Damaris Groupe

Damaris Collect

artakabedi — Fri, 17 Apr 2026 13:02:57 +0000

Damaris Collect le module de reprise d’historique de dématérialisation

Vous êtes dans le processus de la dématérialisation de vos documents et processus. Vous disposez d’ores et déjà de documents à intégrer dans votre nouvelle application Damaris RM.

Pour cela, nous vous proposons d’exploiter le module Damaris Collect qui, une fois configuré, peut récupérer les documents PDF ou autres pour les injecter automatiquement dans Damaris RM.

Le processus classique de reprise d’historique avec Damaris Collect

En règle générale, vous avez mis en place un système de stockage des fichiers pour que vos utilisateurs et vos utilisatrices puissent y accéder ou archiver de nouveaux documents.

C’est le principe d’un partage réseau.

Voici les étapes pour une collecte de ces documents et leur archivage pérenne dans le coffre-fort Damaris RM :

Le paramétrage dans Damaris RM du plan de classement pour la réception des documents
La configuration de Damaris Collect pour faire correspondre chaque niveau de répertoire avec un critère d’indexation défini dans le plan de classement
L’ajout éventuel de critères d’indexation comme une date ou un statut
Le traitement des documents
Les contrôles qualité

Les avantages de Damaris Collect

L’avantage principal de Damaris Collect consiste à intégrer des documents existants, en respectant un mode de classement.

Une fois le traitement effectué, l’archivage dans un coffre-fort numérique ajoute une pérennité au système, ainsi qu’une augmentation de la sécurité d’accès.

En utilisant le moteur de contrôles qualité, vous avez la possibilité de garantir des données en conformité avec vos attentes.

Les points d’attention quant à l’utilisation de Damaris Collect

Par définition, le nom des répertoires contenant les fichiers n’étant pas contrôlés, le système va hériter d’un plan de classement pouvant ne pas correspondre aux attentes de vos utilisateurs.

Par exemple, pour les dossiers clients, le premier niveau peut contenir le nom du client. Imaginons que cette valeur soit mal rédigé contienne des valeurs inexactes. Damaris Collect va récupérer l’information et va l’injecter dans la base de données. Cette donnée risque de poser souci lors des recherches.

C’est pour cette raison qu’après l’injection des données, nous vous suggérons fortement une phase de recoupement des données avec vos listes et la remontée des informations non-conformes.

Obtenir le module Damaris Collect

Le module Damaris Collect est mis à votre disposition dans le cadre de votre contrat de maintenance ou de location Damaris RM.

Contactez votre interlocuteur Damaris pour obtenir Damaris Collect.

Vous avez un compte Damaris Extranet ? Connectez-vous pour télécharger le module.

Attention : La configuration de Damaris Collect (Ex. pyFolders_2_rm) est technique et nécessite un savoir-faire informatique. De plus, il est essentiel d’avoir les droits d’accès aux serveurs concernés pour la récupération des fichiers.

Contactez-nous pour en savoir plus sur Damaris Collect >

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La gestion des dates d’échéances dans Damaris RM

artakabedi — Sun, 12 Apr 2026 15:48:48 +0000

Dans quels cas utiliser la gestion des dates d’échéance dans Damaris RM ?

Vous exploitez l’application Damaris RM pour gérer vos documents et vos données. Dans certaines situations, vous avez besoin de contrôler une date avant qu’elle n’arrive à échéance ou lorsqu’elle est dépassée.

Un autre exemple de date d’échéance consiste dans les réponses d’appels d’offre, avec une date limite de réponse.

Vous pouvez également utiliser cette fonction dans la gestion des courriers nécessitant une réponse avec une date d’échéance.

Voici quelques exemples classiques :

La date de règlement d'une facture

Notifiez vos clients de l'approche de la date de règlement d'une facture. Notifiez en interne les personnes en charge du recouvrement.

Le renouvellement d'un contrat

Surveillez les dates d'échéance de vos contrats en cours. Informez les personnes habilitées pour lancer leur renouvellement ou leur arrêt.

La date de validité d'un document

Certains documents ont une date de validité. Il vous incombe parfois de demander à vos interlocuteurs de vous adresser un nouveau document à jour.

Les outils disponibles pour vos utilisateurs et utilisatrices

Une fois les cas détectés, vous pouvez alimenter des listes de travail pour que chacun puisse agir et résoudre les écarts.

Par exemple, constituez une liste des factures à relancer, ou une liste des contrats à renouveler.

Ensuite, prévoyez une notification vers les personnes concernées, contenant les cas ou la liste des urgences.

Ainsi, chacun dispose d’outils simples et efficaces pour traiter ensuite unitairement les écarts.

Configurez simplement vos Workflows pour une surveillance automatique

Le principe même de l’application Damaris RM consiste à vous décharger des cas évidents pour vous concentrer pour les cas nécessitant votre arbitrage.

Pour remplir vos obligations, il est souvent nécessaire de bien surveiller les écarts potentiels et de ne pas se laisser déborder par le volume de documents à traiter.

Pour cela, l’application Damaris RM vous offre la possibilité de configurer des tâches de surveillance des dates d’échéance et de faire le travail à votre place.

Les dates d’échéance sont des jalons importants qui peuvent devenir problématiques si elles sont dépassées ou mal gérées.

La tâche de Mise à jour Index / Tampon

Cette tâche vous permet de configurer une surveillance régulière de vos documents contenant une date d’échéance.

Voici les éléments essentiels à configurer :

Choisissez le type de document contenant la date d’échéance
Configurez le ou les conditions dans lesquelles vous souhaitez contrôler la date d’échéance. Par exemple, contrôler la date de règlement d’une facture uniquement pour celles non encore réglées
Indiquez le nombre de jours avant la date d’échéance
Paramétrez la fréquence des vérifications

Un article en ligne vous détaille la façon de paramétrer une tâche de mise à jour Index / Tampon.

Contactez-nous pour une démonstration gratuite et sans engagement >

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Damaris RM version 13.3

artakabedi — Mon, 02 Mar 2026 12:24:43 +0000

Les nouveautés de Damaris RMx V13.3

Date de sortie de Damaris RMx v13.3 : 15/03/2026

Tâche de réception des factures dématérialisées depuis les PA

L’application Damaris RM est d’ores et déjà compatible et prête pour la réception et le traitement des factures dématérialisées reçues de la part de vos fournisseurs.

A partir de Septembre 2026, vous allez recevoir les factures des grands comptes depuis la plate-forme PA.

La société Damaris propose de vous immatriculer dès maintenant et de procéder aux tests de réception des factures fournisseurs dès l’ouverture du service en février 2026.

La gestion des dates d’échéance

Cette nouvelle tâche vous permet de vérifier un champ date par rapport à la date du jour et ainsi de gérer les approches ou le dépassement des dates d’échéance.

Vous pouvez définir bien entendu le nombre de jours avant ou après la date et ensuite d’intégrer ce nouvel événement dans vos Workflows.

Par la suite, utilisez ce statut pour notifier des utilisateurs et / ou intégrer les documents dans une bannette.

Le téléversement unitaire de documents lié à un Workflow

Vous souhaitez téléverser de nouveaux documents et que Damaris RM puisse tenter une analyse des informations en temps réel.

Cette nouvelle fonction vous permet de paramétrer les phases d’extraction des critères, des contrôles qualité et des corrections éventuelles avant l’archivage de nouveaux documents.

La mise à jour des Dictionnaires depuis les pages de téléversement

Les champs de type « Dictionnaire » offrent une liste de valeurs facilitant la saisie des données.

De plus, les listes sont auto-complétées permettant de saisir une valeur contenue dans les données recherchées qui réduit la liste aux seules lignes trouvées.

Vous pouvez maintenant permettre à certains groupes d’utilisateurs d’apporter des modifications aux dictionnaires liés aux types de documents.

Cela facilité grandement les mises à jour des données par des personnes habilitées et sans passer par l’administrateur fonctionnel.

Notez que vous avez la possibilité de mettre en place des mises à jour automatiques des dictionnaires à partir des données présentes dans Damaris RM.

Le contrôle d’accès sur les champs multivalués

Les champs multivalués dans Damaris RM permettent de décrire un document en utilisant plusieurs mots clés.

Par exemple, un document concernant un lieu géographique pourrait comporter les valeurs « Île de France » et « Paris Sud ».

Cette nouvelle fonction vous permet d’utiliser chaque valeur de manière indépendante dans vos conditions.

La mise à jour du statut des envois par e-mails (Mailjet)

Vous utilisez la plate-forme des envois d’e-mails Mailjet depuis Damaris RM.

Fiabilisez les envois d’e-mails en faisant vérifier la bonne réception de vos messages.

Grâce à cette nouvelle fonction, vous pouvez interroger le système pour mettre à jour le statut des e-mails envoyés précédemment. Ainsi, vous pourrez suivre la bonne fin des envois par e-mail.

En effet, Mailjet peut vous remonter les statuts de type En attente, livré, ouvert, adresse bloquée, etc.

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Damaris RM version 13.2

artakabedi — Fri, 09 Jan 2026 15:23:54 +0000

Les nouveautés de Damaris RMx V13.2

Date de sortie de Damaris RMx v13.2 : 15/01/2026

Tâche de réception des factures dématérialisées depuis les PA

L’application Damaris RM est d’ores et déjà compatible et prête pour la réception et le traitement des factures dématérialisées reçues de la part de vos fournisseurs.

A partir de Septembre 2026, vous allez recevoir les factures des grands comptes depuis la plate-forme PA.

La société Damaris propose de vous immatriculer dès maintenant et de procéder aux tests de réception des factures fournisseurs dès l’ouverture du service en février 2026.

Le contrôle de complétude des dossiers

Vous traitez des dossiers dans Damaris RM.

Configurez une tâche de contrôle de complétude de vos dossiers pour vérifier si les types de documents obligatoires sont bien présents.

Par exemple, chaque dossier du personnel doit impérativement contenir un justificatif d’identité, un justificatif de domicile et un IBAN.

Une fois la tâche lancée, elle marque les dossiers ayant des documents manquants.

Ainsi, allez à l’essentiel et contrôlez régulièrement la complétude de vos dossiers.

Panneau Personnel : Amélioration de l’expérience utilisateur

Le Panneau Personnel devient de plus en plus un point d’entrée paramétrable par chaque utilisatrice et utilisateur.

Cela lui permet d’obtenir une vision optimisée des travaux qu’il convient d’effectuer.

Il est possible de faire remonter les éléments les plus importants pour aller à l’essentiel de son quotidien.

L’ambition de Damaris RM reste de résoudre l’évidence et de ne vous remonter que l’indispensable.

Optimisation du paramétrage des Listes liées

Les listes liées permettent d’optimiser les saisies des données en proposant une liste en rapport avec une valeur choisie dans une liste précédente.

Par exemple, vous choisissez le champ Pays « France » et la liste Ville indique uniquement les villes françaises.

Cette nouvelle version vous facilite le paramétrage des listes liées.

Cette fonction est disponible pour les champs de type Dictionnaire, Listes simples, Listes ouvertes et Listes fermées.

Accélération des pages de résultats avec Notices étendues

L’application Damaris RM est de plus en plus utilisée pour l’archivage de données hiérarchisées.

L’exemple type est le document « Facture » avec une partir entête, une partie ligne de facture et une autre ligne de TVA.

Cette nouvelle version optimise l’accès aux données dans les cas de visualisation ou de mise à jour.

Aide en ligne adaptée à chaque Groupe d’utilisateurs

Offrez une aide en ligne adaptée pour chaque Groupe d’utilisateurs de Damaris RM.

Rédigez un mode opératoire spécifique pour les simples utilisateurs ou les utilisateurs avancés.

Chacun, une fois connecté accède à son mode opératoire en cliquant sur l’icône « ? » en haut de la page.

Cette nouvelle fonction apporte un peu plus de précisions pour chaque utilisateur ou utilisatrice Damaris RM.

Paramétrage d’une marge d’erreur dans les calculs de Contrôle qualité

Le principe consiste à continuer à optimiser les notifications qu’en cas de nécessité de trancher par un utilisateur ou une utilisatrice.

Le contrôle qualité sur les montants permet maintenant d’introduire une marge d’erreur pour ne remonter que les cas où les valeurs seraient en dehors d’un cadre.

Ainsi, vous pouvez indiquer une marge d’erreur représentée par les arrondis par exemple.

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Damaris RM version 13.1

artakabedi — Mon, 10 Nov 2025 15:23:27 +0000

Les nouveautés de Damaris RMx V13.1

Date de sortie de Damaris RMx v13.1 : 15/11/2025

L’accès par l’explorateur de Windows aux répertoires d’entrée de Damaris RM

Pour alimenter les tâches automatisées de Damaris RM vous êtes amenés à déposer des fichiers et des documents à traiter. Grâce à cette nouvelle fonction, vous pouvez partager l’application Damaris RM comme un serveur de fichiers et ainsi d’accéder aux répertoires en entrée et en sortie pour effectuer vos transferts.

Le principe consiste tout simplement à utiliser la fonction de connexion à un lecteur réseau.

La mise à jour automatique des clés API Microsoft Entra

Pour des raisons de sécurité, les clés utilisées pour l’authentification des serveurs connus ont une date de fin.

Maintenant, avant la date de fin des clés, Damaris RM et le serveur Microsoft peuvent s’échanger automatiquement une nouvelle clé active.

Cette disposition vous simplifie l’administration de vos serveurs, ne nécessitant plus d’actions manuelles de génération de nouvelles clés.

Améliorations de Damaris Transfer

Le module Damaris Transfer vous permet de collecter les fichiers devant ensuite être traités dans Damaris RM.

Cette nouvelle version apporte plusieurs nouvelles fonctions de tri des fichiers ou de la liste des lots.

Elle consolide un peu plus les transferts des fichiers en cas d’interruption du réseau.

Nouveau Profil Utilisateur standard

Un nouveau profil standard est créé lors de la configuration d’une nouvelle Société dans Damaris RM.

Ce nouveau profil va permettre d’ouvrir des comptes des utilisateurs ayant besoin de vérifier les travaux de reprise d’historique et de numérisation massive des documents.

Fonction pour distinguer facilement les serveurs de recette et de production

Cette nouvelle fonction très pratique, change les éléments des pages de Damaris RM pour que vos utilisateurs puissent distinguer facilement entre les serveurs de recette et de production.

Comme les deux instances se ressemblent, il nous paraît très important d’ajouter des éléments visuals pour ne pas confondre les serveurs.

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Damaris PA / PDP

artakabedi — Tue, 28 Oct 2025 08:30:37 +0000

Damaris PA, qu’est-ce que c’est ?

A partir de septembre 2026, toutes les sociétés assujetties à la TVA vont de voir être présentes dans l’annuaire national permettant aux fournisseurs de leur adresser leurs factures.

La société Damaris, engagée dans la dématérialisation des factures depuis plus de 25 ans, intègre en standard dans l’application Damaris RM les fonctions de réception et d’émission des factures via le service PA / PDP.

Les étapes de mise en place de Damaris PA

Voici les grandes étapes du processus à mettre en place pour vous permettre d’être prêts dans les délais.

L’inscription de vos établissements dans l’annuaire PA

Pour que vous puissiez recevoir les factures de la part de vos fournisseurs à partir de septembre 2026, vous devez au préalable effectuer une entrée dans l’annuaire national.

Pour cela, il convient de réfléchir en amont et de lister les SIREN de vos sociétés. A ce stade, vous pouvez ajouter des post-fixes pour vous permettre de catégoriser les factures selon vos besoins et ainsi d’optimiser vos travaux de leur prise en compte.

Par exemple, vous pouvez créer un post-fixe de type SIREN_ACHAT_MARCHANDISE et un autre SIREN_ACHAT_INFORMATIQUE.

Et lors de la réception des documents, le système peut déjà distinguer chaque filière d’achat.

L’Onboarding de vos fournisseurs

Une fois votre inscription effectuée, vous devez communiquer avec chaque fournisseur en leur indiquant les valeurs SIREN ou SIREN + post-fixe pour qu’elles puissent les intégrer dans leur système de facturation.

En effet, les fournisseurs devront indiquer ces informations indispensables pour que la facture émise puisse vous parvenir.

Les tests de bon fonctionnement

L’application Damaris RM configurée, va recevoir les flux depuis les autres PA et va les traiter selon vos besoins.

Les factures entrantes sont par définition dans un format structuré de type FACTUR-X, UBL ou CII.

L’avantage majeur de ces format réside dans la qualité des données typées. De ce fait, il n’y aura aucun doute dans l’extraction des données depuis les factures pour alimenter votre système d’informations.

La mise en production

La dernière phase va consister à passer en production et recevoir naturellement vos factures fournisseurs.

Les différentes périodes de déploiement de Damaris PA

Nous distinguons trois grandes périodes à bien prendre en compte.

Période 1

De septembre 2025 au septembre 2026

C’est la période de la mise en place des outils. Vous devez étudier les meilleures options et vous enregistrer sur l’annuaire national, effectuer des essais pour au minimum, la réception des factures fournisseurs. Selon la taille de votre Entreprise, vous devez également travailler sur la mise en place de la distribution des factures sortantes

Période 2

De septembre 2026 au septembre 2027

Vous allez recevoir des factures structurées depuis Damaris PA, mais également des factures non-structurées de la part des PME / PMI ou des TPE. C’est dans cette configuration que l’application Damaris RM va vous aider en vous permettant de traiter indifféremment tous types de flux

Période 3

Après septembre 2027

Nous basculons toutes factures entrantes et sortantes en utilisant Damaris PA. Pour les sociétés n’ayant pas encore eu l’obligation d’émettre leurs factures vis le PA, c’est à cette date qu’elles auront l’obligation

L’offre Damaris PA pour les factures fournisseurs

Le temps presse, soyons concrets.

Nous avons à peine une année pour mettre en place tous les outils et pour les tester. C’est là que l’expérience Damaris va intervenir.

Nous avons créé une offre spécifique de service intégrant le consulting et les outils pour vous permettre de combiner le système le plus rapidement possible.

Voici le contenu de l’offre Damaris PA :

L’étude initiale des choix des SIREN et / ou SIREN + post-fixes
L’enregistrement dans l’annuaire PA national
L’Onboarding des fournisseurs
Les tests de bon fonctionnement
La mise en production (Septembre 2026)

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Damaris Intelligence Artificielle Souveraine

artakabedi — Thu, 09 Oct 2025 15:39:12 +0000

Damaris IA Souveraine qu’est-ce que c’est ?

L’Intelligence Artificielle est de plus en plus intégrée dans notre quotidien. Cet article précise un peu plus les différents éléments constitutifs de cette technologie, surtout lorsque l’on aborde le délicat sujet des documents et de vos informations confidentielles.

Chez Damaris, nous préservons et traitons les données les plus confidentielles de nos clients et avons une approche bien différente de l’IA.

Dans un monde en pleine évolution, créant des risques majeurs pour nous tous, il est impératif de bien choisir les outils techniques pour préserver nos données.

Les dangers les plus importants ne viendront pas des sociétés françaises ou européenne, mais bel et bien de régions du monde qui n’ont que faire de nos lois et règlements comme le RGPD.

De quoi est constituée une offre IA ?

Une IA est constituée de trois grands ingrédients :

Un moteur IA
Des données permettant de constituer le « Savoir » à partir duquel les réponses sont extraites
Une équipe de correcteurs pour mettre en conformité le fameux « Savoir » par rapport à la réalité de l’attendu

Lorsque nous utilisons tel ou tel outil, en réalité, les éléments les plus importants pour des réponses circonstanciées sont les données utilisées en entrée et la mise en conformité après les traitements d’intégration.

Les offres IA actuelles

Il convient de considérer l’IA comme un terme générique intégrant plusieurs fonctions que sont :

La Machine Learning
La Deep Learning
L’IA générative
Etc.

Dans le quotidien, la part visible de l’IA est essentiellement les fonctions génératives comme ChatGPT, Gemini ou Copilot.

Ces outils se nourrissent des informations disponibles en ligne sur Internet qui ensuite sont mises en conformité par des équipes d’opérateurs et d’opératrices de saisie.

De nombreuses polémiques mettent en cause l’usage non souhaité de productions par les IA, comme par exemple des cours de formation, des photos ou des dessins créés par des personnes.

Cela pose clairement la question de la propriété intellectuelle, et chez Damaris, la grave question des documents privés.

Nous sommes ici confrontés à un dilemme. Nous avons à la fois besoin d’une IA nourrie par des documents et des informations pertinents et privés et ne pas exposer ces mêmes ressources à l’extérieur de votre organisation.

La vision de Damaris sur l’IA

Nous pensons que vos données et vos documents devront rester dans un environnement sécurisé.

De ce fait, il est indispensable de trouver une solution pérenne, maîtrisée, sécurisée et souverain pour ne pas exposer vos informations dans le Cloud.

C’est la raison pour laquelle nous avons conçu la solution Damaris IA qui va exploiter vos données dans le même périmètre technique que votre serveur Damaris RM.

Aucune donnée ne sortira de votre environnement et ne sera ni partagée avec d’autres clients Damaris ou d’autres entités externes.

Les avantages de Damaris IA

En premier lieu, le scellement des données confinées dans votre environnement, y compris dans le Cloud va garantir la non-diffusion de vos informations vers quel que tiers que ce soit.

De plus, la pertinence des résultats se fera sentir, puisque celles-ci seront basées sur vos propres décisions et non celles des autres.

Par exemple, en utilisant Damaris IA vous pouvez prédire les actions de « Bon à payer » des factures.

les prédictions étant basées sur votre environnement uniquement seront forcément les plus proches de votre organisation, sans mélanger les décisions des autres entreprises.

Les limites de Damaris IA

Eh oui, il existe également des limites.

La principale réside dans le fait justement que vous devrez vous baser sur votre propre base de données, sans utiliser les informations des autres entités.

Cela pourra à priori augmenter le temps de la montée en charge du système qui sera en cours d’apprentissage avant de donner des résultats de plus en plus pertinents.

L’offre Damaris IA

Cette nouvelle fonction est déclinée en trois parties.

Un moteur IA

Nous avons choisi un moteur puissant et très abordable qui permet de fonctionner sur des environnements assez variés.

Une base privée

Comme évoqué, nous n’allons pas partager vos données sensibles avec d’autres clients, ni avec quiconque.

Le coffre-fort numérique Damaris RM devient le garant de la préservation de vos données précieuses.

Le contrôle qualité

La société Damaris offre une prestation de contrôle qualité des données depuis plus de 20 ans. Ainsi, le dernier maillon de la chaîne va permettre d’apporter la pertinence des données pour que votre moteur Damaris IA dédié soit le plus performant possible.

Contactez nous pour une maquette >

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Damaris RM version 13

artakabedi — Sun, 31 Aug 2025 08:43:54 +0000

Les nouveautés de Damaris RMx V13

Date de sortie de Damaris RMx v13 : 15/09/2025

Moteur d’intelligence artificielle IA

Un nouveau moteur d’intelligence artificielle vient d’être délivré.

Cette nouvelle fonction permet de reconnaître des champs de données, comme par exemple les montants des factures ou d’autres informations en soumettant un document PDF.

La fonction met à jour le champ concerné en appelant le serveur IA Damaris RM.

Nouveaux outils de mise en page de vos PDF

La fonction « FDI » (Format de Document Indépendant) vous permet de générer des documents PDF à partir de vos données.

Deux nouvelles fonctions viennent enrichir la large palette des outils existants :

L’ordonnancement des objets dans la page
La justification de vos texte

Une fois les PDF générés, ils peuvent être archivés, diffusés, signés, etc.

Valorisez vos données en les mettant en avant dans des documents adaptés à vos destinataires.

Voici quelques exemples d’utilisation de la fonction Damaris FDI :

Les courriers de relance
Les FACTUR-X
Les listes d’adhérents ou de clients
Etc.

L’extension des contrôles qualité des données sur les champs Commentaires

Le champ Commentaire est disponible pour chaque article archivé, que ce soit pour un document numérique ou pour une archive physique.

Il est souvent d’usage d’utiliser ce champ pour une description sommaire du document lié.

Pour éviter de la saisie non-contrôlée, nous ajoutons ici la possibilité de vérifier la saisie des informations dans ce champ.

Ainsi, vous pourrez imposer une saisie cadrée pour guider les personnes dans le remplissage du champ.

Par exemple, lors d’une nouvelle saisie ou d’une mise à jour d’une fiche existante, vous pourrez demander aux utilisateurs un formalisme des données devant suivre un masque ou un contenu en particulier.

Contrôles qualité des données lors des saisies

Cette nouvelle fonction vous offre la possibilité de définir un pourcentage de documents à vérifier pour valider les saisies correctes effectuées.

Définissez par exemple 10% de documents à vérifier. Le système remonte des documents au hasard pour le pourcentage indiqué.

La vérification de la qualité est essentielle pour augmenter encore plus l’efficacité du système.

L’ajout de nouvelles variables dans les formulaires de saisies

Voici maintenant les variables pouvant être utilisées pour remplir certains champs de saisies dans les formulaires :

La date du jour
L’heure
La date et l’heure
Le code utilisateur effectuant la saisie
L’e-mail de l’utilisateur en train d’effectuer la saisie

Ces nouvelles fonctions simplifient encore un peu plus la récupération des données en augmentant la qualité des informations disponibles en base.

Statistiques de saisie des informations

Vous pouvez retrouver les informations statistiques concernant la saisie des données, y compris pour les Notices étendues.

Ainsi, lors de saisies plus complexes de type « Lignes de détails », vous pourrez obtenir des informations quant au nombre de saisies et les performances.

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Damaris RM version 12.5

artakabedi — Tue, 15 Jul 2025 06:46:10 +0000

Les nouveautés de Damaris RMx V12.5

Date de sortie de Damaris RMx v12.5 : 15/07/2025

Moteur d’intelligence artificielle IA

Un nouveau moteur d’intelligence artificielle vient d’être délivré.

Cette nouvelle fonction permet de reconnaître des champs de données, comme par exemple les montants des factures ou d’autres informations en soumettant un document PDF.

La fonction met à jour le champ concerné en appelant le serveur IA Damaris RM.

Le scellement des données Master Data

Cette nouvelle fonction vous permet de définir des typologies qui vont contenir des données scellées ne pouvant qu’être mises à jour de manière suivie.

Dans le cas d’une corruption éventuelle, les données ne seront plus accessibles.

Ainsi, vous êtes certains que toutes les données disponibles auront passé les contrôles et ne seront pas altérées par des éléments extérieurs.

Ici, nous renforçons un peu plus encore les fonctions de coffre-fort numérique et de SAE (Système d’Archivage Électronique), en les étendant aux données et non seulement aux documents.

Attention : Ce dispositif réduit les possibilités de mises à jour des données qui deviennent plus cadrées qu’auparavant.

L’extension des contrôles qualité des données sur les champs Commentaires

Le champ Commentaire est disponible pour chaque article archivé, que ce soit pour un document numérique ou pour une archive physique.

Il est souvent d’usage d’utiliser ce champ pour une description sommaire du document lié.

Pour éviter de la saisie non-contrôlée, nous ajoutons ici la possibilité de vérifier la saisie des informations dans ce champ.

Ainsi, vous pourrez imposer une saisie cadrée pour guider les personnes dans le remplissage du champ.

Nouvelle tâche de livraison vers Damaris RM

De plus en plus de clients ont besoin de transférer des fichiers d’une instance de Damaris RM vers une autre.

Voici des cas classiques :

Une architecture Cloud hybride composée de deux instances Damaris RM, une installée sur un serveur interne et une autre sur un Damaris RM Cloud. Avec la tâche de livraison entre Damaris RM il vous sera très simple de transférer des données et des documents à l’autre instance
La livraison directe de documents vers un client ou un fournisseur. Les deux organisations travaillant avec Damaris RM, cette tâche va permettre d’optimiser et de sécuriser les échanges de documents entre entités
Etc.

Configurez votre serveur Damaris RM cible et laissez la tâche de livraison transférer les fichiers vers la destination.

Cette fonction utilisant les API Web Service va garantir la sécurisation des transferts par une méthode de cryptage des données.

La prise en compte des sous-répertoires dans Damaris Transfer

Le module Damaris Transfer prend maintenant en compte les sous-répertoires contenant des fichiers à transférer. Ainsi, vous pourrez plus facilement envoyer et recevoir vos documents à archiver.

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Damaris RM pour la communication avec vos clients

artakabedi — Fri, 27 Jun 2025 09:26:25 +0000

Pourquoi utiliser Damaris RM pour la communication vers vos clients ou salariés ?

En fait, l’application Damaris RM contient déjà les données vérifiées de vos tiers que sont leur nom, leur adresse email, leur numéro de mobile, etc.

De plus, elle abrite dans le coffre-fort numérique d’autres informations vous permettant de catégoriser les populations pour adapter les messages pour chacun.

Comment Damaris RM peut améliorer la communication avec vos clients ?

Tout d’abord, il convient d’élargir les destinataires qui pourraient être des adhérents, des fournisseurs ou des employé(e)s.

Ici, il s’agit surtout de diffuser une information pertinente vers des personnes concernées et ciblées.

J’ai déjà un CRM, pourquoi utiliser Damaris RM dans ce cas ?

Vous avez raison, un CRM semble être également une solution permettant la communication vers vos tiers.

Sauf qu’un CRM contient rarement les documents que vous souhaitez diffuser. Par exemple, la communication ne se limite pas seulement à composer un message, mais délivrer un document.

De plus, le CRM contiennent des données sur une population en particulier, les prospects et pas forcément les clients.

Ce qui est certain, c’est qu’un CRM n’a pas les informations sur vos salariés, ni vos fournisseurs.

Du coup, cela limite de fait le champ des possibles.

Les ingrédients pour une communication efficace avec Damaris RM

Voici la liste des éléments indispensables pour communiquer avec vos tiers (Clients, adhérents, fournisseurs, salariés, etc.) :

Disposer des informations pertinentes concernant vos destinataires :
- Leur identité
- Leur adresse mail (Pour les envois de Mails)
- Leur numéro de mobile (Pour les SMS)
- Éventuellement, les éléments permettant de constituer les groupes
Avoir un abonnement Mailjet pour les envois d’emails, avec un contrôle de délivrabilité
- Notez que vous pouvez utiliser d’autres fournisseurs de SMTP, mais vous ne bénéficierez pas des codes retour pour chaque envoi
Avoir un abonnement chez OVHCloud ou SMS-Polynésie pour les envois de SMS
Composer les modèles email et SMS adaptés à la communication vers vos destinataires

La constitution d’une liste de destinataires dans Damaris RM

L’application Damaris RM est un coffre-fort numérique pouvant abriter les données et les documents de manière sélective et sécurisée.

Un grand ensemble de fonctions vont vous permettre de récupérer les données et les stocker dans Damaris RM.

Voici une liste non-exhaustive des fonctions de capture des données :

La récupération des données depuis des fichiers CSV, XML, JSON, texte, etc.
La récupération depuis des fichiers Excel
La lecture de documents PDF
La saisie des données

Ensuite, utilisez la fonction « Contrôle qualité » intégrée en standard dans Damaris RM pour vérifier la bonne cohérence des informations. Cette phase correctement paramétrée va garantir la bonne adéquation de vos données vis à vis de votre auditoire.

Le paramétrage des modèles Email

Cet outil est un véritable système de génération de contenus d’emails et de SMS personnalisables en utilisant le principe du publipostage.

Vous pouvez ajouter des informations variables issues de vos données.

Les emails au format HTML vont pouvoir intégrer vos visuels, vos couleurs, etc.

L’adjonction de pièces jointes dans les emails Damaris RM

Notez que vous pouvez bien entendu joindre des documents archivés dans le coffre-fort Damaris RM.

Le publipostage dans Damaris RM pour la création de documents

L’application Damaris RM offre en plus des modèles emails, la possibilité de générer des PDF à partir des données du coffre-fort.

Ces documents vont ensuite être archivés automatiquement et envoyés en pièce jointe à vos destinataires.

La fonction « FDI : Format de Documents Indépendant » vous offre tous les outils pour fabriquer vos documents administratifs.

Vérifiez par vous-même

La société Damaris propose le paramétrage d’une maquette gratuite et sans engagement pour que vous puissiez vérifier par vous-même l’adaptation de l’application pour votre usage propre.

Contactez-nous pour un rendez-vous

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