous sera bien plus difficile d’utiliser des feuilles Excel contenant des données personnelles.

Le coffre-fort numérique

Damaris RM est un coffre-fort numérique et un SAE.

A ces titres, elle garantit une grande confidentialité et une traçabilité pour pouvoir manipuler des données et des documents privés.

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KYE ? Qu’est-ce que c’est ?

artakabedi — Wed, 03 Jan 2024 19:28:43 +0000

Know Your Employees, une bonne pratique ?

En quoi consiste le processus de KYE ? Pourquoi cela prend de l’importance maintenant ?

Dans le processus de recrutement et de suivi des dossiers salariés, vous êtes souvent confrontés à des situations d’éloignement physique vous obligeant à collecter des informations et des documents à distance.

Pour autant, vous êtes toujours soumis aux réglementations en vigueur quant aux diverses validations, comme par exemple la complétude d’un dossier, la vérification de l’identité, le justificatif du domicile ou les coordonnées bancaires.

D’un autre côté, vous devez également prendre en compte les aspects RGPD vous limitant dans la collecte et le traitement des informations personnelles.

Le KYE s’inscrit dans la constitution et la mise à jour des dossiers du personnel.

La gestion administrative des salariés est un processus qui devient de plus en plus lourde de part les obligations légales et des contraintes internes.

Comment optimiser l’instruction des dossiers du personnel ?

Vos futurs employé(e)s ou ceux déjà en poste doivent vous transmettre un certain nombre de justificatifs pour que vous puissiez instruire leur dossier et leur permettre de démarrer dans les meilleurs conditions possibles.

Les documents justificatifs sont de plus en plus en format dématérialisé, comme par exemple les justificatifs de domicile, les factures d’électricité ou autres.

Leur transmission numérique peut grandement vous faciliter la tâche en réduisant les temps d’acquisition, sous réserve de pouvoir en sécuriser les échanges.

En effet, un justificatif de domicile comporte des données personnelles et leur échange via des moyens non sécurisés comme les emails peut être considéré comme une faille de sécurité.

Il devient donc indispensable de proposer des moyens simples et sécurisés pour leur collecte, mais aussi leur archivage.

Le coffre-fort numérique Damaris RM

La solution Damaris RM offre un ensemble cohérent et intégré de fonctions pour à la fois récupérer et archiver les documents sensibles constitutifs des dossiers du personnel.

Comment récupérer les documents ?

Dans l’idéal cela consiste à offrir plusieurs outils permettant aux personnes devant vous transmettre des documents de le faire avec aisance.

La solution Damaris RM propose en standard les outils suivants :

Le portail salarié, avec la possibilité de téléverser des documents de manière sécurisée
L’application Damaris Mobile pouvant prendre en photo des documents et de les transmettre directement dans le coffre-fort
La réception des documents par email. Même si ce mode de transmission doit être évité, il est totalement possible de recevoir des documents en pièce jointe d’emails et de les archiver
Damaris Printer : Déposez des documents depuis toute application Microsoft Windows directement en les imprimant virtuellement dans le coffre-fort Damaris RM
Un vaste écosystème est disponible permettant l’intégration du coffre-fort Damaris RM dans vos outils existants

Le contrôle qualité et la gestion des écarts

Etablissez des règles de gestion pour déterminer la complétude de chaque dossier.

Cela consiste à lister tous les documents obligatoires ou facultatifs, ainsi qu’éventuellement la vérification de leur date de validité.

Ensuite, la solution Damaris RM notifie les personnes en charge de la gestion des dossiers du personnel de récupérer de nouveaux documents pour finaliser les processus.

L’Onboarding des nouveaux arrivants

L’enjeu reste bien entendu le meilleur accueil que nous devons tous réserver aux nouveaux entrants.

De ce fait, une application facilitant les démarches administratives permet de concentrer vos efforts sur l’essentiel de la prise de place du future membre de votre organisation.

Un espace privé peut être mis en place sous la forme d’un coffre-fort personnel, chacun pouvant déposer et retrouver ses documents.

La transition depuis les dossiers papier

En plus de la mise en place d’outils innovants, sachez qu’il est impératif de bien prendre en compte la migration des dossiers du personnel, souvent au format papier vers le numérique.

La société Damaris propose une prestation de reprise d’historique totalement cadrée permettant une mise à jour de votre coffre-fort numérique.

Contactez-nous pour une démonstration gratuite >

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SAE Système d’Archivage électronique

artakabedi — Thu, 20 Jul 2023 12:17:53 +0000

Introduction

Cet acronyme désigne des solutions permettant d’archiver des documents numériques ou plus largement des fichiers de manière pérenne.

Le principe consiste à offrir un ensemble de fonctions de versement et de mise à disposition des documents.

Pour y parvenir un SAE doit permettre la mise en place d’un plan de classement et la structuration des utilisateurs et des utilisatrices devant interagir avec le système.

Le SAE va ensuite gérer le cycle de vie des documents, selon les besoins internes et règlementaires liés à chaque typologie des documents, ainsi qu’aux événements survenus autour des documents.

Un SAE propose également un système de traçabilité des actions. Il est largement préférable qu’un SAE mette en œuvre la norme ISO15489 sur le Records Management.

La solution Damaris RM offre les fonctions nécessaires pour couvrir vos besoins en termes d’un SAE :

La description de votre plan de classement
La gestion de vos utilisateurs structurés selon leur appartenance à un groupe ou à un service de votre organisation
Le contrôle des accès aux documents et la communicabilité des documents
La traçabilité de toutes les actions effectuées dans le système
La gestion du cycle de vie des documents selon la typologie et jusqu’aux éliminations normalisées

Bien entendu, nous apportons un grand soin au sujet du RGPD, certains documents pouvant contenir des données personnelles.

Plus d’informations >

Les modes de versements des documents

La solution Damaris RM propose en standard un grand nombre de fonctions pour que vous puissiez déposer vos documents de manière égrenée ou massive.

Voici une liste de ces fonctions :

Cliquer / déposer
Email entrant
Web Service
Portail de dépôt de documents
Lien avec Microsoft Office
Damaris Printer
Damaris Mobile
Etc.

Le contrôle d’accès aux documents

La sécurisation et la traçabilité des accès aux documents reste un élément essentiel d’un SAE.

Il est indispensable d’offrir un outil de diffusion des documents de manière simple et rapide aux seules personnes habilitées à les consulter.

Paramétrez de manière très fine et sécurisée l’accès aux documents archivés.

Seules les personnes habilitées pourront accéder aux documents.

Chaque accès est tracé et pourra être audité.

Paramétrer les fonctions d’accès restreint et de données scellées

L’application Damaris RM offre les fonctions d’accès restreint et de données scellées en standard et sans option.

Il vous suffit donc de paramétrer l’outil pour en bénéficier pleinement.

Suivez l’article pour le paramétrage des accès restreints et des données scellées.

La gestion du cycle de vie des documents

Pour chaque typologie de documents, l’administrateur fonctionnel va paramétrer la durée légale de conservation. Cette durée va ensuite être utilisée en lien avec une date de référence pour calculer la date d’application de sort final, ou plus simplement, la date d’élimination.

Un Workflow vous permet de retrouver les documents

Les normes et les règlements concernés

La solution Damaris RM est une implémentation basée sur les normes suivantes :

ISO 15489 Records Management
ISO 27001 pour la partie Damaris Cloud
NFZ42-013 pour le SAE
NFZ42-020 pour le coffre-fort numérique
NFZ42-026 pour la numérisation des documents

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Et si l’Hybride était la solution ?

artakabedi — Fri, 29 Jan 2021 16:49:45 +0000

Que vient faire l’Hybride dans la dématérialisation ?

Comme dans toutes les industries, nous remarquons que l’approche « Hybride » nous permet de gérer une transition parfois longue et complexe.

Dans la gestion des documents, comme ailleurs, nous commençons à expérimenter les bienfaits de la dématérialisation. Mais nous devons également gérer le lot des écarts dus à nous mêmes ou à nos interlocuteurs non-prêts pour ces évolutions parfois brutaux.

La gestion multisupports

Depuis plus de 20 ans, la société Damaris s’est engagée dans la gestion la plus indifférenciée possible du support des documents.

Ainsi, vous avez des documents papier ou numérique, nous les prenons en charge et les traitons. Nous nous basons sur l’intégration de la norme ISO 15489 sur le Records Management.

Remarquez qu’aux yeux de vos clients, fournisseurs ou salariés le support du document importe peu. Ce qui compte c’est la conformité du contenu échangé.

Donc, sans le nommer, nous étions déjà dans l’hybridation des supports de vos documents.

L’exploitation en interne ou externalisée ?

Du fait de la mise en place de vos services internes, vous exploitez vous-même les flux entrants et sortants de vos documents.

La question se pose pour l’externalisation d’une partie de ces traitements.

Comme toute décision, il convient de peser le pour et le contre d’une externalisation.

De quels traitements parlons-nous ?

Dans l’exercice de vos fonctions, vous recevez et émettez des documents.

Pour des raisons d’optimisation et de la garantie de la bonne fin des opérations, il convient de challenger la sous-traitance de certaines fonctions.

Voici quelques exemples de fonctions souvent externalisées :

L’impression et la mise sous pli des courriers sortants
La numérisation de documents entrants
La saisie de données
Le rapprochement d’informations (Commande / BL / Facture)
L’archivage numérique ou physique
La destruction des documents
Etc.

Là, comme ailleurs, l’approche hybride vous offre une palette plus large de possibilités en intégrant des services pointus et avec peu de valeur ajoutée pour vos équipes.

Depuis 2013, la société Scan Concept a rejoint le Groupe Damaris et offre un large catalogue de prestations de services.

Le Cloud ou le serveur interne ?

Vous mettez en place de nouveaux outils. Faut-il les installer sur vos serveurs internes ou dans le Cloud ?

Il n’y a pas de réponse toute faite. La vérité, s’il y en a une, se situerait certainement entre les deux.

Nous pouvons également évoquer le « Cloud Hybride » qui est une architecture technique vous ouvrant plus de possibilités tout en optimisant vos coûts.

Chez Damaris, nous vous proposons indifféremment l’intégration de Damaris RM sur un de vos serveurs ou sur un serveur en ligne managé par nous.

Évaluons ensemble chaque solution, car il y a des avantages et des inconvénients pour chaque architecture cible. L’hybridation vous procure un « Juste milieu » évolutif dans le temps.

PDF ou EDI ?

Dans les processus de dématérialisation des documents de gestion, comme par exemple les factures, la question se pose sur les formats d’échanges des documents.

Le PDF est le format idéal d’échange de documents numériques humainement lisible et largement diffusé.

Vous aurez rarement des soucis de lecture de ce format chez vos clients ou vos fournisseurs.

Par contre, le PDF n’offre pas un traitement optimale et sûr des données qu’il contient. Car, le cahier des charges du format PDF (Portable Document Format) était bel et bien sa portabilité, le fait qu’il puisse circuler facilement, pas pour en traiter les données.

D’autre part, les flux EDI (Échange de Données informatisé) regroupe un certain nombre de protocoles et de formats permettant le dialogue entre deux ordinateurs.

Mais comme son nom le laisse présager, un humain aura beaucoup de mal à exploiter naturellement des fichiers EDI, totalement illisibles pour des non-techniciens.

Avec le format hybride FACTUR-X, les concepteurs ont imaginé un format mixant les deux mondes.

Ce format renferme à la fois un PDF humainement accessible et des données XML traitables par un ordinateur.

A notre avis, le format FACTUR-X est idéal pour un large échange de vos factures sortantes et entrantes.

C’est pour cette raison que nous avons intégré en standard, la génération de vos factures clients et l’acceptation de vos factures fournisseurs dans au format FACTUR-X.

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