signature électronique Archives - Damaris Groupe

Damaris RM version 12.4

artakabedi — Tue, 06 May 2025 08:44:57 +0000

Les nouveautés de Damaris RMx V12.4

Date de sortie de Damaris RMx v12.4 : 15/05/2025

Moteur d’intelligence artificielle IA

Un nouveau moteur d’intelligence artificielle vient d’être délivré.

Cette nouvelle fonction permet de reconnaître des champs de données, comme par exemple les montants des factures ou d’autres informations en soumettant un document PDF.

La fonction met à jour le champ concerné en appelant le serveur IA Damaris RM.

L’envoi groupé d’invitations à la signature électronique

L’une des fonctions de signature électronique intégrées dans Damaris RM vous offre la possibilité d’inviter une personne externe à vos services de prendre connaissance d’un document et de le signer.

Cette nouvelle fonction vous ouvre la possibilité d’effectuer un envoi groupé de documents en une seule action.

L’usage classique consiste par exemple à faire signer un avenant de contrat de travail à un groupe de salariés.

Voici le principe :

Archivez un document pour chaque personne devant le signer
Liez le document à la personne concernée
Configurez l’envoi groupé

C’est aussi simple que cela.

L’ajout automatisé de Tampons électroniques

Les Tampons électroniques sont une fonction très pratique dans Damaris RM pour faire évoluer l’état d’avancement d’un document au sein d’un Workflow.

En règle générale, les Tampons électroniques sont apposés par des personnes ayant ce droit spécifique.

La nouvelle fonction de « Mise à jour Index / Tampons » vous offre la possibilité d’automatiser l’apposition de tampons.

Ce dispositif vient renforcer les automatismes libérant ainsi les utilisateurs et les utilisatrices de cas évidents où la validation humaine n’est pas nécessaire.

Par exemple, vous avez mis en place un Workflow de validation entre un bon de livraison et une facture.

Si les données concordent, il n’est pas forcément nécessaire de demander à un humain de valider cette étape.

L’automate va pouvoir détecter ce cas et d’apposer le tampon « Validé ».

La gestion des droits d’accès aux Groupes d’opérateurs de saisie

Facilitez-vous la gestion des droits pour les opérateurs et les opératrices de saisie en octroyant les droits à des Groupes d’utilisateurs au lieu de droits individuels.

Du coup, vous n’aurez plus qu’à gérer la liste des membres des groupes pour ouvrir ou fermer les droits.

L’amélioration de l’accès aux listes depuis Damaris RMx

L’interface Damaris RMx est un portail à destination des personnes n’ayant pas un besoin d’accès régulier à l’application Damaris RM.

Ainsi, vous pouvez continuer de diffuser vos documents et les fonctions de dématérialisation des documents vers un public plus large.

Cette nouvelle fonction ouvre l’usage simplifié des champs « Liste ».

Pour rappel, votre licence Damaris RM n’a pas de compteur de licences utilisateurs. De ce fait, profitez de cette opportunité pour communique le plus largement possible vers vos opérateurs et opératrices moins concernés.

L’envoi groupé de SMS

La communication ciblée vers les destinataires habilités est une fonction essentielle pour optimiser les travaux administratifs.

En effet, les personnes n’ont plus besoin de vérifier régulièrement leurs outils pour effectuer les tâches qui les concernent.

L’application Damaris RM offre un grand nombre de moyens de communications pour vous permettre d’en adapter selon l’auditoire.

Cette nouvelle fonction vous permet maintenant d’envoyer des SMS de manière massive à des destinataires.

Ajoutez un champ Numéro Mobile dans votre base de données et automatisez les envois.

Les fonctions SMS de Damaris RM sont disponibles avec les opérateurs OVHCloud et SMS Polynésie.

Pour rappel, les envois massifs sont déjà disponibles pour :

Les Emails
Les notifications sur les Smartphones

Contactez-nous

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Damaris RM version 11.2

artakabedi — Tue, 16 Jan 2024 10:34:18 +0000

Les nouveautés de Damaris RMx V11.2

Date de sortie de Damaris RMx v11.2 : 15/01/2024

L’exportation des fichiers CSV archivés

Si vous avez archivé des fichiers CSV en tant que tel dans le coffre-fort numérique, vous pouvez maintenant les retrouver et les visualiser comme un fichier texte.

De plus, vous pouvez les télécharger sous leur format d’origine vous permettant de les ouvrir avec Microsoft Excel par exemple.

Accès au contenu d’un lot de fichiers transférés

Cette nouvelle fonction liste le contenu d’un lot de fichiers transférés à partir du portail de téléversement des fichiers. Ainsi, vous pouvez vérifier si les documents téléversés dans Damaris RM sont bien ceux souhaités.

L’invitation à la signature électronique pour de nouveaux contacts

Vous souhaitez inviter une personne externe à votre organisation à signer un document.

Vous pouvez maintenant choisir une personne ayant déjà un compte dans Damaris RM ou de créer un nouveau compte à la volée.

Dans ce deuxième cas, Damaris RM vous permet de fournir les éléments indispensables pour cette opération et ainsi d’envoyer les liens pour permettre à votre interlocueteur de signer les documents.

Pour permettre l’activation de cette option, vous devrez paramétrer des options dans la configuration de la signature électronique.

Améliorations de Data Cloner dans Damaris RMx

Les fonctions Damaris RMx Data Cloner vous permettent d’exporter et d’importer toute ou partie des documents et des données archivées.

Les cas d’usage de ces fonctions sont :

La migration d’un serveur Damaris RMx vers un autre, avec ou sans changement de moteur de base de données (SGBDR). Par exemple, vous exploitez Damaris RMx sous Oracle et vous souhaitez basculer vers Microsoft SQL Server
La réversibilité : Cette action vous offre la possibilité de récupérer vos documents et les métadonnées qui y sont rattachées pour les utiliser sur d’autres plates-formes. La réversibilité nous semble être une bonne pratique archivistique prolongeant la durée de vie des systèmes
La création de modèles de paramétrages pouvant être réutilisés sur divers serveurs Damaris RMx

Accéder à Damaris RM comme un lecteur réseau

C’est la grande nouveauté de Damaris RM version 11.2.

Cette nouvelle fonction vous permet d’ouvrir un accès aux documents comme un partage réseau.

Chaque typologie est présent comme un répertoire principal du lecteur.

Les critères d’indexation sont représentés comme des sous-répertoires.

Ensuite, vous pouvez accéder aux documents, les visualier ou les télécharger.

Vous pouvez également déposer de nouveaux fichiers qui vont s’archiver dans le coffre-fort numérique.

Cette nouvelle fonction va faciliter l’archivage ou les recherches des utilisateurs sans passer par une interface Web.

Les contrôles d’accès sont bien entendu préservés offrant des accès qu’aux périmètres disponibles pour chaque utilisateur.

Attention : Cette nouvelle fonction est présentée comme un Beta test et va s’enrichier au fur et à mesure des futures versions.

Les restrictions d’accès aux documents électroniques

Certains documents confidentiels exigent une validation préalable avant de donner l’accès aux utilisateurs ayant fait la demande.

Le principe consiste à paramétrer des atégories de documents soumis à cette validation préalable.

Les utilisateurs accèdent ensuite aux métadonnées décrivant les documents et peuvent effectuer une demande pour obtenir le document lui-même.

Un superviseur habilité va recevoir les demandes des utilisateurs pour accéder aux documents et décidera de leur ouvrir l’accès ou pas.

Ensuite, chacun sera informé de la décision et accédera aux informations.

La journalisation permet de suivre les actions et les accès.

Cette fonction vient compléter les outils de gestion SAE (Système d’Archivage Eléctronique).

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La signature électronique dans Damaris RM

artakabedi — Wed, 09 Aug 2023 07:26:59 +0000

Le cachet entreprise

La signature personnelle

La validation d'un document interne

La signature par un tiers

La signature électronique c’est quoi ?

Depuis une série de lois et de décrets d’applications, la signature électronique de documents numériques vaut juridiquement la signature d’un document papier.

Cette nouvelle pratique s’étend de plus en plus de par son coût de revient assez faible et de sa simplicité d’utilisation.

De plus, son extension dans de nombreux usages rend populaire cette pratique.

La solution Damaris RM intègre un certain nombre de fonctions disponibles pour la signature électronique de vos documents.

La signature électronique avec un cachet entreprise

Cette première fonction vous permet de signer les documents PDF au moment de leur archivage dans votre coffre-fort numérique Damaris RM.

Ainsi, l’origine des documents devient certaine, liée à votre organisation.

Pour cela, il vous suffit d’installer votre certificat de type « ChamberSign Négocio » et de l’utiliser dans la tâche d’archivage numérique.

La signature électronique par un utilisateur interne

Cette fonction permet aux utilisateurs détenteurs d’un certificat personnel de signer des documents au moment de leur archivage.

Ainsi, à chaque fois, le système peut demander à l’utilisateur ou à l’utilisatrice si le document devra être signé. Chaque personne peut disposer d’un ou de plusieurs certificats.

Damaris RM demande alors de valider l’opération en entrant le code PIN lié au certificat.

La validation d’un document interne

Il existe également une fonction de signature électronique d’un document PDF déjà archivé. Ainsi, chaque personne disposant d’un certificat lié à un Tampon électronique peut aposer sa signature en validant le document.

Si nécessaire, vous pouvez autoriser la signature par plusieurs personnes, les signatures pouvant apparaître sur une page de signatures, en première ou en dernière page au choix.

La signature par un tiers

Archivez un document PDF à faire signer par une personne n’apartenant pas à votre organisation.

Ensuite, entrez son adresse email et son numéro de mobile et invitez-la à prendre connaissance et à signer le document.

La personne reçoit un lien URL pour accéder et lire le document.

Parallèlement, elle reçoit un SMS contenant un code PIN. Ainsi, le système effectue une double vérifications de l’identité de la personne.

De plus, la personne peut insérer une signature graphique qui vient s’ajouter au cachet certificat et apparaît sur le document PDF signé.

Tous les documents signés sont archivés dans le coffre-fort Damaris RM. Ils peuvent automatiquement être renvoyés à la personne destinataire et à des personnes dans votre Organisation.

NB : Il est possible d’intégrer cette fonction de signature électronique en utilisant les Web Services Damaris RM.

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Damaris RM version 6 disponible

artakabedi — Sat, 22 Sep 2018 07:13:29 +0000

Damaris RM version 6 livré le 15 septembre 2018

Nous avons le plaisir de vous annoncer la disponibilité de Damaris RM version 6.

C’est la cinquième année consécutive que la société Damaris délivre le 15 septembre de chaque année la version majeure de Damaris RM.

Le Road Map Damaris a été mis en place en 2013 et depuis ce temps, les livraisons s’enchaînent tous les deux mois.

Les nouveautés de Damaris RM version 6

Voici quelques fonctionnalités marquantes intégrées dans la solution de dématérialisation Damaris RM :

Le contrôle des signatures électroniques des PDF
Les statistiques graphiques
La gestion des tâches manuelles
Le connecteur Chorus Pro
Le connecteur Compte personnel d’Activité (CPA)
Etc.

Accéder à la mise à jour de Damaris RM version 6

Vous êtes client Damaris, quel que soit le produit acheté, nous vous proposons une offre de migration vers Damaris RM version 6.

Si vous avez déjà installé la solution Damaris RM, vous pouvez télécharger directement le progiciel sur https://extranet.damaris.pro

Si vous utilisez un progiciel autre que Damaris pour la gestion de vos documents numériques ou physiques, nous proposons également une migration de vos documents précieux vers Damaris RM version 6.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.

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