La traçabilité de vos documents
Votre besoin
Dans l’exercice de votre métier, vous êtes amenés à interagir avec les personnes de votre organisation et avec les tiers, vos clients, vos fournisseurs, vos adhérents, vos salariés, vos patients, etc.
Ces interactions génèrent des documents qui souvent deviennent des preuves.
A tout moment, il est potentiellement possible d’être amené à retrouver un document.
La dématérialisation apporte une réponse en changeant le support physique vers le support numérique.
Néanmoins, cette opération étant coûteuse, il convient de l’utiliser qu’en cas de retour sur investissement prouvé.
Dans le cas du maintien du document physique, l’enjeu réside dans la traçabilité des documents.
Comment tracer les documents précieux à moindre coût ?
Le Business Process Management, l’établissement de procédures et des règles métier vous permettent de mieux organiser la traçabilité des documents.
Voici quelques approches à appliquer :
- L’on trace ce qui est référencé. En termes clairs, il convient de numéroter les documents et les objets à tracer de manière unique : Numéro de facture, numéro de boite constituent d’excellentes bases de travail
- Faciliter le repérage des documents à tracer. Utiliser des technologies de lecture limitant les erreurs
- Centraliser la base de données des documents à tracer
La technologie Code à barres
Très au point, cette technologie arrivée à maturité vous permet pour un budget assez raisonnable de tracer très facilement vos documents et vos boites d’archives.
Créez des étiquettes code à barres en utilisant vos imprimantes existantes.
Collez des étiquettes code à barres sur vos documents, vos dossiers, vos boites d’archives et conteneurs.
Lisez les étiquettes à chaque mouvement. Et voilà, vos articles sont tracés.
La traçabilité n’a jamais été aussi simple et efficace.
Damaris Clipbarcode
Damaris Clipbarcode est un module de lecture des code à barres sur les articles physiques.
Un article peut être un document, un dossier, une boite d’archives, un conteneur, une palette, etc.
Damaris Clipbarcode propose les fonctions suivantes :
- La réception des boites ou des articles
- La localisation
- La gestion des communications (Les demandes de sorties et de retour)
- Le conditionnement
- L’inventaire
Ainsi, grâce à Damaris Clipbarcode vous réduisez de 70% les temps de saisie nécessaires pour ces actions.
Economisez du temps et augmentez la traçabilité de vos documents et vos archives.
Le générateur d’étiquettes code à barres
Cette fonction totalement intégrée dans Damaris RM, vous permet de créer des feuilles patch et des planches d’étiquettes pour les objets suivants :
- Vos dossiers
- Vos boites ou conteneurs d’archives
- Vos emplacements (Les tablettes sur lesquelles vous allez ranger vos boites d’archives)
Nous vous rappelons qu’en plus de cette fonction de génération d’étiquettes, les documents stratégiques comme par exemple les fiches suiveuses ou les fiches fantômes sont pourvus de références code à barres.
Ainsi, vous disposez de tous les outils de traçabilité des documents à la fois pour la création des code à barres et pour leur lecture.
Les QR Code
Cette technologie permet d’embarquer beaucoup plus d’informations dans le code à lire.
Elle est massivement utilisée dans Damaris RM et les autres modules de l’écosystème Damaris RM pour transmettre des informations fiables.
Voici les fonctions qui génèrent des QR Codes :
- Le QR Code de synchronisation de votre compte utilisateur Damaris RM avec Damaris Mobile, Damaris Printer, et Damaris Scan Manager
- Le QR Code d’invitation d’utilisateurs à créer un compte personnel selon un profil défini à l’avance
- Les QR Codes d’héritage des critères d’indexation
Le futur
La traçabilité des documents et des boites d’archives évolue avec les technologies RFID (Radio Frequency Identification). Cette technologie permet d’identifier les objets à tracer grâce à une puce collée sur l’objet lui-même détectable sans contact ni physique ni visuel.
En règle générale, une étiquette RFID est composée de la puce et d’une codification Code à barres mixant les deux technologies.
Ensuite, pour la lecture des étiquettes RFID, il convient d’utiliser soit un lecteur portable détectant les étiquettes à distance ou des portiques qui lisent les étiquettes au passage des objets.
Bien que la technologie RFID soit arrivée à maturité, elle souffre de deux freins. D’abord le prix des étiquettes et des moyens de lecture restent élevés, ensuite, suivant la technologie choisie, la distance de lecture varie.