Document à accès restreint Archives - Damaris Groupe https://www.damaris.fr/tag/document-a-acces-restreint/ Dématérialisation des documents Fri, 15 Aug 2025 07:29:22 +0000 fr-FR hourly 1 https://wordpress.org/?v=7.0.5 https://www.damaris.fr/wp-content/uploads/2016/11/cropped-logo_damarisrm_v4-32x32.png Document à accès restreint Archives - Damaris Groupe https://www.damaris.fr/tag/document-a-acces-restreint/ 32 32 SAE Système d’Archivage électronique https://www.damaris.fr/sae-systeme-darchivage-electronique/ Thu, 20 Jul 2023 12:17:53 +0000 https://www.damaris.fr/?p=6387 Introduction Cet acronyme désigne des solutions permettant d’archiver des documents numériques ou plus largement des fichiers de manière pérenne. Le principe consiste à offrir un ensemble de fonctions de versement et de mise à disposition des documents. Pour y parvenir

Cet article SAE Système d’Archivage électronique est apparu en premier sur Damaris Groupe.

]]>
SAE Coffre-fort numérique

Introduction

Cet acronyme désigne des solutions permettant d’archiver des documents numériques ou plus largement des fichiers de manière pérenne.

Le principe consiste à offrir un ensemble de fonctions de versement et de mise à disposition des documents.

Pour y parvenir un SAE doit permettre la mise en place d’un plan de classement et la structuration des utilisateurs et des utilisatrices devant interagir avec le système.

Le SAE va ensuite gérer le cycle de vie des documents, selon les besoins internes et règlementaires liés à chaque typologie des documents, ainsi qu’aux événements survenus autour des documents.

Un SAE propose également un système de traçabilité des actions. Il est largement préférable qu’un SAE mette en œuvre la norme ISO15489 sur le Records Management.

La solution Damaris RM offre les fonctions nécessaires pour couvrir vos besoins en termes d’un SAE :

  • La description de votre plan de classement
  • La gestion de vos utilisateurs structurés selon leur appartenance à un groupe ou à un service de votre organisation
  • Le contrôle des accès aux documents et la communicabilité des documents
  • La traçabilité de toutes les actions effectuées dans le système
  • La gestion du cycle de vie des documents selon la typologie et jusqu’aux éliminations normalisées

Bien entendu, nous apportons un grand soin au sujet du RGPD, certains documents pouvant contenir des données personnelles.

Plus d’informations >

Les modes de versements des documents

La solution Damaris RM propose en standard un grand nombre de fonctions pour que vous puissiez déposer vos documents de manière égrenée ou massive.

Voici une liste de ces fonctions :

  • Cliquer / déposer
  • Email entrant
  • Web Service
  • Portail de dépôt de documents
  • Lien avec Microsoft Office
  • Damaris Printer
  • Damaris Mobile
  • Etc.

 

Le contrôle d’accès aux documents

Contrôle d'accès

La sécurisation et la traçabilité des accès aux documents reste un élément essentiel d’un SAE.

Il est indispensable d’offrir un outil de diffusion des documents de manière simple et rapide aux seules personnes habilitées à les consulter.

Paramétrez de manière très fine et sécurisée l’accès aux documents archivés.

Seules les personnes habilitées pourront accéder aux documents.

Chaque accès est tracé et pourra être audité.

Paramétrer les fonctions d’accès restreint et de données scellées

Damaris RM données scellées

L’application Damaris RM offre les fonctions d’accès restreint et de données scellées en standard et sans option.

Il vous suffit donc de paramétrer l’outil pour en bénéficier pleinement.

Suivez l’article pour le paramétrage des accès restreints et des données scellées.

La gestion du cycle de vie des documents

Pour chaque typologie de documents, l’administrateur fonctionnel va paramétrer la durée légale de conservation. Cette durée va ensuite être utilisée en lien avec une date de référence pour calculer la date d’application de sort final, ou plus simplement, la date d’élimination.

Un Workflow vous permet de retrouver les documents

Les normes et les règlements concernés

ISO 15489 Records Management

La solution Damaris RM est une implémentation basée sur les normes suivantes :

Contactez-nous –>

Cet article SAE Système d’Archivage électronique est apparu en premier sur Damaris Groupe.

]]>