Damaris Collect

artakabedi — Fri, 17 Apr 2026 13:02:57 +0000

Damaris Collect le module de reprise d’historique de dématérialisation

Vous êtes dans le processus de la dématérialisation de vos documents et processus. Vous disposez d’ores et déjà de documents à intégrer dans votre nouvelle application Damaris RM.

Pour cela, nous vous proposons d’exploiter le module Damaris Collect qui, une fois configuré, peut récupérer les documents PDF ou autres pour les injecter automatiquement dans Damaris RM.

Le processus classique de reprise d’historique avec Damaris Collect

En règle générale, vous avez mis en place un système de stockage des fichiers pour que vos utilisateurs et vos utilisatrices puissent y accéder ou archiver de nouveaux documents.

C’est le principe d’un partage réseau.

Voici les étapes pour une collecte de ces documents et leur archivage pérenne dans le coffre-fort Damaris RM :

Le paramétrage dans Damaris RM du plan de classement pour la réception des documents
La configuration de Damaris Collect pour faire correspondre chaque niveau de répertoire avec un critère d’indexation défini dans le plan de classement
L’ajout éventuel de critères d’indexation comme une date ou un statut
Le traitement des documents
Les contrôles qualité

Les avantages de Damaris Collect

L’avantage principal de Damaris Collect consiste à intégrer des documents existants, en respectant un mode de classement.

Une fois le traitement effectué, l’archivage dans un coffre-fort numérique ajoute une pérennité au système, ainsi qu’une augmentation de la sécurité d’accès.

En utilisant le moteur de contrôles qualité, vous avez la possibilité de garantir des données en conformité avec vos attentes.

Les points d’attention quant à l’utilisation de Damaris Collect

Par définition, le nom des répertoires contenant les fichiers n’étant pas contrôlés, le système va hériter d’un plan de classement pouvant ne pas correspondre aux attentes de vos utilisateurs.

Par exemple, pour les dossiers clients, le premier niveau peut contenir le nom du client. Imaginons que cette valeur soit mal rédigé contienne des valeurs inexactes. Damaris Collect va récupérer l’information et va l’injecter dans la base de données. Cette donnée risque de poser souci lors des recherches.

C’est pour cette raison qu’après l’injection des données, nous vous suggérons fortement une phase de recoupement des données avec vos listes et la remontée des informations non-conformes.

Obtenir le module Damaris Collect

Le module Damaris Collect est mis à votre disposition dans le cadre de votre contrat de maintenance ou de location Damaris RM.

Contactez votre interlocuteur Damaris pour obtenir Damaris Collect.

Vous avez un compte Damaris Extranet ? Connectez-vous pour télécharger le module.

Attention : La configuration de Damaris Collect (Ex. pyFolders_2_rm) est technique et nécessite un savoir-faire informatique. De plus, il est essentiel d’avoir les droits d’accès aux serveurs concernés pour la récupération des fichiers.

Contactez-nous pour en savoir plus sur Damaris Collect >

Cet article Damaris Collect est apparu en premier sur Damaris Groupe.

Damaris RM version 12.1

artakabedi — Tue, 12 Nov 2024 16:30:26 +0000

Les nouveautés de Damaris RMx V12.1

Date de sortie de Damaris RMx v12.1 : 15/11/2024

Étiquettes des articles paramétrables

L’application Damaris RM vous permet de gérer vos dossiers physiques. Pour cela, elle vous offre la possibilité de créer des étiquettes codes-à-barres à coller sur chaque dossier.

Composez vos étiquettes en y ajoutant des informations issues des données d’indexation ou d’autres objets comme par exemple des logos, etc.

Ainsi, vous pourrez personnaliser complètement chaque objet tracé.

La référence unique des dossiers pourra bien entendu être exprimée sous la forme d’un code-à-barres.

Composez vos listes de travaux archivistiques

Chaque cas étant particulier, vous devez offrir à vos utilisateurs et utilisatrices les tableaux les plus adaptés pour effectuer leurs travaux.

Cette nouvelle fonction de Damaris RM vous permet de choisir les critères d’indexation pour composer la liste des demandes de sorties.

Optimisation des messages de contrôles qualité

Pour informer les personnes qui traitent les documents, la fenêtre popup a été optimisée pour les aider à résoudre les écarts constatés.

En effet, il est maintenant possible de configurer des messages adaptés par écart en utilisant le vocabulaire qui parle aux utilisateurs.

Tri par type de tâche

Les tâches planifiées constituent un moteur puissant de traitement en masse de vos documents.

L’expérience utilisateur est une préoccupation permanente pour Damaris. Chaque version simplifie un peu plus l’usage de l’application Damaris RM pour chaque profil utilisateur.

Ces tâches vous permettent de prendre en charge les flux entrants, de mettre à jour les documents archivés ou de les exporter.

Cette nouvelle disposition vous simplifie l’accès aux tâches existantes et de les gérer de manière optimisée.

Les commentaires dans les tâches Exécuter SQL

Dans le principe de No Code / Low Code, l’application Damaris RM vous permet de créer des scripts SQL pour des mises à jours spécifiques de vos données.

Pour une question de lisibilité et de maintenabilité de votre configuration, cette nouvelle version vous permet d’inclure des commentaires dans le script SQL.

Ainsi, vous pouvez laisser des explications pour qu’une autre personne puisse mieux comprendre les instructions et de mieux les maintenir.

La protection des tâches lancées au même moment

Chaque tâche va disposer d’un espace isolé de données lui assurant une sécurité supplémentaire pour traiter les informations la concernant.

Ainsi, deux tâches de type identiques vont pouvoir parfaitement cohabiter sans risquer les mélanges de données.

Cette nouvelle disposition vient renforcer encore plus l’étanchéité du système.

Contactez-nous

Cet article Damaris RM version 12.1 est apparu en premier sur Damaris Groupe.

archivage Archives - Damaris Groupe