Damaris RM Archives - Damaris Groupe

Damaris RM version 13.4

artakabedi — Wed, 13 May 2026 13:57:12 +0000

Les nouveautés de Damaris RMx V13.4

Date de sortie de Damaris RMx v13.4 : 15/05/2026

Tâche d’envois des factures électroniques vers les

clients par Damaris PA

Envoyez vos factures électroniques à vos clients en utilisant la fonction PA officielle.

Cette tâche vous permet de diffuser vos factures électroniques à vos clients en passant par la plate-forme officielle de la DGFiP.

Une deuxième tâche est à même de récupérer les statuts émis par vos clients pour mettre à jour votre base de données.

Ces deux fonctions viennent compléter les tâches déjà délivrées pour la réception des factures entrantres.

Lé détection des formats des factures électroniques entrantes

Dans cette nouvelle version, la tâche de réception des factures électroniques de vos fournisseurs détecte et oriente correctement les documents selon leur format :

FACTURE-X
UBL
CII

Ainsi, la suite des traitements automatiques peut s’exécuter en tenant compte de chaque type de fichier.

L’avantage principal de cette nouvelle fonction réside dans l’automatisme des traitements, sans intervention humaine.

Notre credo reste toujours l’automatisation de l’évidence et la décision soumise aux personnes habilitées.

L’ajout de nouveaux objets sur votre Panneau Personnel

Donnez plus de possibilités de personnalisation à vos utilisateurs et utilisatrices. Chacun peut épingler sur son panneau personnel les objets de son choix :

Les résultats de recherches sous la forme d’une liste
Le nombre de documents pour une recherche en particulier
Un lien vers le téléversement de documents
Les statistiques
Le lancement de tâches planifiées
Etc.

Pour certains, le Panneau personnel peut devenir le point d’accès aux fonctions essentielles du quotidien.

Le dédoublonnage des documents numériques basé sur l’empreinte du fichier

Cette nouvelle fonction vous permet de détecter un fichier archivé à plusieurs reprises. En effet, grâce à l’empreinte unique de chaque fichier (Checksum), nous pouvons déterminer si un fichier serait archivé plusieurs fois.

Attention : Il est essentiel de distinguer les valeurs en double des métadonnées et le contenu du fichier lui-même.

La tâche de dédoublonnage est à même de trouver les doublons de fichiers ou de métadonnées.

Le téléversement de documents depuis la page des résultats de recherches

Cette nouvelle fonction vous offre la possibilité de soumettre un nouveau document directement depuis une page de résultats de recherches.

Elle simplifie grandement le travail des personnes n’ayant plus le besoin de quitter leur écran pour téléverser un nouveau document.

Nous continuons à travailler sur l’optimisation et l’ergonomie des interfaces utilisateurs pour amener les fonctions au plus près des besoins des utilisateurs et des utilisatrices.

L’optimisation des pages des résultats de recherches

La page des résultats de recherches est une des pages les lus utilisées. Elle regroupe un maximum d’informations utiles pour les travaux quotidiens des opérateurs et des opératrices.

Dans cette version, nous avons revu l’optimisation des largeurs des colonnes pour augmenter le confort de chacun.

Contactez-nous

Cet article Damaris RM version 13.4 est apparu en premier sur Damaris Groupe.

Damaris Collect

artakabedi — Fri, 17 Apr 2026 13:02:57 +0000

Damaris Collect le module de reprise d’historique de dématérialisation

Vous êtes dans le processus de la dématérialisation de vos documents et processus. Vous disposez d’ores et déjà de documents à intégrer dans votre nouvelle application Damaris RM.

Pour cela, nous vous proposons d’exploiter le module Damaris Collect qui, une fois configuré, peut récupérer les documents PDF ou autres pour les injecter automatiquement dans Damaris RM.

Le processus classique de reprise d’historique avec Damaris Collect

En règle générale, vous avez mis en place un système de stockage des fichiers pour que vos utilisateurs et vos utilisatrices puissent y accéder ou archiver de nouveaux documents.

C’est le principe d’un partage réseau.

Voici les étapes pour une collecte de ces documents et leur archivage pérenne dans le coffre-fort Damaris RM :

Le paramétrage dans Damaris RM du plan de classement pour la réception des documents
La configuration de Damaris Collect pour faire correspondre chaque niveau de répertoire avec un critère d’indexation défini dans le plan de classement
L’ajout éventuel de critères d’indexation comme une date ou un statut
Le traitement des documents
Les contrôles qualité

Les avantages de Damaris Collect

L’avantage principal de Damaris Collect consiste à intégrer des documents existants, en respectant un mode de classement.

Une fois le traitement effectué, l’archivage dans un coffre-fort numérique ajoute une pérennité au système, ainsi qu’une augmentation de la sécurité d’accès.

En utilisant le moteur de contrôles qualité, vous avez la possibilité de garantir des données en conformité avec vos attentes.

Les points d’attention quant à l’utilisation de Damaris Collect

Par définition, le nom des répertoires contenant les fichiers n’étant pas contrôlés, le système va hériter d’un plan de classement pouvant ne pas correspondre aux attentes de vos utilisateurs.

Par exemple, pour les dossiers clients, le premier niveau peut contenir le nom du client. Imaginons que cette valeur soit mal rédigé contienne des valeurs inexactes. Damaris Collect va récupérer l’information et va l’injecter dans la base de données. Cette donnée risque de poser souci lors des recherches.

C’est pour cette raison qu’après l’injection des données, nous vous suggérons fortement une phase de recoupement des données avec vos listes et la remontée des informations non-conformes.

Obtenir le module Damaris Collect

Le module Damaris Collect est mis à votre disposition dans le cadre de votre contrat de maintenance ou de location Damaris RM.

Contactez votre interlocuteur Damaris pour obtenir Damaris Collect.

Vous avez un compte Damaris Extranet ? Connectez-vous pour télécharger le module.

Attention : La configuration de Damaris Collect (Ex. pyFolders_2_rm) est technique et nécessite un savoir-faire informatique. De plus, il est essentiel d’avoir les droits d’accès aux serveurs concernés pour la récupération des fichiers.

Contactez-nous pour en savoir plus sur Damaris Collect >

Cet article Damaris Collect est apparu en premier sur Damaris Groupe.

La gestion des dates d’échéances dans Damaris RM

artakabedi — Sun, 12 Apr 2026 15:48:48 +0000

Dans quels cas utiliser la gestion des dates d’échéance dans Damaris RM ?

Vous exploitez l’application Damaris RM pour gérer vos documents et vos données. Dans certaines situations, vous avez besoin de contrôler une date avant qu’elle n’arrive à échéance ou lorsqu’elle est dépassée.

Un autre exemple de date d’échéance consiste dans les réponses d’appels d’offre, avec une date limite de réponse.

Vous pouvez également utiliser cette fonction dans la gestion des courriers nécessitant une réponse avec une date d’échéance.

Voici quelques exemples classiques :

La date de règlement d'une facture

Notifiez vos clients de l'approche de la date de règlement d'une facture. Notifiez en interne les personnes en charge du recouvrement.

Le renouvellement d'un contrat

Surveillez les dates d'échéance de vos contrats en cours. Informez les personnes habilitées pour lancer leur renouvellement ou leur arrêt.

La date de validité d'un document

Certains documents ont une date de validité. Il vous incombe parfois de demander à vos interlocuteurs de vous adresser un nouveau document à jour.

Les outils disponibles pour vos utilisateurs et utilisatrices

Une fois les cas détectés, vous pouvez alimenter des listes de travail pour que chacun puisse agir et résoudre les écarts.

Par exemple, constituez une liste des factures à relancer, ou une liste des contrats à renouveler.

Ensuite, prévoyez une notification vers les personnes concernées, contenant les cas ou la liste des urgences.

Ainsi, chacun dispose d’outils simples et efficaces pour traiter ensuite unitairement les écarts.

Configurez simplement vos Workflows pour une surveillance automatique

Le principe même de l’application Damaris RM consiste à vous décharger des cas évidents pour vous concentrer pour les cas nécessitant votre arbitrage.

Pour remplir vos obligations, il est souvent nécessaire de bien surveiller les écarts potentiels et de ne pas se laisser déborder par le volume de documents à traiter.

Pour cela, l’application Damaris RM vous offre la possibilité de configurer des tâches de surveillance des dates d’échéance et de faire le travail à votre place.

Les dates d’échéance sont des jalons importants qui peuvent devenir problématiques si elles sont dépassées ou mal gérées.

La tâche de Mise à jour Index / Tampon

Cette tâche vous permet de configurer une surveillance régulière de vos documents contenant une date d’échéance.

Voici les éléments essentiels à configurer :

Choisissez le type de document contenant la date d’échéance
Configurez le ou les conditions dans lesquelles vous souhaitez contrôler la date d’échéance. Par exemple, contrôler la date de règlement d’une facture uniquement pour celles non encore réglées
Indiquez le nombre de jours avant la date d’échéance
Paramétrez la fréquence des vérifications

Un article en ligne vous détaille la façon de paramétrer une tâche de mise à jour Index / Tampon.

Contactez-nous pour une démonstration gratuite et sans engagement >

Cet article La gestion des dates d’échéances dans Damaris RM est apparu en premier sur Damaris Groupe.

Damaris Intelligence Artificielle Souveraine

artakabedi — Thu, 09 Oct 2025 15:39:12 +0000

Damaris IA Souveraine qu’est-ce que c’est ?

L’Intelligence Artificielle est de plus en plus intégrée dans notre quotidien. Cet article précise un peu plus les différents éléments constitutifs de cette technologie, surtout lorsque l’on aborde le délicat sujet des documents et de vos informations confidentielles.

Chez Damaris, nous préservons et traitons les données les plus confidentielles de nos clients et avons une approche bien différente de l’IA.

Dans un monde en pleine évolution, créant des risques majeurs pour nous tous, il est impératif de bien choisir les outils techniques pour préserver nos données.

Les dangers les plus importants ne viendront pas des sociétés françaises ou européenne, mais bel et bien de régions du monde qui n’ont que faire de nos lois et règlements comme le RGPD.

De quoi est constituée une offre IA ?

Une IA est constituée de trois grands ingrédients :

Un moteur IA
Des données permettant de constituer le « Savoir » à partir duquel les réponses sont extraites
Une équipe de correcteurs pour mettre en conformité le fameux « Savoir » par rapport à la réalité de l’attendu

Lorsque nous utilisons tel ou tel outil, en réalité, les éléments les plus importants pour des réponses circonstanciées sont les données utilisées en entrée et la mise en conformité après les traitements d’intégration.

Les offres IA actuelles

Il convient de considérer l’IA comme un terme générique intégrant plusieurs fonctions que sont :

La Machine Learning
La Deep Learning
L’IA générative
Etc.

Dans le quotidien, la part visible de l’IA est essentiellement les fonctions génératives comme ChatGPT, Gemini ou Copilot.

Ces outils se nourrissent des informations disponibles en ligne sur Internet qui ensuite sont mises en conformité par des équipes d’opérateurs et d’opératrices de saisie.

De nombreuses polémiques mettent en cause l’usage non souhaité de productions par les IA, comme par exemple des cours de formation, des photos ou des dessins créés par des personnes.

Cela pose clairement la question de la propriété intellectuelle, et chez Damaris, la grave question des documents privés.

Nous sommes ici confrontés à un dilemme. Nous avons à la fois besoin d’une IA nourrie par des documents et des informations pertinents et privés et ne pas exposer ces mêmes ressources à l’extérieur de votre organisation.

La vision de Damaris sur l’IA

Nous pensons que vos données et vos documents devront rester dans un environnement sécurisé.

De ce fait, il est indispensable de trouver une solution pérenne, maîtrisée, sécurisée et souverain pour ne pas exposer vos informations dans le Cloud.

C’est la raison pour laquelle nous avons conçu la solution Damaris IA qui va exploiter vos données dans le même périmètre technique que votre serveur Damaris RM.

Aucune donnée ne sortira de votre environnement et ne sera ni partagée avec d’autres clients Damaris ou d’autres entités externes.

Les avantages de Damaris IA

En premier lieu, le scellement des données confinées dans votre environnement, y compris dans le Cloud va garantir la non-diffusion de vos informations vers quel que tiers que ce soit.

De plus, la pertinence des résultats se fera sentir, puisque celles-ci seront basées sur vos propres décisions et non celles des autres.

Par exemple, en utilisant Damaris IA vous pouvez prédire les actions de « Bon à payer » des factures.

les prédictions étant basées sur votre environnement uniquement seront forcément les plus proches de votre organisation, sans mélanger les décisions des autres entreprises.

Les limites de Damaris IA

Eh oui, il existe également des limites.

La principale réside dans le fait justement que vous devrez vous baser sur votre propre base de données, sans utiliser les informations des autres entités.

Cela pourra à priori augmenter le temps de la montée en charge du système qui sera en cours d’apprentissage avant de donner des résultats de plus en plus pertinents.

L’offre Damaris IA

Cette nouvelle fonction est déclinée en trois parties.

Un moteur IA

Nous avons choisi un moteur puissant et très abordable qui permet de fonctionner sur des environnements assez variés.

Une base privée

Comme évoqué, nous n’allons pas partager vos données sensibles avec d’autres clients, ni avec quiconque.

Le coffre-fort numérique Damaris RM devient le garant de la préservation de vos données précieuses.

Le contrôle qualité

La société Damaris offre une prestation de contrôle qualité des données depuis plus de 20 ans. Ainsi, le dernier maillon de la chaîne va permettre d’apporter la pertinence des données pour que votre moteur Damaris IA dédié soit le plus performant possible.

Contactez nous pour une maquette >

Cet article Damaris Intelligence Artificielle Souveraine est apparu en premier sur Damaris Groupe.

Damaris RM pour la communication avec vos clients

artakabedi — Fri, 27 Jun 2025 09:26:25 +0000

Pourquoi utiliser Damaris RM pour la communication vers vos clients ou salariés ?

En fait, l’application Damaris RM contient déjà les données vérifiées de vos tiers que sont leur nom, leur adresse email, leur numéro de mobile, etc.

De plus, elle abrite dans le coffre-fort numérique d’autres informations vous permettant de catégoriser les populations pour adapter les messages pour chacun.

Comment Damaris RM peut améliorer la communication avec vos clients ?

Tout d’abord, il convient d’élargir les destinataires qui pourraient être des adhérents, des fournisseurs ou des employé(e)s.

Ici, il s’agit surtout de diffuser une information pertinente vers des personnes concernées et ciblées.

J’ai déjà un CRM, pourquoi utiliser Damaris RM dans ce cas ?

Vous avez raison, un CRM semble être également une solution permettant la communication vers vos tiers.

Sauf qu’un CRM contient rarement les documents que vous souhaitez diffuser. Par exemple, la communication ne se limite pas seulement à composer un message, mais délivrer un document.

De plus, le CRM contiennent des données sur une population en particulier, les prospects et pas forcément les clients.

Ce qui est certain, c’est qu’un CRM n’a pas les informations sur vos salariés, ni vos fournisseurs.

Du coup, cela limite de fait le champ des possibles.

Les ingrédients pour une communication efficace avec Damaris RM

Voici la liste des éléments indispensables pour communiquer avec vos tiers (Clients, adhérents, fournisseurs, salariés, etc.) :

Disposer des informations pertinentes concernant vos destinataires :
- Leur identité
- Leur adresse mail (Pour les envois de Mails)
- Leur numéro de mobile (Pour les SMS)
- Éventuellement, les éléments permettant de constituer les groupes
Avoir un abonnement Mailjet pour les envois d’emails, avec un contrôle de délivrabilité
- Notez que vous pouvez utiliser d’autres fournisseurs de SMTP, mais vous ne bénéficierez pas des codes retour pour chaque envoi
Avoir un abonnement chez OVHCloud ou SMS-Polynésie pour les envois de SMS
Composer les modèles email et SMS adaptés à la communication vers vos destinataires

La constitution d’une liste de destinataires dans Damaris RM

L’application Damaris RM est un coffre-fort numérique pouvant abriter les données et les documents de manière sélective et sécurisée.

Un grand ensemble de fonctions vont vous permettre de récupérer les données et les stocker dans Damaris RM.

Voici une liste non-exhaustive des fonctions de capture des données :

La récupération des données depuis des fichiers CSV, XML, JSON, texte, etc.
La récupération depuis des fichiers Excel
La lecture de documents PDF
La saisie des données

Ensuite, utilisez la fonction « Contrôle qualité » intégrée en standard dans Damaris RM pour vérifier la bonne cohérence des informations. Cette phase correctement paramétrée va garantir la bonne adéquation de vos données vis à vis de votre auditoire.

Le paramétrage des modèles Email

Cet outil est un véritable système de génération de contenus d’emails et de SMS personnalisables en utilisant le principe du publipostage.

Vous pouvez ajouter des informations variables issues de vos données.

Les emails au format HTML vont pouvoir intégrer vos visuels, vos couleurs, etc.

L’adjonction de pièces jointes dans les emails Damaris RM

Notez que vous pouvez bien entendu joindre des documents archivés dans le coffre-fort Damaris RM.

Le publipostage dans Damaris RM pour la création de documents

L’application Damaris RM offre en plus des modèles emails, la possibilité de générer des PDF à partir des données du coffre-fort.

Ces documents vont ensuite être archivés automatiquement et envoyés en pièce jointe à vos destinataires.

La fonction « FDI : Format de Documents Indépendant » vous offre tous les outils pour fabriquer vos documents administratifs.

Vérifiez par vous-même

La société Damaris propose le paramétrage d’une maquette gratuite et sans engagement pour que vous puissiez vérifier par vous-même l’adaptation de l’application pour votre usage propre.

Contactez-nous pour un rendez-vous

Cet article Damaris RM pour la communication avec vos clients est apparu en premier sur Damaris Groupe.

Damaris RM version 12.4

artakabedi — Tue, 06 May 2025 08:44:57 +0000

Les nouveautés de Damaris RMx V12.4

Date de sortie de Damaris RMx v12.4 : 15/05/2025

Moteur d’intelligence artificielle IA

Un nouveau moteur d’intelligence artificielle vient d’être délivré.

Cette nouvelle fonction permet de reconnaître des champs de données, comme par exemple les montants des factures ou d’autres informations en soumettant un document PDF.

La fonction met à jour le champ concerné en appelant le serveur IA Damaris RM.

L’envoi groupé d’invitations à la signature électronique

L’une des fonctions de signature électronique intégrées dans Damaris RM vous offre la possibilité d’inviter une personne externe à vos services de prendre connaissance d’un document et de le signer.

Cette nouvelle fonction vous ouvre la possibilité d’effectuer un envoi groupé de documents en une seule action.

L’usage classique consiste par exemple à faire signer un avenant de contrat de travail à un groupe de salariés.

Voici le principe :

Archivez un document pour chaque personne devant le signer
Liez le document à la personne concernée
Configurez l’envoi groupé

C’est aussi simple que cela.

L’ajout automatisé de Tampons électroniques

Les Tampons électroniques sont une fonction très pratique dans Damaris RM pour faire évoluer l’état d’avancement d’un document au sein d’un Workflow.

En règle générale, les Tampons électroniques sont apposés par des personnes ayant ce droit spécifique.

La nouvelle fonction de « Mise à jour Index / Tampons » vous offre la possibilité d’automatiser l’apposition de tampons.

Ce dispositif vient renforcer les automatismes libérant ainsi les utilisateurs et les utilisatrices de cas évidents où la validation humaine n’est pas nécessaire.

Par exemple, vous avez mis en place un Workflow de validation entre un bon de livraison et une facture.

Si les données concordent, il n’est pas forcément nécessaire de demander à un humain de valider cette étape.

L’automate va pouvoir détecter ce cas et d’apposer le tampon « Validé ».

La gestion des droits d’accès aux Groupes d’opérateurs de saisie

Facilitez-vous la gestion des droits pour les opérateurs et les opératrices de saisie en octroyant les droits à des Groupes d’utilisateurs au lieu de droits individuels.

Du coup, vous n’aurez plus qu’à gérer la liste des membres des groupes pour ouvrir ou fermer les droits.

L’amélioration de l’accès aux listes depuis Damaris RMx

L’interface Damaris RMx est un portail à destination des personnes n’ayant pas un besoin d’accès régulier à l’application Damaris RM.

Ainsi, vous pouvez continuer de diffuser vos documents et les fonctions de dématérialisation des documents vers un public plus large.

Cette nouvelle fonction ouvre l’usage simplifié des champs « Liste ».

Pour rappel, votre licence Damaris RM n’a pas de compteur de licences utilisateurs. De ce fait, profitez de cette opportunité pour communique le plus largement possible vers vos opérateurs et opératrices moins concernés.

L’envoi groupé de SMS

La communication ciblée vers les destinataires habilités est une fonction essentielle pour optimiser les travaux administratifs.

En effet, les personnes n’ont plus besoin de vérifier régulièrement leurs outils pour effectuer les tâches qui les concernent.

L’application Damaris RM offre un grand nombre de moyens de communications pour vous permettre d’en adapter selon l’auditoire.

Cette nouvelle fonction vous permet maintenant d’envoyer des SMS de manière massive à des destinataires.

Ajoutez un champ Numéro Mobile dans votre base de données et automatisez les envois.

Les fonctions SMS de Damaris RM sont disponibles avec les opérateurs OVHCloud et SMS Polynésie.

Pour rappel, les envois massifs sont déjà disponibles pour :

Les Emails
Les notifications sur les Smartphones

Contactez-nous

Cet article Damaris RM version 12.4 est apparu en premier sur Damaris Groupe.

Damaris RM No Code / Low Code

artakabedi — Tue, 29 Apr 2025 09:49:33 +0000

Qu’est-ce que le No-Code / Low-Code Damaris RM ?

Le principe du développement « No-Code » consiste à créer des applications adaptées aux besoins de vos utilisateurs et utilisatrices sans écrire des lignes de code.

C’est une approche assez récente démarrée en 2019 en France.

Les avantages du No-Code / Low-Code Damaris RM

N’utilisant pas de codes source pour développer une nouvelle application, l’accès aux fonctions devient beaucoup plus facile et rapide.

En effet, les solutions de ce type peuvent être paramétrées rapidement, avec une ouverture immédiate des fonctions nécessaires au plus grand nombre.

Pourquoi du No-Code dans un outil de dématérialisation comme Damaris RM ?

Une application de dématérialisation de documents vous permet d’optimiser les tâches administratives libérant du temps aux personnes en charge des opérations.

Voici quelques exemples de tâches régulièrement optimisées par Damaris RM :

L’enregistrement des factures fournisseurs
Le Workflow des achats
La validation de processus métier
La mise à disposition de documents annexes aux factures vers vos clients
La dématérialisation des dossiers du personnel
Etc.

En principe, tout processus métier est voué à évoluer dans le temps. Pour cette raison, il est impératif de disposer d’une certaine souplesse pour pouvoir faire varier les paramétrages et de continuer à coller aux exigences du terrain.

Les utilisateurs et utilisatrices de Damaris RM ont ainsi la possibilité d’intégrer de nouvelles fonctions dans le système, sans recourir à des développements sophistiqués et difficiles à maintenir.

La maintenance de votre application Damaris RM

L’approche No-Code de Damaris RM vous apporte un autre gros avantage quant à la maintenabilité de votre outil.

Deux éléments viennent renforcer la maintenabilité de Damaris RM :

Le No-Code / Low-Code vous délivre des fonctions « Toutes faites » à assembler facilement ensemble pour créer votre chaîne de traitements. Chaque fonction est testée et maintenue de manière unifiée pour tous les clients de Damaris
Les mises à jours périodiques de Damaris RM. Le « Plan de marche » annuel des livraisons vous met à disposition une version majeure et cinq versions mineures par an, sans discontinuer depuis une décennie. Chaque nouvelle version apporte en moyenne 5 nouvelles fonctions et la correction d’écarts constatés

Comment ça marche dans Damaris RM ?

Une fois votre instance Damaris RM créée, vous pouvez commencer à la configurer.

Voici les objets disponibles à assembler pour obtenir une application en phase avec les besoins de vos utilisateurs et utilisatrices :

Les typologies de documents et de données
Les critères d’indexation et les liens entre les données et les documents
Les droits d’accès
Les modes d’intégration des nouveaux flux (Données et documents)
Les contrôles qualité (L’unicité des informations, le croisement des données avec des dictionnaires, etc.)
La mise en place des Workflows
Les tâches planifiées
Etc..

Les modes d’accès disponibles en standard dans Damaris RM

L’application Damaris RM offre un grand nombre de modes d’accès à vos fonctionnalités de dématérialisation. En voici quelques exemples :

Un portail Full Web
Des applications Damaris Mobile
Le pilote d’impression Damaris Printer
Le module Damaris Transfer pour le lien avec os copieurs connectés
Les Web Services pour intégrer les fonctions dans vos autres outils métier
Les liens URL dynamiques
Etc.

L’écosystème Damaris RM contient plusieurs dizaines de connecteurs vers des outils externes.

Quelques exemples de paramétrages No-Code dans Damaris RM

Vos clients vous demandent d’ajouter un champ « Mode de livraison » dans l’indexation des bons de livraisons.

Vous disposez d’un type de documents et voulez ajouter un champ de plus.

Allez dans le menu « Liste des typologies ».

Cliquez sur le bouton « Ajouter critère ».

Une nouvelle ligne s’ouvre. Renseignez les valeurs et validez votre nouveau paramétrage.

Le champ devient immédiatement disponible dans tous les écrans et toutes les applications, y compris Damaris Mobile.

Contactez-nous !

Pour évaluer l’adéquation de Damaris RM avec vos besoins, nous proposons de créer une maquette personnalisée.

Cette phase initiale va vous permettre d’explorer les fonctions les plus importantes de Damaris RM avant l’acquisition de la solution.

Cet article Damaris RM No Code / Low Code est apparu en premier sur Damaris Groupe.

Damaris RM version 12.1

artakabedi — Tue, 12 Nov 2024 16:30:26 +0000

Les nouveautés de Damaris RMx V12.1

Date de sortie de Damaris RMx v12.1 : 15/11/2024

Étiquettes des articles paramétrables

L’application Damaris RM vous permet de gérer vos dossiers physiques. Pour cela, elle vous offre la possibilité de créer des étiquettes codes-à-barres à coller sur chaque dossier.

Composez vos étiquettes en y ajoutant des informations issues des données d’indexation ou d’autres objets comme par exemple des logos, etc.

Ainsi, vous pourrez personnaliser complètement chaque objet tracé.

La référence unique des dossiers pourra bien entendu être exprimée sous la forme d’un code-à-barres.

Composez vos listes de travaux archivistiques

Chaque cas étant particulier, vous devez offrir à vos utilisateurs et utilisatrices les tableaux les plus adaptés pour effectuer leurs travaux.

Cette nouvelle fonction de Damaris RM vous permet de choisir les critères d’indexation pour composer la liste des demandes de sorties.

Optimisation des messages de contrôles qualité

Pour informer les personnes qui traitent les documents, la fenêtre popup a été optimisée pour les aider à résoudre les écarts constatés.

En effet, il est maintenant possible de configurer des messages adaptés par écart en utilisant le vocabulaire qui parle aux utilisateurs.

Tri par type de tâche

Les tâches planifiées constituent un moteur puissant de traitement en masse de vos documents.

L’expérience utilisateur est une préoccupation permanente pour Damaris. Chaque version simplifie un peu plus l’usage de l’application Damaris RM pour chaque profil utilisateur.

Ces tâches vous permettent de prendre en charge les flux entrants, de mettre à jour les documents archivés ou de les exporter.

Cette nouvelle disposition vous simplifie l’accès aux tâches existantes et de les gérer de manière optimisée.

Les commentaires dans les tâches Exécuter SQL

Dans le principe de No Code / Low Code, l’application Damaris RM vous permet de créer des scripts SQL pour des mises à jours spécifiques de vos données.

Pour une question de lisibilité et de maintenabilité de votre configuration, cette nouvelle version vous permet d’inclure des commentaires dans le script SQL.

Ainsi, vous pouvez laisser des explications pour qu’une autre personne puisse mieux comprendre les instructions et de mieux les maintenir.

La protection des tâches lancées au même moment

Chaque tâche va disposer d’un espace isolé de données lui assurant une sécurité supplémentaire pour traiter les informations la concernant.

Ainsi, deux tâches de type identiques vont pouvoir parfaitement cohabiter sans risquer les mélanges de données.

Cette nouvelle disposition vient renforcer encore plus l’étanchéité du système.

Contactez-nous

Cet article Damaris RM version 12.1 est apparu en premier sur Damaris Groupe.

Comparatif Damaris RM avec Microsoft SharePoint

artakabedi — Wed, 31 Jul 2024 11:06:53 +0000

Pourquoi ce comparatif ?

De plus en plus de clients ayant souscrit un abonnement Microsoft 365 disposent de SharePoint Online et légitimement se posent la question de son usage comme outil d’archivage et de mise à disposition de documents numériques.

Cet article va permettre aux décideurs de bien distinguer les fonctionnalités intégrées dans chaque outil pour une prise de décisiosn éclairée.

Par définition, il est très important de prendre en compte dans vos choix d’outils les fonctions principales et centrales de chaque application, car même si les systèmes disposent de fonctions similaires, si elles ne sont pas au coeur des solutions, elles ne répondront pas correctement à vos attentes à plus long terme. Et il faut reconnaître que la gestion des documents légaux est un processus à long terme.

L’exemple de Microsoft Excel

Comme vous le savez, il est possible d’utiliser Microsoft Excel pour créer un courrier.

Certains vous diront d’ailleurs que c’est un très bon choix puisque vous pourrez en plus insérer des calculs et ainsi obtenir un courrier avec des chiffres justes.

Mais, nous savons bien qu’il est plus opportun d’utiliser Word pour les courriers, cette application étant bien conçue à cet effet.

Tout cela nous est familier. Et pourtant, de nombreuses décisions ne prennent pas en compte cet adage et tentent une utilisation d’outils dans les limites des possibillités des applications.

Les fonctions principales de SharePoint et sa vocation première

Comme son nom l’indique, SharePoint est conçu pour partager des fichiers « Share » en anglais voulant dire « Partager ».

De ce fait, la vocation principale de cette application consiste à offrir des espaces partagés de stockage de fichiers.

Il n’est nullement adapté pour de l’archivage de documents, même si vous pouvez le faire, rien ne vous l’interdit.

Sauf que lorsque vous devez archiver des documents légaux, il ne s’agit plus de les stocker et les partager, mais bel et bien d’en gérer le cycle de vie, y compris leur élimination.

Les fonctions principales de Damaris RM

Ici également, comme son nom le suggère, Damaris RM est une implémentation totale de la norme ISO 15489 Records Management.

Bien qu’il y ait le stockage et le partage des documents numériques en commun avec des outils de partage de fichiers, tout le reste de la gestion des documents concerne les solutions de type GED, SAE ou de Records Management.

Voici quelques éléments fortement différenciants de toute solution de RM :

La déclaration et la gestion du cycle de vie des documents
La capture industrialisée et l’extraction des métadonnées pour alimenter votre plan de classement
- Par exemple, un document « Facture » doit être accessible selon différents critères comme l’émetteur, sa date, le destinataire, le montant, la date d’échéance, etc.
La traçabilité de toutes les actions effectuées tout au long de la vie du document
Les éliminations normalisées pour être en conformité avec la législation et le RGPD.
La gestion des archives physiques : Très souvent, nous imaginons que le passage à la digitalisation des documents va résoudre tous nos soucis. Après 35 ans de travaux dans ce domaine, chez Damaris, nous avons constaté que le support papier perdure et même a ses raisons d’être
Les notifications aux utilisateurs : Lors de la mise en place de Workflows, les utilisateurs habilités s’attendent à être accompagnés pour recevoir des informations pertinentes sur la complétude des dossiers, sur l’exsitence d’écarts ou sur les doublons éventuels
- Par exemple, lorsqu’une facture n’est pas liée à un bon de livraison ou un bon de commande, Damaris RM peut informer les personnes pouvant régler le souci

Un outil de Records Management n’est pas un stockage, mais une application permettant d’optimiser les travaux administratifs de vos collaborateurs.

Oui, mais je peux construire un système similaire avec Microsoft 365

Ceux ou celles qui ont regardé les applications disponibles dans Microsoft 365 peuvent se dire qu’ils disposent de tous les éléments pour finalement construire par eux-mêmes un outil de Records Management ou pouvant s’en approcher.

Oui, c’est tout à fait envisageable de se lancer dans la construction d’outils « Maison » basée sur des briques techniques que vous disposez.

Un autre exemple consiste à utiliser Microsoft Excel pour en faire un outil de comptabilité générale ou Microsoft Access comme CRM (Customer Relationship Management ou GRC).

Alors quels sont les avantages et les inconvénients d’une telle approche ?

Les avantages de Microsoft 365 comme briques d’un Records Management « Maison »

Le principal avantage peut être la disponibilité des briques techniques. J’ai tout sous la main, donc je peux construire mon système sans coût supplémentaire
Je peux adapter les outils à mes besoins et ne pas subir des solutions préconfigurées
A priori, je n’aurai pas besoin de trop de formations, les outils étant connus par mes équipes

Les inconvénients

L’obstacle majeur invisible en début de projet sera la maintenance à long terme d’un tel outil. En effet, les besoins de vos utilisateurs vont évoluer, les versions des applications également. Vous serez donc obligés de prévoir de la charge de travail régulière pour répondre à ces changements en adaptant vos paramétrages
Les coûts cachés : Par définition, les développements ou les paramétrages des outils prennent de la charge de travail de vos équipes. Il est à noter que cette charge ne sera imputée que pour votre organisation et sera difficilement partagée avec d’autres sociétés. Or, la charge de travaux techniques d’une application dédiée est partagée entre tous les utilisateurs et utilisatrices
Les apports externes : Le paramétrage effectué autour de Microsoft 365 ne va évoluer que par des demandes internes et ne sera que rarement confronté à d’autres usages pouvant enrichir le système de manière communautaire

Conclusions

Il n’y a certainement pas de « Bonnes solutions ». La décision de déployer tel ou tel système reste ouverte.

Après plus de 35 ans d’expérience dans le domaine de la dématérialisation des documents et des processus, nous pouvons dire que les outils spécialisés finissent souvent par offrir les fonctions les plus adaptées et les plus riches en comparaison à des développements internes qui épuisent les ressources de votre organisation.

Contactez-nous pour en savoir plus >

Cet article Comparatif Damaris RM avec Microsoft SharePoint est apparu en premier sur Damaris Groupe.

Comment constituer et gérer votre Master Data ?

artakabedi — Fri, 12 Jul 2024 13:10:18 +0000

Master Data c’est quoi exactement ?

La Master Data Management (MDM) ou la Gestion des Données de Référence (GDR) est une bonne pratique informatique permettant de collecter, de mettre à jour et de diffuser des informations fiables et sécurisées.

Les données de référence sont souvent liées aux informations sur :

Les employés
Les clients
Les fournisseurs
Etc.

Pourquoi utiliser Damaris RM pour gérer vos Master Data ?

L’application Damaris RM vous apporte un ensemble de fonctions necessaires pour une gestion saine de vos données de référence. En voici quelques exemples :

L’importation massive de données disponibles
La capture égrenée d’informations à partir de documents numériques
La création de formulaires de saisie de données
Le moteur de contrôle qualité des données entrantes
Les outils de gestion des écarts
Le dédoublonnage des informations
Les notifications en cas d’écarts constatés
Etc.

Le lien avec les documents

Les documents ont plusieurs rôles dans la gestion des Master Data. En premier lieu, ce sont des preuves pouvant valider la justesse des informations en base.

Cela permet également de vérifier les dates de validité des données en votre possession.

Par exemple, certaines pièces justificatives ont une date limite, comme la date de validité d’un justificatif de domicile.

Une fois les données collectées, il est possible de mettre en place des contrôles croisés pour remonter des alertes dans les cas suivants :

Un document manquant dans un dossier (Exemple : Pas de justificatif d’identité dans un dossier salarié)
Un document obsolète (Exemple : Carte de séjour périmée)
Non concordance entre des données collectées et des documents (Exemple : Adrese postale différente)
Etc.

Par où commencer ?

La mise en place d’une base de type « Master Data » est plus concrète qu’il n’y paraît.

La première étape consiste à lister les informations obligatoires et optionnelles pour constituer votre plan de classement.

Ensuite, il convient de récupérer les fichiers contenant ces données pour les injecter dans le système, ensomme, la reprise de l’historique.

Enfin, il faudra vérifier la qualité des informations en mettant en place les contrôlés qualités.

Les bénéfices de la Master Data

Avec des données de qualité en base, vous pouvez poursuivre en configurant les Workflows pour communiquer avec vos tiers en toute sérénité.

Ces actions vont vous permettre de suivre l’état d’avancement de chaque dossier et de prévenir en amont en cas d’écarts potentiels.

Le bénéfice principal va consister en une optimisation des travaux administratifs pour votre équipe.

Le moteur de contrôle qualité couplé avec les notifications vont informer vos utilisateurs au bon moment, leur laissant plus de temps pour réagir et pour déboucler les écarts.

Des exemples de Master Data dans Damaris RM

Les informations des employés

Nos clients ont mis en place une Master Data contenant toutes les informations obligatoires et facultatives pour chaque employé.

Ainsi, il leur est possible de générer des documents comme des contrats de travail ou des avenants parfaitement alignés avec les informations disponibles.

L’ouverture des nouveaux comptes clients

Dans certains métiers, par exemple ceux liés à la finance, l’ouverture d’un nouveau compte client est cadré par des lois nationales ou même internationales.

L’application Damaris RM est utilisée pour vérifier la complétude des documents constitutifs de chaque nouveau dossier avant de démarrer une collaboration.

Le scellement de vos données sensibles

Cette nouvelle fonction disponible dans Damaris RM version 12.5 vous garantit la pérennité de vos information non modifiables par des tiers.

Paramétrez un coffre-fort spécifique pour vos informations sensibles et garantissez des données fiables à vos utilisateurs.

Le RGPD

Un des avantages de l’application Damaris RM consiste en sa conformité avec les directives RGPD.

Cela simplifie grandement le déploiement de nouvelles filières, sans être obligés d’ajouter de nouvelles dispoitifs pour venir renforcer vos outils.

Par exemple, il vous sera bien plus difficile d’utiliser des feuilles Excel contenant des données personnelles.

Le coffre-fort numérique

Damaris RM est un coffre-fort numérique et un SAE.

A ces titres, elle garantit une grande confidentialité et une traçabilité pour pouvoir manipuler des données et des documents privés.

Contactez-nous –>

Cet article Comment constituer et gérer votre Master Data ? est apparu en premier sur Damaris Groupe.